Dokumentenmanagement vs. Dokumenten-Steuerung: Struktur statt Datenchaos

In vielen Unternehmen werden die Begriffe Dokumentenmanagement und Dokumenten-Steuerung synonym verwendet. Oberflächlich betrachtet scheinen sie ähnlich zu sein, doch stehen sie für zwei sehr unterschiedliche Disziplinen, die jeweils bestimmen, wie gut sich ein Projekt auf seine Informationen verlassen kann. Diese subtile Unterscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf Qualität, Rückverfolgbarkeit und Compliance, insbesondere bei komplexen und multidisziplinären Projekten.

Die Herausforderung besteht darin, dass viele Teams glauben, sie hätten Informationen unter Kontrolle, nur weil Dokumente gespeichert und gemeinsam genutzt werden. In der Praxis führt dies häufig zu einer unkontrollierten Verteilung, zu Parallelversionen und unklaren Genehmigungswegen. Diese Probleme können schnell eskalieren und nicht nur die tägliche Zusammenarbeit beeinträchtigen, sondern auch Projektzeitpläne, Vertragsverhandlungen, Auditbereitschaft und Sicherheitsmanagement.

Das Dokumentenmanagement konzentriert sich auf die Speicherung und den Austausch von Informationen, während sich die Dokumentenkontrolle auf die Verwaltung, Validierung und Sicherung dieser Informationen konzentriert. Wenn diese Disziplinen gleich behandelt werden, verlieren Unternehmen den Überblick und gehen unnötige Risiken ein. Wenn sie richtig unterschieden werden, schaffen sie eine Grundlage für vorhersehbare Lieferungen, proaktive Risikominderung und sichere Entscheidungen.

Für Document Controller und PMO-Leiter ist das Verständnis dieses Unterschieds nicht nur operativ. Es ist ein entscheidender Faktor, der sich auf den gesamten Projektlebenszyklus auswirkt und die Fähigkeit der Organisation beeinflusst, in einem Umfeld mit hohem Druck die Kontrolle zu behalten.

Dokumentenmanagement - die Grundlage der Informationsverarbeitung

Das Dokumentenmanagement bildet das Rückgrat jeder modernen Organisation. Es konzentriert sich darauf, Dokumente effizient zu organisieren, zu speichern, abzurufen und gemeinsam zu nutzen. Auf dieser Ebene geht es um Zugänglichkeit und Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Informationen zur richtigen Zeit finden und nutzen kann.

Plattformen wie SharePoint, Google Drive oder einfache Projektportale unterstützen das Dokumentenmanagement, indem sie Informationen leicht zugänglich machen. Zu den üblichen Funktionen gehören:

• Zentraler Cloud-Speicher
• Einfache Versionsverfolgung
• Zugriffsberechtigungen
• Einfache gemeinsame Nutzung von Dateien durch Teams

Die Dokumentenverwaltung ist also für die Produktivität und die Teamarbeit unerlässlich, aber sie hat ihre Grenzen. Ohne zusätzliche Kontrollmechanismen gibt es keine Garantie, dass die freigegebenen Dokumente die genehmigten und aktuellen Versionen sind.

Dokumenten-Steuerung- Genauigkeit, Compliance und Governance

Die Dokumenten-Steuerung geht einen entscheidenden Schritt weiter. Während sich die Dokumentenverwaltung auf den Zugriff und die Organisation konzentriert, gewährleistet die Dokumenten-Steuerung Integrität, Compliance und Governance.

Hier folgt jedes Dokument einem strukturierten Prozess zur Überprüfung, Genehmigung und Freigabe. Bei der Dokumenten-Steuerung geht es nicht nur um die Verwaltung von Dateien. Es geht um die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Informationen.

Typische Funktionen der Dokumenten-Steuerung sind:

• Versions- und Revisionsverfolgung für vollständige Rückverfolgbarkeit
• Genehmigungsworkflows zur Validierung von Dokumenten vor der Freigabe
• Prüfpfade , aus denen hervorgeht, wer was wann getan hat
• Strenge Zugriffskontrolle zur Wahrung der Datenintegrität

In Sektoren wie dem Bauwesen, dem Ingenieurwesen und der Infrastruktur ist die Dokumenten-Steuerung unerlässlich. Fehler, die durch veraltete oder nicht genehmigte Informationen verursacht werden, können zu Verzögerungen, Streitigkeiten oder Sicherheitsrisiken führen. Die Dokumenten-Steuerung  stellt sicher, dass nur korrekte, genehmigte und konforme Dokumente innerhalb des Projekts in Umlauf gebracht werden.

Der Versuch, eine Einführung oder Migration ohne fachkundige Anleitung durchzuführen, führt häufig zu Rückschlägen. Der folgende Blog ''Warum die Migration von einem Projektsteuerungs-Tool zu einem anderen selten nur ein technischer Wechsel ist'', wird Ihnen helfen zu verstehen, was wirklich zu einer erfolgreichen Migration gehört. Spoiler-Alarm: Es geht nicht nur um Datenexporte und -importe.

Die Pyramide der Informationsmanagement-Reife

Eine nützliche Methode zur Veranschaulichung der Beziehung zwischen Dokumentenmanagement und Dokumenten-Steuerung ist die Reifepyramide für das Informationsmanagement. Dieses Modell veranschaulicht, wie sich Organisationen in ihrer Fähigkeit, Informationen effektiv zu verwalten und zu steuern, weiterentwickeln.

Quelle: [cognidox.com]

• An der Basis der Pyramide finden wir die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit. Dies sind die Grundlagen der Informationsverarbeitung, die Teamarbeit ermöglichen, jedoch mit minimaler Kontrolle oder formalen Prozessen.
• Die mittlere Ebene umfasst die Dokumentenverwaltung und Versionskontrolle. Hier nimmt die Struktur Gestalt an. Dokumente sind leichter zu organisieren und zu verfolgen, aber die Kontrolle ist immer noch begrenzt.
• An der Spitze der Pyramide stehen Dokumenten-Steuerung und Arbeitsabläufe. Hier erreichen Unternehmen eine echte Informationsverwaltung, Qualitätsmanagement und Lebenszykluskontrolle. Jedes Dokument folgt einem definierten Prozess, der Genauigkeit, Verantwortlichkeit und Konformität gewährleistet.

Je höher Sie in der Pyramide aufsteigen, desto besser sind Sie in der Lage, Ihre Informationen zu verwalten, zu kontrollieren und ihnen zu vertrauen.

Wenn Sie wissen möchten, wie Dura Vermeer seine Arbeitsweise mit Oracle Primavera Cloud verändert hat, lesen Sie hier die vollständige Geschichte.

Warum Dokumenten-Steuerung wichtig ist

Viele Unternehmen arbeiten irgendwo in der Mitte der Pyramide. Sie verfügen über Systeme für die Dokumentenverwaltung, aber es fehlen formalisierte Kontrollprozesse.

Die Folgen können kostspielig sein:

• Verwirrung darüber, welche Version die neueste oder die genehmigte ist
• Projektverzögerungen durch unvollständige Prüfzyklen
• Rechtliche oder Compliance-Risiken bei Audits oder Streitigkeiten

Die Dokumenten-Steuerung beseitigt diese Probleme, indem sie Klarheit und Konsistenz schafft. Jedes Dokument durchläuft einen vordefinierten Arbeitsablauf, was zu einer einzigen, verifizierten Quelle der Wahrheit führt. Und mit vollständigen Prüfpfaden ist jede Aktion vom Hochladen bis zur Genehmigung nachvollziehbar.

Wie Oracle Aconex die Dokumenten-Steuerung verbessert

Oracle Aconex ist kein herkömmliches Dokumentenmanagementsystem. Es ist eine Plattform für die Zusammenarbeit, die für komplexe Projekte entwickelt wurde, bei denen eine effektive Teamarbeit von zuverlässigen, kontrollierten Informationen abhängt.

Innerhalb dieser kollaborativen Umgebung integriert Aconex leistungsstarke Dokumentenkontrollfunktionen, die sicherstellen, dass alle Projektdaten korrekt, sicher und konform sind.

Mit Aconex können Unternehmen:

• Genehmigungs-Workflows automatisieren
• einen vollständigen Versionsverlauf und Prüfpfade verwalten
• Granulare Zugriffsrechte für Teams und Disziplinenfestlegen
• die Einhaltung von Vorschriften durch standardisierte Prozessesicherstellen

Durch die Kombination von Zusammenarbeit und Struktur hilft Aconex den Teams, über eine einfache Dateifreigabe oder Dokumentenverwaltung hinauszugehen. Es unterstützt Organisationen dabei, die Spitze der Informationsreifepyramide zu erreichen, wo Informationen geregelt, validiert und vertrauenswürdig sind.

Von der gemeinsamen Nutzung zur Beherrschung

Dokumentenmanagement und Dokumenten-Steuerung sind keine Konkurrenten, sondern Etappen auf dem gleichen Weg zur Informationsreife. Man kann nicht kontrollieren, was man nicht vorher verwaltet hat, aber Verwaltung allein reicht nicht aus für Projekte, die Präzision, Konformität und Verantwortlichkeit erfordern.

Dokumentenmanagement macht Informationen zugänglich. Dokumenten-Steuerung macht Informationen zuverlässig.

Organisationen, die die Spitze der Reifepyramide erreichen, speichern oder verteilen nicht mehr einfach nur Dokumente. Sie beherrschen ihre Informationen und verbessern die Qualität, die Einhaltung der Vorschriften und die Effizienz in jeder Phase des Projekts.

Sind Sie neugierig, was eine strukturierte Dokumentenkontrolle für Ihr Unternehmen bedeuten könnte?

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