Microsoft Project Online gaat met pensioen: Wat het betekent voor jouw organisatie en de weg vooruit

Op 30 september 2026 wordt Microsoft Project Online officieel uitgefaseerd (bron: Microsoft Announcement). In tegenstelling tot eerdere berichten, waarin werd aangegeven dat het product beschikbaar zou blijven zonder verdere ontwikkeling, is de boodschap nu duidelijk: Project Online zal ophouden te bestaan. Voor duizenden organisaties vormt dit een belangrijk keerpunt.

Als jouw bedrijf vertrouwt op Project Online voor planning, portfoliomanagement of rapportage, dan begint de tijd nu echt te dringen. De overgang naar een nieuwe oplossing moet binnen één jaar gebeuren. Microsoft stelt zelf enkele alternatieven voor, maar die sluiten niet aan bij de behoeften van organisaties die afhankelijk zijn van (geavanceerde) planningsmogelijkheden. Deze blog gaat in op de voorgestelde opties van Microsoft, hoe na te denken over de volgende oplossing en waarom deze transitie ook een kans kan zijn om Oracle Primavera Cloud als toekomstbestendig platform te overwegen.

Microsofts alternatieven

Microsoft stuurt huidige Project Online-gebruikers naar drie hoofdopties: Planner, Project Server Subscription en Dynamics 365 Project Operations. Elk heeft sterke punten, maar er zijn aanzienlijke tekortkomingen vergeleken met Project Online. 

• Planner, een coördinatietool welke de focus legt op ‘task management’. Het ondersteunt basisafhankelijkheden, maar biedt beperkte functionaliteit voor baselinevergelijkingen, kritieke pad-analyses en planningsrapportages, welke cruciaal zijn voor voortgangsbewaking en het verkrijgen van inzicht in de planningen. Daarnaast is het in Planner lastiger om consistentie in projectvoering en planning te behouden. Omdat de tool vooral is gericht op het individueel gebruik van teamleden, is het risico groot dat teams hun eigen werkwijze hanteren, wat leidt tot gefragmenteerd inzicht en minder efficiëntie. 
• Project Server Subscription biedt behoud van een planningsomgeving zoals klanten gewend zijn en stelt organisaties in staat om de Project Online interface te blijven gebruiken. Maar dit on-premises alternatief brengt meer complexiteit en hogere kosten met zich mee. Serverlicenties, databasebeheer en doorlopend onderhoud maken deze optie minder financieel aantrekkelijk dan cloudoplossingen. Aangezien Project Online niet langer wordt ondersteund, is afhankelijkheid van dit product riskant, aangezien toekomstige problemen of verbeteringen waarschijnlijk niet zullen worden opgelost of opgepikt door Microsoft.
• Dynamics 365 Project Operations is een geïntegreerde oplossing voor het managen van de volledige projectlevenscyclus, ideaal voor dienstverlenende organisaties die project- en financieel management nodig hebben. Hoewel het sterk is op dat gebied, biedt deze optie niet de diepgaande planningsmogelijkheden of resourceplanning die bijvoorbeeld bouw- en engineeringorganisaties nodig hebben. Zo zijn er scherpere limieten op projectgrootte (aantal taken en hiërarchieniveaus) dan in Project Online en is de planningslogica versimpeld (zoals minder constraints en kalenderopties). 

De aanbeveling van tools als Planner en Dynamics 365 laat zien dat Microsoft de focus verlegt naar toegankelijkere, samenwerkingsgerichte oplossingen die nauw aansluiten op Microsoft 365. Dit werkt goed voor eenvoudige of kleine projecten, maar voor organisaties met complexe projecten zullen deze opties snel tekortschieten. Houd er rekening mee dat een nieuwe tool is niet alleen een technische, maar ook een strategische uitdaging is, waarbij goed nagedacht moet worden over welke functionaliteiten jouw organisatie absoluut niet kan missen.

Dan de prijzen: de populariteit van Project Online was grotendeels te danken aan de relatief lage kosten van ongeveer €30 per gebruiker/maand (Project Plan 3). Sommige alternatieven zoals Planner lijken op het eerste gezicht goedkoop, maar komen vaak pas tot hun recht in combinatie met aanvullende Microsoft modules en dus licenties. Hierdoor kunnen de kosten snel oplopen. Tot slot brengt het gebruik van Project Online via een Project Server Subscription extra kosten met zich mee voor infrastructuur en ondersteuning, die hoger liggen dan bij cloud-based alternatieven.

De functionele beperkingen van de tools in combinatie met het financiële plaatje toont aan waarom Microsofts alternatieven geen volwaardige opvolgers zijn van Project Online.

Als jij je afvraagt of projectbeheersingssoftware een "nice-to-have" of een essentiële investering is, dan onderzoekt deze blog (ENG) waarom het een must-have is geworden voor moderne projectorganisaties.

 De overstap: Hoe jij je kunt voorbereiden

Als de opties die Microsoft biedt niet volstaan, hoe kan jouw organisatie zich dan voorbereiden op wat komen gaat? Overstappen gaat niet alleen over het vervangen van de ene tool door de andere - het gaat over het waarborgen van continuïteit, het mogelijk maken van een soepele migratie en het benutten van nieuwe kansen.

De overstap naar een nieuwe tool start met het begrijpen op welke functionaliteiten jij nu rekent. Over de jaren heen hebben organisaties processen rond Project Online opgebouwd (met globale velden, templates, maatwerkrapportages, enz.) die zorgen voor consistentie en gefundeerde besluitvorming. Deze structuren moeten ondersteund worden in de nieuwe tool, en projectdata moet zorgvuldig worden overgezet zodat teams hun werk kunnen voortzetten zonder informatie te verliezen of planningen opnieuw op te moeten bouwen.

De gekozen oplossing moet ook aansluiten bij de werkwijze van uw organisatie. Teams hebben behoefte aan eenvoud, terwijl senior planners en beheerders geavanceerde opties nodig hebben om het team inzicht te geven. De juiste tool moet de balans kunnen vinden door de complexiteit af te stemmen op elke rol.

Het belangrijkste is dat organisaties op lange termijn denken in plaats van te kiezen voor snelle oplossingen. Sommige oplossingen lijken nu voldoende, maar missen de schaalbaarheid die nodig is voor ‘volwassen’ projectbeersing. Door rekening te houden met toekomstige behoeften, zoals capaciteitsplanning, risicomanagement en project overstijgende inzichten, kan worden voorkomen dat het volgende systeem te snel te klein wordt. 

Het proberen van een implementatie of migratie zonder deskundige begeleiding leidt vaak tot tegenslagen. De volgende blog ''Waarom toolmigratie in projectbeheersing zelden puur technisch is'' helpt je te begrijpen wat er echt komt kijken bij een succesvolle migratie. Spoiler alert: het gaat niet alleen om het exporteren en importeren van data.

De nieuwe oplossing

De ideale vervanging moet de huidige mogelijkheden behouden, passen bij bestaande processen en toekomstige groei ondersteunen. Een oplossing die we steeds vaker zien bij organisaties is Oracle Primavera Cloud (OPC).

De ideale vervanging moet de huidige mogelijkheden behouden, passen bij bestaande processen en toekomstige groei ondersteunen. Een oplossing die we steeds vaker zien bij organisaties is Oracle Primavera Cloud (OPC).

OPC combineert de planningsdiepte van Primavera P6 met de moderne toegankelijkheid van de cloud. De software draait volledig in de browser en biedt veilige toegang via Single Sign-On en multi-factor authenticatie, waardoor teams overal kunnen samenwerken (zonder de noodzaak van dure IT-infrastructuur en onderhoud).

OPC heeft een toegankelijke 'look and feel', maar doet geen concessies aan de functies die ervaren planners nodig hebben. Het ondersteunt veldformules, baseline-/scenarioanalyse en capaciteitsplanning met de diepgang die nodig is voor complexe projecten. Tegelijkertijd stelt de flexibele rechtenstructuur organisaties in staat om de complexiteit te beheersen, zodat gebruikers alleen zien wat relevant is voor hun rol. Hierdoor is het mogelijk om eenvoudig te beginnen en functionaliteit toe te voegen naarmate de organisatie groeit.

Naast planning integreert OPC naadloos met andere pijlers van projectbeheersing, zoals kosten, risicomanagement (& -analyse) en portfoliomanagement. Het biedt teams ook de flexibiliteit om projecten op verschillende manieren te managen, met traditionele CPM-planningsmethoden tot meer agile, taakgestuurde benaderingen (LEAN). De dashboards en analyses op programmaniveau bieden inzichten die besluitvorming bevorderen door zowel het grote geheel als de details op projectniveau te laten zien. Met voortdurende updates en een duidelijke ‘product roadmap’ is OPC een duurzame oplossing die meegroeit met projectorganisaties.

Tot slot, OPC kan planningen importeren uit Microsoft Project en andere planningstools. Dit betekent dat wanneer organisaties migreren naar OPC, bestaande projectgegevens behouden blijven en samenwerking met partners mogelijk blijft (zelfs als ze in andere planningstools blijven werken).

Benieuwd hoe Dura Vermeer haar manier van werken heeft getransformeerd met Oracle Primavera Cloud? Lees hier hun volledige verhaal

Conclusie: De volgende stap

Het einde van Project Online markeert het einde van een tijdperk, maar biedt ook een kans om projectbeheersing binnen uw organisatie opnieuw vorm te geven. Vasthouden aan eenvoudige taskmanagers of dure on-premises oplossingen beperkt de mogelijkheden om te plannen, te voorspellen en te innoveren.

Dit is hét moment om te kiezen voor oplossingen die klaar zijn voor de toekomst. Oracle Primavera Cloud biedt de diepgang, schaalbaarheid en flexibiliteit die complexe, projectgedreven organisaties nodig hebben. Niet alleen om Project Online te vervangen, maar om een stap vooruit te zetten.

Wilt u de opties verkennen? Onze experts helpen graag met het beoordelen van de huidige situatie, begeleiden de transitie en laten zien hoe deze verandering de projectbeheersing binnen uw organisatie kan professionaliseren.

De aftelling naar september 2026 is begonnen. Laten we ervoor zorgen dat u klaar staat voor de veranderingen die eraan komen.