Microsoft Project Online geht in den Ruhestand: Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und wie es weitergeht

Am 30. September 2026 wird Microsoft Project Online offiziell außer Betrieb genommen ( Microsoft Announcement). Während frühere Mitteilungen noch suggerierten, dass das Produkt zwar nicht weiterentwickelt, aber weiterhin nutzbar wäre, ist nun endgültig klar: Project Online wird komplett eingestellt. Für tausende Organisationen markiert dies einen entscheidenden Wendepunkt.

Wenn Ihr Unternehmen bei der Projektplanung, Portfoliosteuerung oder dem Reporting auf aktuell auf Project Online baut, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, zu handeln. Innerhalb eines Jahres muss die Migration zu einer neuen Lösung umgesetzt sein. Zwar schlägt Microsoft Alternativen vor, doch gerade für Organisationen mit anspruchsvollen Planungsanforderungen erfüllen diese nicht die nötigen Kriterien. In diesem Blog beleuchten wir die von Microsoft empfohlenen Optionen und geben Ihnen Leitlinien für die Auswahl Ihrer zukünftigen Lösung an die Hand. 

Microsofts Alternativen

Microsoft empfiehlt aktuellen Nutzern von Project Online drei Hauptalternativen: Planner, Project Server Subscription und Dynamics 365 Project Operations. Jede dieser Optionen hat ihre Stärken, doch im Vergleich zu Project Online gibt es erhebliche Lücken.

• Planner ist ein schlankes Koordinationstool, das auf die einfache Nachverfolgung von Aufgaben ausgelegt ist und nicht auf die umfassende Projektplanung. Zwar können grundlegende Abhängigkeiten abgebildet werden, jedoch fehlen für zentrale Anforderungen wie Basislinienvergleiche, kritische Pfadanalyse und Terminplan-Reporting die notwendigen Funktionen. Diese sind jedoch entscheidend, um den Fortschritt im Terminplan wirksam zu überwachen. Außerdem ist es schwierig, mit Planner unternehmensweite Standards durchzusetzen. Da sich das Tool vor allem an einzelne Anwender richtet, besteht das Risiko, dass Teams jeweils eigene Vorgehensweisen entwickeln. Dadurch werden Transparenz und Effizienz im Gesamtunternehmen beeinträchtigt.
• Project Server Abonnementmodell bietet eine deutlich leistungsfähigere Umgebung für die Terminplanung und ermöglicht es Organisationen, die vertraute Project-Online-Oberfläche weiterhin zu nutzen. Diese On-Premises-Lösung ist jedoch mit höherer Komplexität und höheren Kosten verbunden. Aufgrund von Serverlizenzen, Datenbankverwaltung und kontinuierlicher Wartung ist sie weniger kosteneffizient als cloudbasierte Tools. Da Project Online nicht mehr unterstützt wird, entsteht zudem ein Risiko: Zukünftige Probleme oder notwendige Anpassungen werden von Microsoft vermutlich nicht mehr behoben.
• Dynamics 365 Project Operations bietet eine integrierte Lösung für das Management des gesamten Projektlebenszyklus und richtet sich vor allem an dienstleistungsorientierte Organisationen, die umfassende Funktionen für das Projekt- und Finanzmanagement benötigen. In diesem Bereich ist die Lösung leistungsstark, sie erreicht jedoch nicht die für Bau- und Ingenieurunternehmen erforderliche Tiefe bei der Terminplanung und Ressourcensteuerung. So ist beispielsweise der Projektumfang (Anzahl der Vorgänge und Hierarchieebenen) geringer als bei MSP-Online und die Terminlogik ist vereinfacht mit weniger Einschränkungsarten und Kalenderoptionen.

Die Empfehlung von Tools wie Planner und Dynamics 365 zeigt, dass Microsoft den Fokus zunehmend auf schlankere, kollaborative Lösungen legt, die sich eng an Microsoft 365 anbinden. Für einfache oder kleinere Projekte mag dies ausreichen, doch Organisationen mit komplexeren Projekten, stoßen hier schnell an Grenzen. Bei der Auswahl einer neuen Lösung spielen nicht nur technische Aspekte eine entscheidende Rolle, sondern auch strategische Überlegungen. Überlegen Sie daher genau, auf welche Funktionen Sie keinesfalls verzichten können.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Kosten: Project Online war lange aufgrund des vergleichsweise günstigen Preises von 30 € pro Nutzer und Monat (Project Plan 3) attraktiv. Auch Alternativen wie Planner erscheinen zunächst preiswert, doch häufig werden für eine vollständige Projektumgebung Zusatzlizenzen benötigt. Dadurch können die Gesamtkosten rasch steigen. Zudem verursacht das Beibehalten von Project Online über das Project-Server-Abonnement Infrastruktur- und Supportkosten, die über denen cloudbasierter Lösungen liegen.

In Kombination mit den funktionalen Lücken verdeutlicht das finanzielle Gesamtbild, warum eine ausschließliche Fokussierung auf Microsoft-Alternativen für viele Organisationen kein ausreichendes Fundament darstellt.

Der Umstieg - So bereiten Sie sich vor.

Wenn Microsofts Alternativen keine echten Nachfolger für Project Online sind, stellt sich die zentrale Frage: Wie bereitet sich Ihre Organisation optimal auf die kommenden Veränderungen vor? Der Umstieg bedeutet mehr, als nur ein Tool auszutauschen. Es gilt, Kontinuität sicherzustellen, eine reibungslose Migration zu ermöglichen und neue Mehrwerte zu erschließen.

Ein gelungener Übergang beginnt mit einem klaren Verständnis der aktuellen Abläufe. Viele Unternehmen haben rund um Project Online wichtige Prozesse unter Nutzung von Enterprise-Feldern, Vorlagen oder individuellen Reports entwickelt. Diese Strukturen garantieren Konsistenz und ermöglichen fundierte Entscheidungen. In der neuen Lösung müssen sie weiterhin unterstützt werden. Ebenso muss eine präzise und vollständige Übertragung der Projektdaten sichergestellt sein. Nur so lassen sich Informationsverluste und die Neuaufstellung von Terminplänen vermeiden.

Die gewählte Lösung sollte sich zudem an die spezifische Arbeitsweise Ihrer Organisation anpassen. Während Teams eine einfache Bedienung benötigen, sind erfahrene Planer und Administratoren auf fortgeschrittene Funktionen angewiesen, um gezielt Einblicke zu liefern. Das optimale Werkzeug schafft hier eine passgenaue Balance, indem es den Komplexitätsgrad flexibel auf die jeweiligen Rollen abstimmt.

Bei der Auswahl ist es außerdem entscheidend, nicht kurzfristig zu denken und keine Übergangslösungen zu wählen, die in Zukunft an ihre Grenzen stoßen werden. Manche Tools erscheinen aktuell ausreichend, bieten aber nicht die Skalierbarkeit, die für eine weiterentwickelte Projektsteuerung notwendig ist. Wer von Anfang an Anforderungen wie Kapazitätsplanung, Risikomanagement oder projektübergreifende Auswertungen berücksichtigt, verhindert, dass die nächste eingesetzte Lösung zu früh ersetzt werden muss.

Ein Rollout oder eine Migration ohne die Unterstützung von Experten führt häufig zu Rückschlägen. Der folgende Blogbeitrag „Warum die Migration von einer Projektsteuerungssoftware zu einer anderen selten nur ein technischer Wechsel ist“ zeigt, was für eine wirklich erfolgreiche Migration notwendig ist. Kleiner Spoiler: Es geht längst nicht nur um das Exportieren und Importieren von Daten.

Ihr neues Projektplanungs-Tool ? 

Die ideale Ersatzlösung muss die bestehenden Funktionen beibehalten, zu den aktuellen Prozessen passen und künftiges Wachstum unterstützen. Eine Lösung, die von Organisationen immer häufiger eingesetzt wird, ist Oracle Primavera Cloud (OPC).

OPC vereint die umfassenden Terminplanungsmöglichkeiten von Primavera P6 mit der modernen Erreichbarkeit einer Cloud-Anwendung. Die vollständig im Browser lauffähige Plattform stellt einen sicheren Zugang über Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung bereit und ermöglicht Teams so eine nahtlose Zusammenarbeit von überall, ohne dass eine aufwendige IT-Infrastruktur oder hohe Wartungskosten erforderlich sind.

OPC verfügt trotz seiner benutzerfreundlichen Oberfläche über alle Funktionen, die für fortgeschrittene Planer notwendig sind. So werden beispielsweise Feldberechnungen, Basislinien- und Szenarioanalysen sowie eine Kapazitätsplanung auf dem für komplexe Projekte erforderlichen Niveau unterstützt. Gleichzeitig erlaubt die flexible Berechtigungsstruktur eine gezielte Steuerung der Komplexität, sodass jede Nutzerrolle jeweils nur die für sie relevanten Inhalte sieht. So kann Ihr Team einfach starten und bei Bedarf Schritt für Schritt komplexere Funktionen nutzen, wenn die Anforderungen wachsen.

OPC geht als integrales Tool aber auch über die Terminplanung hinaus und lässt sich nahtlos mit weiteren zentralen Komponenten der Projektsteuerung integrieren, etwa dem Kosten- und Budgetmanagement, der Risikosteuerung und dem Portfoliomanagement. Die Lösung bietet zudem Flexibilität im Projektmanagement: Projekte können klassisch (nach CPM) oder agil, aufgabenorientiert nach LEAN-Methoden gesteuert werden. Dashboards und Analysen auf Programm- und Portfolioebene liefern die notwendigen Einblicke, um sowohl das große Ganze als auch Detailaspekte im Blick zu behalten. Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung und eines klaren Produktfahrplans bleibt OPC eine zukunftssichere Lösung, die mit projektorientierten Organisationen mitwächst.

Ein weiteres Plus ist, dass sich Terminpläne aus Microsoft Project und anderen Planungswerkzeugen problemlos in OPC importieren lassen. So bleiben bei einer Migration bestehende Projektdaten erhalten und die Zusammenarbeit mit Partnern, die weiterhin mit anderen Tools arbeiten, ist möglich.

Schlussfolgerung: Wie geht es weiter?

Die Einstellung von Project Online markiert das Ende einer Ära. Es ist jedoch auch eine Chance, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Projekte verwaltet, neu zu überdenken. Wenn Sie sich mit vereinfachten Aufgabenmanagern oder kostspieligen Vor-Ort-Lösungen zufrieden geben, besteht die Gefahr, dass Sie Ihre Planungs-, Prognose- und Innovationsfähigkeit einschränken.

Dies ist der richtige Zeitpunkt, um sich mit Lösungen für die Zukunft zu beschäftigen. Oracle Primavera Cloud bietet die Tiefe, Skalierbarkeit und Flexibilität, die komplexe, projektgesteuerte Organisationen benötigen. Nicht nur, um Project Online zu ersetzen, sondern um einen Schritt nach vorne zu machen.

Wenn Sie Ihre Möglichkeiten ausloten möchten, stehen unsere Experten bereit, um Sie bei der Bewertung Ihrer aktuellen Einrichtung zu unterstützen, Sie bei der Umstellung zu begleiten und Ihnen zu zeigen, wie diese Änderung Ihre Projektsteuerung professionalisieren kann.

Der Countdown bis September 2026 hat begonnen. Lassen Sie uns dafür sorgen, dass Ihre Organisation für das Kommende gerüstet ist.