Wann ist Oracle Aconex für Ihr Projekt sinnvoll? 7 Fragen für eine fundierte Entscheidung

Möglicherweise nutzen Sie bereits Microsoft SharePoint, Microsoft Teams und etablierte Prozesse für das Dokumentenmanagement. Auf den ersten Blick scheint die Grundlage damit geschaffen. In der Praxis werden Zeichnungen, Kommentare, Entscheidungen und neue Revisionen dennoch häufig über persönliche E Mail Postfächer ausgetauscht. Auftragnehmer führen eigene Register und im Nachhinein lässt sich nicht immer eindeutig feststellen, wann eine Information geprüft, genehmigt oder freigegeben wurde.

Damit entsteht mehr als nur zusätzlicher administrativer Aufwand. Projektinformationen verteilen sich auf verschiedene Systeme, Postfächer und lokale Dateien. Gleichzeitig müssen insbesondere bei komplexen Projekten jederzeit klare Entscheidungsgrundlagen vorhanden sein. Welche Information ist aktuell? Wer trägt die Verantwortung? Welche Kommunikation gehört zur verbindlichen Projektdokumentation?

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht sofort, welche Software Sie benötigen. Zunächst sollte geklärt werden, ob klarere Prozesse und Verantwortlichkeiten ausreichen oder ob das bestehende Zusammenarbeitsmodell grundsätzlich an seine Grenzen stößt.

Für manche Unternehmen genügen eine klarere Governance und eine konsequentere Nutzung der vorhandenen Systeme. Bei anderen liegt die Einschränkung strukturell tiefer. Wenn mehrere unabhängige Unternehmen kontrollierte Projektinformationen austauschen müssen und dabei jeweils die Verantwortung für ihre eigenen Informationen behalten, kann eine Common Data Environment (CDE) erforderlich sein. Dabei handelt es sich um eine gemeinsame digitale Umgebung, in der Projektinformationen nach definierten Regeln verwaltet, ausgetauscht und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Diese sieben Fragen helfen Ihnen dabei einzuschätzen, ob eine Weiterentwicklung Ihres bestehenden Ansatzes genügt oder ob Oracle Aconex besser zu den Anforderungen Ihres Projekts passt.

Liegt die Ursache im Prozess oder in der Plattform?

Nicht jedes Problem in der Zusammenarbeit rechtfertigt eine neue Softwarelösung.

Wenn Ihre aktuelle Plattform die erforderlichen Kontrollen grundsätzlich unterstützt, Standards jedoch uneinheitlich angewendet oder formelle Genehmigungsprozesse umgangen werden, liegt der erste Handlungsbedarf wahrscheinlich bei Governance, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen.

Anders sieht es aus, wenn das bestehende System die Anforderungen des Projekts technisch nicht abbilden kann.

Prozessverbesserungen können keine Funktionen schaffen, die eine Plattform nicht unterstützt. Wenn jede beteiligte Organisation die Verantwortung für ihre eigenen Informationen behalten muss, Dokumente über formelle Verfahren ausgegeben werden sollen und die Korrespondenz zwischen Unternehmen dauerhaft nachvollziehbar bleiben muss, kann die eigentliche Einschränkung im System liegen.

Deshalb ist es wichtig, zunächst den Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Dokumentenkontrolle zu verstehen.

Dokumentenmanagement befasst sich vor allem mit der Ablage, Strukturierung und Weitergabe von Informationen. Dokumentenkontrolle geht einen Schritt weiter. Sie definiert, wie Informationen geprüft, genehmigt, freigegeben, geändert und nachvollziehbar gesteuert werden.

Je größer die vertragliche und organisatorische Komplexität eines Projekts wird, desto wichtiger wird diese Unterscheidung.

1. Wie viele unabhängige Unternehmen müssen zusammenarbeiten?

Microsoft SharePoint und Microsoft Teams können sehr gut für die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens oder eines klar abgegrenzten Projektteams geeignet sein.

Die Anforderungen verändern sich jedoch, sobald Auftraggeber, Bauunternehmen, Ingenieurbüros, Berater und Lieferanten kontrollierte Informationen austauschen müssen und gleichzeitig für ihre eigenen Dokumente und ihre Kommunikation verantwortlich bleiben.

Oracle Aconex ist ein Tool für die Zusammenarbeit bei Projektverträgen mit mehreren Beteiligten. Jede teilnehmende Organisation verfügt über einen eigenen Bereich und kontrolliert selbst, welche Informationen sie weitergibt. Dadurch entsteht die Neutralität, die für die Zusammenarbeit bei Projekten mit mehreren Organisationen entscheidend sein kann.

Wenn die Zusammenarbeit überwiegend innerhalb Ihres eigenen Unternehmens stattfindet, kann Ihre heutige Umgebung vollkommen ausreichend sein.

Mit jeder zusätzlichen vertraglichen Schnittstelle steigt jedoch die Bedeutung eines Systems, in dem Parteien nicht von den internen Ordnerstrukturen, Postfächern oder Zugriffsmodellen anderer Unternehmen abhängig sind.

Ab einem bestimmten Reifegrad wird eine dedizierte Common Data Environment deshalb nicht mehr nur zu einer Frage des Komforts, sondern zu einer Frage der Governance.

2. Welchen vertraglichen Stellenwert hat Ihre Kommunikation?

E Mail ist für die tägliche Kommunikation praktisch. Problematisch wird sie dann, wenn Korrespondenz später belegen muss, was tatsächlich vereinbart, angewiesen oder entschieden wurde.

Das betrifft beispielsweise technische Anfragen, Freigaben, Änderungen, Anweisungen, Entscheidungen, Nachträge oder mögliche Claims.

Wenn diese Informationen über persönliche Postfächer verteilt sind, ist eine spätere Rekonstruktion aufwendig. Das gilt besonders dann, wenn Mitarbeiter ihre Rolle wechseln oder das Projekt verlassen.

Die finale Zeichnung kann sauber in einem System abgelegt sein, während die Diskussion, die zu dieser Version geführt hat, nur noch in einzelnen Postfächern existiert.

Oracle Aconex führt Dokumente, Korrespondenz und Entscheidungen in derselben Projektumgebung zusammen. Ein unveränderbarer Audit Trail dokumentiert, wer Informationen versendet, empfangen oder bearbeitet hat und wann dies geschehen ist.

Das verhindert nicht automatisch einen vertraglichen Konflikt und ersetzt auch keine juristische oder vertragliche Bewertung.

Es schafft jedoch eine wesentlich belastbarere Projektdokumentation. Wenn später nachvollzogen werden muss, was geschehen ist, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt vorlagen und wer darauf reagiert hat, steht eine deutlich bessere Entscheidungsgrundlage zur Verfügung.

Gerade bei großen Bauprojekten, Infrastrukturvorhaben und industriellen Projekten kann diese Nachvollziehbarkeit ein wesentliches Auswahlkriterium für eine Kollaborationsplattform sein.

3. Wie komplex sind Ihre Prüfungen und Genehmigungen?

Ein Prüfprozess bleibt überschaubar, solange eine Person ein Dokument bewertet und freigibt.

Die Komplexität steigt, sobald verschiedene Fachbereiche, Unternehmen oder Genehmigungsebenen beteiligt sind. Zusätzlich können unterschiedliche Dokumenttypen jeweils eigene Prüfwege, Reihenfolgen und Fristen erfordern.

Wer solche Abläufe mit Tabellen, persönlichen Aufgabenlisten und manuellen Erinnerungen steuert, erkennt Verzögerungen häufig erst spät.

Eine Prüfung kann mehrere Tage stillstehen, ohne dass dies unmittelbar auffällt. Sichtbar wird das Problem möglicherweise erst, wenn Beschaffung, Engineering, Ausführung oder Terminplanung betroffen sind.

Oracle Aconex unterstützt konfigurierbare Workflows. Damit wird definiert, wer Informationen prüfen, beantworten oder genehmigen muss und innerhalb welcher Frist dies erfolgen soll.

Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und Reaktionszeiten werden transparent. Dadurch können Teams früher erkennen, an welcher Stelle ein Prozess ins Stocken gerät, und handeln, bevor aus einer administrativen Verzögerung ein Terminrisiko wird.

Mehr Workflow bedeutet allerdings nicht automatisch mehr Kontrolle.

Jeder zusätzliche Genehmigungsschritt bindet Zeit und Kapazität. Eine sinnvolle Konfiguration beginnt deshalb nicht mit der Frage, wie viele Schritte technisch möglich sind.

Sie beginnt mit der Frage, welche Kontrollen aus Governance Sicht tatsächlich erforderlich sind.

4. Finden Ihre Teams zuverlässig die aktuelle Information?

Eine Ordnerstruktur kann für die Person, die sie eingerichtet hat, vollkommen logisch sein. Für ein anderes Unternehmen oder einen neuen Projektmitarbeiter muss das nicht gelten.

Bei Projekten mit mehreren beteiligten Organisationen verstärkt sich dieses Problem. Jede Partei kann eigene Ordnerstrukturen, Benennungsregeln oder Dokumentenregister nutzen.

Damit steigt das Risiko, dass verschiedene Teams gleichzeitig mit unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments arbeiten.

Oracle Aconex nutzt ein projektweites Dokumentenregister, vereinbarte Metadaten und Versionskontrolle.

Ein Dokumentenregister ist ein strukturiertes Verzeichnis der Projektdokumente. Metadaten beschreiben ein Dokument anhand definierter Merkmale, zum Beispiel Dokumenttyp, Fachbereich, Status, Revision oder verantwortliche Organisation.

Zusammen mit der Versionskontrolle hilft diese Struktur dabei festzustellen, welche Information aktuell ist und welche Historie ihr vorausgegangen ist.

Die Plattform ersetzt jedoch keine klaren Governance Regeln.

Benennungskonventionen, Revisionslogik, Metadaten, Statuscodes und Verantwortlichkeiten müssen vorab definiert werden. Technologie kann diese Regeln unterstützen und ihre Anwendung strukturieren. Sie kann jedoch nicht für das Projekt entscheiden, wie eine gute Informationsgovernance aussehen soll.

Genau deshalb sollte eine Aconex Einführung nicht mit der technischen Konfiguration beginnen.

Sie sollte mit der gewünschten Governance Struktur beginnen.

5. Beeinflussen Informationslieferungen die Projektbereitschaft?

Dokumentenkontrolle sollte nicht isoliert von der Projektsteuerung betrachtet werden.

Eine Aktivität kann im Terminplan formal bereit zum Start sein und in der Realität dennoch blockiert bleiben, weil eine Zeichnung noch nicht freigegeben, eine Genehmigung noch nicht erteilt oder ein Planungspaket noch nicht vollständig geprüft wurde.

Wenn Informationsmanagement und Terminplanung getrennt voneinander gesteuert werden, wird dieses Risiko häufig erst spät sichtbar.

Oracle Aconex Pakete bündeln zusammengehörige Dokumente für eine definierte Lieferung. In Verbindung mit Oracle Primavera Cloud kann ein solches Paket mit einer Bedingung für eine geplante Aktivität verknüpft werden.

Dadurch können Terminplaner nicht nur sehen, wann eine Aktivität beginnen soll, sondern auch, ob die dafür notwendigen Informationen vollständig, freigegeben und verfügbar sind.

Die Verknüpfung führt nicht automatisch zu einer Neuplanung der Aktivität.

Ihr Mehrwert liegt vielmehr darin, Risiken früher sichtbar zu machen. Das Projektteam erhält damit die Möglichkeit zu handeln, bevor ein fehlendes Dokument die Ausführung tatsächlich beeinträchtigt.

Gerade diese Verbindung zwischen Informationsmanagement und Projektsteuerung macht Oracle Aconex interessant, wenn Informationslieferungen direkten Einfluss auf Termine, Beschaffung oder Bauausführung haben.

6. Werden die Projektbeteiligten die neue Arbeitsweise tatsächlich nutzen?

Eine leistungsfähige Kollaborationsplattform schafft wenig Mehrwert, wenn formelle Kommunikation weiterhin über persönliche Microsoft Outlook Postfächer läuft oder aktuelle Dokumente außerhalb des vereinbarten Prozesses in SharePoint bearbeitet werden.

In diesem Fall ist Oracle Aconex zwar technisch implementiert, aber nicht als verbindliches System für formelle Projektinformationen etabliert.

Akzeptanz ist deshalb kein Thema, das erst nach der technischen Einführung relevant wird.

Die Einführung verändert, wie Teams Dokumente herausgeben, Korrespondenz dokumentieren, Prüfungen bearbeiten und Verantwortlichkeiten zwischen Organisationen übergeben.

Dafür benötigen Sie praxistaugliche Prozesse, klar definierte Rollen, rollenspezifische Schulungen, eine frühzeitige Einbindung externer Projektpartner und Unterstützung nach dem Produktivstart.

Anschließend muss überprüft werden, ob die Prozesse tatsächlich funktionieren.

Überfällige Prüfungen, steigende Antwortzeiten oder Workflow Phasen, in denen sich Dokumentenpakete regelmäßig stauen, zeigen frühzeitig, wo Verantwortlichkeiten oder Abläufe angepasst werden müssen.

Besonders bei langfristigen Projekten mit vielen beteiligten Unternehmen kann sich diese Transparenz auszahlen.

Je mehr Dokumente, Prüfungen und vertragsrelevante Kommunikation über Organisationsgrenzen hinweg ausgetauscht werden, desto wichtiger werden ein neutrales Verfahren und eine vollständige gemeinsame Projektdokumentation.

7. Ist Ihre Governance klar genug, um die Plattform sinnvoll zu konfigurieren?

Eine Oracle Aconex Implementierung besteht nicht nur aus dem Anlegen von Benutzerkonten und dem Hochladen vorhandener Dokumente.

Die entscheidenden Fragen müssen bereits vorher beantwortet werden.

Welche Kommunikation gilt als formell? Welche Informationen gehören zur verbindlichen Projektdokumentation? Wer darf welche Informationen prüfen oder genehmigen? Wie werden neue Revisionen behandelt? Welche Informationen dürfen zwischen welchen Parteien ausgetauscht werden?

Zu den zentralen Governance Entscheidungen gehören:

• Definieren Sie Standards für Benennung, Nummerierung und Revision von Dokumenten.

• Legen Sie die erforderlichen Metadaten und Statuscodes fest.

• Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten innerhalb der Workflows und verbindliche Reaktionszeiten.

• Definieren Sie Organisationsstrukturen, Rollen und Benutzergruppen.

• Legen Sie Zugriffsrechte und Vertraulichkeitsanforderungen fest.

• Definieren Sie die Prozesse für Dokumentenausgabe und formelle Korrespondenz.

• Organisieren Sie Schulungen und bestimmen Sie, wer dauerhaft für Governance und Administration verantwortlich ist.

Wenn die technische Konfiguration beginnt, bevor diese Entscheidungen getroffen wurden, besteht die Gefahr, bestehende Unklarheiten lediglich in eine neue Umgebung zu übertragen.

Eine belastbare Implementierung beginnt deshalb mit dem Sollmodell für Zusammenarbeit und Informationsgovernance.

Erst danach sollte die Plattform konfiguriert werden.

Ist Oracle Aconex die richtige Wahl für Ihr Projekt?

Der Ansatz zur Zusammenarbeit, den Oracle Aconex ermöglicht, ist besonders relevant, wenn unabhängige Organisationen kontrollierte Informationen austauschen, Kommunikation vertragliche Bedeutung besitzt, Genehmigungen über Unternehmensgrenzen hinweg erfolgen und eine vollständige, nachvollziehbare Projektdokumentation erforderlich ist.

Unter diesen Bedingungen geht es bei der Entscheidung für Aconex nicht nur um Dokumentenmanagement.

Es geht um die Frage, wie Projektpartner über die gesamte Projektlaufzeit Informationen austauschen, Entscheidungen dokumentieren und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar halten.

Oracle Aconex ist deshalb nicht automatisch die richtige Lösung für jedes Projekt.

Wenn die Zusammenarbeit weitgehend innerhalb eines Unternehmens stattfindet, externe Schnittstellen begrenzt sind, Prozesse einfach bleiben und die bestehende Plattform die notwendige Governance unterstützt, kann eine Verbesserung der vorhandenen Arbeitsweise sinnvoller sein.

Die zentrale Entscheidungsfrage lautet deshalb nicht, ob Oracle Aconex mehr Funktionen bietet.

Sie lautet, ob Ihr aktuelles Zusammenarbeitsmodell noch zur vertraglichen, organisatorischen und informationstechnischen Komplexität Ihrer Projekte passt.

Warum der Implementierungspartner entscheidend ist

Auch wenn Oracle Aconex fachlich zu Ihrem Projekt passt, entscheidet die Qualität der Implementierung wesentlich darüber, welchen Nutzen die Plattform langfristig liefert.

Ihre Organisation muss in der Lage sein, Governance Strukturen zu definieren, Workflows sinnvoll zu gestalten, beteiligte Unternehmen einzuarbeiten und sicherzustellen, dass die vereinbarte Arbeitsweise dauerhaft angewendet wird.

Ein geeigneter Implementierungspartner sollte deshalb nicht mit der Softwarekonfiguration beginnen.

Zunächst muss verstanden werden, wie Ihre Projekte heute arbeiten, an welchen Schnittstellen Informationen verloren gehen, welche Kontrollen tatsächlich benötigt werden und welcher Reifegrad für die zukünftige Zusammenarbeit angestrebt wird.

Wie in unserem Artikel über die Vermeidung von Fehlschlägen bei der Implementierung von Project Controls Software erläutert, hat der Partner hinter der Plattform erheblichen Einfluss darauf, ob die gewählte Lösung langfristig trägt.

Primaned verbindet Expertise in Oracle Aconex mit praktischer Erfahrung in Projektsteuerung, Informationsmanagement, Implementierung und Prozessoptimierung.

Damit beginnt das Gespräch nicht mit einer vordefinierten Konfiguration oder einem Lizenzvorschlag.

Es beginnt mit Ihrem Projekt und den notwendigen Entscheidungsgrundlagen.

Wie arbeiten die beteiligten Unternehmen heute zusammen? Wo entstehen Informationsrisiken? Welche Informationen müssen nachvollziehbar gesteuert werden? Welche Governance Strukturen fehlen? Und welche Prozesse müssen sich verändern?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich sinnvoll bestimmen, wie Oracle Aconex konfiguriert werden sollte.

Entscheiden Sie sich für ein Zusammenarbeitsmodell, nicht für eine Funktionsliste

Wenn die Zusammenarbeit überwiegend intern stattfindet, kann die Weiterentwicklung vorhandener Prozesse und Systeme der angemessenste Weg sein.

Wenn unabhängige Parteien dagegen große Mengen vertragsrelevanter Kommunikation, komplexe Genehmigungsprozesse und ausführungsrelevante Informationen gemeinsam steuern müssen, reicht ein allgemeiner Dokumentenspeicher möglicherweise nicht mehr aus.

Dann sollte Oracle Aconex ernsthaft geprüft werden.

Nicht, weil jedes komplexe Projekt automatisch eine neue Plattform benötigt. Sondern weil Informationsmanagement, Governance und Projektorganisation zueinander passen müssen.

Sind Sie unsicher, wo Ihr Projekt auf diesem Spektrum liegt? Primaned kann gemeinsam mit Ihnen bewerten, ob die eigentliche Einschränkung in den Prozessen, in den Governance Strukturen oder in der bestehenden Plattform liegt.

So entsteht zuerst eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Danach können Sie fundiert entscheiden, ob Oracle Aconex der richtige nächste Schritt für Ihr Unternehmen ist.