Wanneer heeft jouw project Oracle Aconex nodig? 7 vragen die je moet stellen

Je project gebruikt misschien al Microsoft SharePoint, Microsoft Teams en vaste afspraken voor documentbeheer. Op papier lijkt de basis daarmee op orde. In de praktijk worden tekeningen, opmerkingen, besluiten en nieuwe versies toch vaak via persoonlijke e mailinboxen uitgewisseld. Aannemers houden hun eigen registers bij en achteraf is niet altijd met zekerheid vast te stellen wanneer iets is beoordeeld, goedgekeurd of vrijgegeven.

Dat is meer dan een administratief probleem. Informatie raakt verspreid over systemen, inboxen en lokale bestanden, terwijl juist bij complexe projecten duidelijk moet zijn welke informatie actueel is, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke communicatie onderdeel vormt van het formele projectdossier.

De eerste vraag is daarom niet direct welke software je nodig hebt. De vraag is of duidelijkere processen en verantwoordelijkheden voldoende zijn, of dat de manier waarop partijen samenwerken een ander informatiemodel vraagt.

Voor sommige organisaties is beter gebruik van de bestaande omgeving inderdaad voldoende. Voor andere ligt de beperking dieper. Wanneer meerdere onafhankelijke organisaties gecontroleerde projectinformatie moeten uitwisselen en daarbij ieder verantwoordelijk blijven voor hun eigen informatie, kan een Common Data Environment (CDE) nodig zijn. Dit is een gedeelde digitale omgeving waarin projectinformatie volgens vaste afspraken wordt beheerd, uitgewisseld en vastgelegd.

Deze zeven vragen kunnen u helpen bepalen of het verbeteren van uw bestaande aanpak voldoende is, of dat Oracle Aconex beter bij u past.

Ligt het probleem bij je proces of bij je platform?

Niet ieder samenwerkingsprobleem vraagt om nieuwe software. Als je huidige platform de benodigde controles ondersteunt, maar teams afspraken niet consequent volgen of formele goedkeuringsprocessen omzeilen, ligt de eerste verbetering waarschijnlijk bij governance, verantwoordelijkheden en werkwijze.

Anders wordt het wanneer het platform simpelweg niet kan ondersteunen wat het project nodig heeft.

Procesverbetering kan namelijk geen mogelijkheden creëren die technisch niet aanwezig zijn. Als iedere deelnemende organisatie eigenaar moet blijven van haar eigen informatie, documenten via formele processen moeten worden uitgegeven en correspondentie tussen bedrijven volledig traceerbaar moet blijven, kan de beperking structureel in het platform zitten.

Daarom is het belangrijk om eerst het verschil tussen documentbeheer en documentcontrole goed te begrijpen. Documentbeheer gaat vooral over het opslaan, structureren en delen van informatie. Document control gaat verder en bepaalt hoe informatie wordt beoordeeld, goedgekeurd, vrijgegeven, gewijzigd en aantoonbaar beheerst.

Dat onderscheid wordt belangrijker naarmate de contractuele en organisatorische complexiteit van een project toeneemt.

1. Hoeveel onafhankelijke organisaties moeten samenwerken?

Microsoft SharePoint en Microsoft Teams kunnen prima functioneren voor samenwerking binnen één organisatie of binnen een relatief gesloten projectteam.

De situatie verandert wanneer opdrachtgevers, aannemers, ingenieursbureaus, consultants en leveranciers gecontroleerde informatie met elkaar moeten uitwisselen, terwijl iedere partij verantwoordelijk blijft voor haar eigen documenten en communicatie.

Oracle Aconex is een samenwerkingsplatform voor projectcontracten met meerdere partijen. Elke deelnemende organisatie beschikt over een eigen werkruimte en houdt controle over de informatie die zij deelt. Daarmee ontstaat het neutrale informatiemodel dat nodig kan zijn voor samenwerking in projecten waarbij meerdere organisaties betrokken zijn.

Als samenwerking voornamelijk binnen je eigen organisatie plaatsvindt, kan je huidige omgeving dus ruim voldoende zijn.

Maar hoe meer contractuele raakvlakken er ontstaan, hoe belangrijker het wordt dat partijen niet afhankelijk zijn van elkaars interne systemen, mappenstructuren of mailboxen. Op dat moment wordt een specifieke Common Data Environment steeds relevanter.

2. Hoeveel communicatie is contractueel van belang?

E mail is praktisch voor dagelijkse communicatie, maar wordt kwetsbaar zodra correspondentie later moet aantonen wat er daadwerkelijk is afgesproken.

Denk aan een instructie, technische vraag, ontwerpbesluit, wijziging, goedkeuring, claim of discussie over verantwoordelijkheden. Als die informatie verspreid staat over persoonlijke inboxen, wordt reconstructie lastig. Zeker wanneer medewerkers van rol veranderen of het project verlaten.

Het document zelf kan dan netjes in een centraal systeem staan, terwijl de discussie die tot de uiteindelijke versie heeft geleid nergens volledig is vastgelegd.

Oracle Aconex brengt documenten, correspondentie en besluiten samen in dezelfde projectomgeving. Het onveranderlijke audit trail legt vast wie informatie heeft verstuurd, ontvangen of behandeld en wanneer dat is gebeurd.

Dat betekent niet dat Aconex ieder contractueel geschil voorkomt. Het vervangt evenmin een juridische of contractuele beoordeling.

Wat het wel doet, is zorgen voor een veel betrouwbaarder projectdossier. Wanneer later moet worden vastgesteld wat er is gebeurd, welke informatie beschikbaar was en wie wanneer heeft gehandeld, is die reconstructie aanzienlijk beter onderbouwd.

Voor Nederlandse bouw, infrastructuur en energieprojecten met veel contractuele raakvlakken kan juist die aantoonbaarheid een belangrijk criterium zijn bij de keuze voor een samenwerkingsplatform.

3. Hoe complex zijn je beoordelingen en goedkeuringen?

Een beoordeling is zelden ingewikkeld wanneer één persoon één document moet goedkeuren.

De complexiteit ontstaat wanneer verschillende disciplines en organisaties betrokken zijn, wanneer beoordelingen in een bepaalde volgorde moeten plaatsvinden of wanneer verschillende soorten informatie verschillende goedkeuringsroutes volgen.

Op dat moment worden spreadsheets, losse actielijsten en handmatige herinneringen kwetsbaar. Een beoordeling kan dagen stilliggen zonder dat dit direct zichtbaar is. De impact wordt vaak pas duidelijk wanneer inkoop, engineering, uitvoering of de planning erdoor wordt geraakt.

Oracle Aconex ondersteunt configureerbare workflows. Daarmee leg je vooraf vast wie informatie moet beoordelen, beantwoorden of goedkeuren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.

Verantwoordelijkheden en reactietijden worden zichtbaar. Daardoor kun je eerder signaleren waar een proces stagneert en ingrijpen voordat een administratieve vertraging een leveringsprobleem wordt.

Meer workflow betekent overigens niet automatisch meer grip. Iedere extra goedkeuringsstap kost tijd en capaciteit.

Een goede inrichting begint daarom niet met de vraag hoeveel stappen Aconex technisch ondersteunt, maar met de vraag welke controles daadwerkelijk nodig zijn om risico's te beheersen.

4. Kunnen teams de actuele informatie betrouwbaar terugvinden?

Een mappenstructuur kan volkomen logisch zijn voor degene die haar heeft ingericht en tegelijkertijd onbegrijpelijk zijn voor een andere aannemer, leverancier of nieuwe collega.

Bij projecten met meerdere organisaties wordt dat probleem groter. Iedere partij kan eigen mappen, naamgeving en registers gebruiken. Daardoor ontstaat het risico dat verschillende teams op hetzelfde moment met verschillende versies van hetzelfde document werken.

Oracle Aconex gebruikt een projectbreed documentregister, afgesproken metadata en versiebeheer.

Een documentregister is een gestructureerd overzicht van projectdocumenten. Metadata is de beschrijvende informatie die aan een document wordt gekoppeld, bijvoorbeeld documenttype, discipline, status, revisie of verantwoordelijke partij.

In combinatie met versiebeheer helpt die structuur gebruikers vast te stellen welke informatie actueel is en welke geschiedenis eraan voorafging.

De technologie neemt de inhoudelijke afspraken echter niet van je over.

Naamgevingsconventies, revisieregels, metadata, statuscodes en verantwoordelijkheden moeten vooraf duidelijk zijn. Een platform kan deze afspraken afdwingen en ondersteunen, maar het kan niet namens het project bepalen wat goede governance is.

Dat onderscheid is belangrijk bij de beoordeling van Aconex. De waarde ontstaat niet alleen door het systeem zelf, maar door de combinatie van platform, processen en duidelijke verantwoordelijkheden.

5. Hebben informatie output items invloed op de gereedheid van je project?

Documentbeheer moet niet losstaan van projectbeheersing.

Een activiteit kan volgens de planning klaar zijn om te starten, maar in de praktijk nog steeds geblokkeerd zijn omdat een tekening niet is goedgekeurd, een vergunning ontbreekt of een ontwerppakket nog niet volledig is vrijgegeven.

Zolang informatie en planning afzonderlijk worden beheerd, kan dat risico relatief laat zichtbaar worden.

Oracle Aconex pakketten groeperen samenhangende documenten die gezamenlijk moeten worden opgeleverd. In combinatie met Oracle Primavera Cloud kan zo'n pakket worden gekoppeld aan een beperking voor een geplande activiteit. Dit is een voorwaarde waaraan moet zijn voldaan voordat een activiteit daadwerkelijk kan doorgaan.

Voor planners ontstaat daarmee een belangrijk extra inzicht. Niet alleen de geplande datum is zichtbaar, maar ook of de informatie die nodig is om het werk uit te voeren daadwerkelijk compleet, goedgekeurd en beschikbaar is.

Dat betekent niet dat een vertraagde documentlevering automatisch de planning opnieuw berekent.

De meerwaarde zit in iets anders: het leveringsrisico wordt eerder zichtbaar. Daardoor kan het projectteam handelen voordat het probleem de uitvoering bereikt.

Juist die verbinding tussen informatiebeheer en projectbeheersing maakt Aconex interessant wanneer documentstromen directe gevolgen hebben voor de voortgang van het project.

6. Zullen projectdeelnemers de nieuwe aanpak daadwerkelijk gebruiken?

Een geavanceerd samenwerkingsplatform heeft weinig waarde wanneer deelnemers formele communicatie alsnog via persoonlijke Microsoft Outlook inboxen versturen of actuele documenten buiten het afgesproken proces in SharePoint blijven bijwerken.

In dat geval is Oracle Aconex technisch aanwezig, maar functioneert het niet als het afgesproken registratiesysteem voor formele projectinformatie.

Adoptie is daarom geen activiteit die pas na de technische implementatie begint. De nieuwe werkwijze verandert hoe teams documenten uitgeven, correspondentie vastleggen, beoordelingen uitvoeren en verantwoordelijkheden overdragen.

Dat vraagt om werkbare processen, duidelijke verantwoordelijkheden, training per rol, tijdige onboarding van externe partijen en ondersteuning nadat het systeem live is gegaan.

Vervolgens moet je ook meten of de processen daadwerkelijk werken.

Denk aan achterstallige beoordelingen, oplopende reactietijden en workflowfasen waarin documentpakketten zich blijven ophopen. Zulke signalen maken zichtbaar waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of waar het proces opnieuw moet worden ingericht.

Bij langlopende projecten met veel partijen is de potentiële waarde groter. Daar worden gedurende langere tijd grote hoeveelheden documenten, beoordelingen en contractuele correspondentie tussen organisaties uitgewisseld.

Hoe meer van zulke raakvlakken er zijn, hoe belangrijker een neutrale werkwijze en een volledig gedeeld projectdossier worden.

7. Is je governance duidelijk genoeg om het platform goed in te richten?

Een Oracle Aconex implementatie begint niet bij gebruikersaccounts of het uploaden van bestaande documenten.

De belangrijkste keuzes moeten al daarvoor worden gemaakt.

Wat beschouw je als formele projectcommunicatie? Welke informatie hoort bij het officiële projectdossier? Welke partij mag welke informatie beoordelen of goedkeuren? Wat gebeurt er bij een nieuwe revisie? En welke informatie mag tussen organisaties worden gedeeld?

Belangrijke keuzes zijn onder andere:

• Leg afspraken vast voor naamgeving, nummering en revisies van documenten.

• Bepaal welke metadata en statuscodes nodig zijn.

• Leg verantwoordelijkheden binnen workflows en reactietermijnen vast.

• Definieer de structuur van organisaties, rollen en gebruikers.

• Bepaal toegangsrechten en vertrouwelijkheidsvereisten.

• Leg processen voor documentuitgifte en formele correspondentie vast.

• Organiseer training en wijs structurele verantwoordelijkheid voor het beheer toe.

Wanneer je begint met configureren voordat deze keuzes zijn gemaakt, bestaat het risico dat bestaande onduidelijkheden simpelweg naar een nieuw platform worden verplaatst.

Een succesvolle implementatie begint daarom met het gewenste samenwerkingsmodel en de governance die daarbij hoort. Daarna volgt pas de technische inrichting.

Is Oracle Aconex de juiste keuze voor jouw project?

De aanpak van samenwerking die door Oracle Aconex mogelijk wordt gemaakt wordt vooral relevant wanneer onafhankelijke organisaties gecontroleerde informatie uitwisselen, communicatie contractuele betekenis heeft, goedkeuringsprocessen over organisatiegrenzen heen lopen en een volledig en betrouwbaar projectdossier noodzakelijk is.

In die omstandigheden gaat de keuze voor Aconex niet alleen over documentbeheer. Het gaat over de manier waarop partijen gedurende de volledige looptijd van een project informatie met elkaar willen uitwisselen en verantwoordelijkheid willen vastleggen.

Aconex is niet automatisch de juiste oplossing voor ieder project.

Wanneer samenwerking grotendeels intern blijft, externe partijen beperkt betrokken zijn, workflows eenvoudig zijn en je bestaande platform voldoende controle biedt, kan investeren in betere processen binnen de huidige omgeving verstandiger zijn.

De kernvraag is dus niet of Oracle Aconex meer functionaliteiten heeft.

De kernvraag is of je huidige samenwerkingsmodel nog past bij de contractuele, organisatorische en informatiegerichte complexiteit van je projecten.

Waarom de implementatiepartner belangrijk is

Ook wanneer Aconex inhoudelijk goed bij je project past, bepaalt de implementatie voor een groot deel hoeveel waarde je uiteindelijk uit het platform haalt.

Je moet governance kunnen definiëren, workflows logisch kunnen inrichten, deelnemende organisaties goed kunnen onboarden en ervoor zorgen dat de afgesproken werkwijze ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Een goede implementatiepartner begint daarom niet bij de softwareconfiguratie. Eerst moet duidelijk worden hoe de huidige samenwerking verloopt, waar informatie verloren gaat, welke controles nodig zijn en welke processen verbeterd moeten worden.

Zoals besproken in ons artikel over het voorkomen van mislukkingen bij de implementatie van Project Controls-software, heeft de partner achter het platform direct invloed op de duurzaamheid van de gekozen aanpak.

Primaned combineert kennis van Oracle Aconex met ervaring in projectbeheersing, informatiebeheer, implementatie en procesverbetering. Daardoor begint het gesprek niet met een standaardconfiguratie of een licentievoorstel.

Het begint met je project.

Hoe werken de verschillende partijen nu samen? Waar ontstaan risico's? Welke informatie moet aantoonbaar worden beheerst? Welke processen moeten veranderen? En pas daarna: welke inrichting van Oracle Aconex ondersteunt die manier van werken het beste?

Kies een samenwerkingsmodel, geen lijst met functies

Wanneer samenwerking voornamelijk intern plaatsvindt, kan het verbeteren van bestaande processen en systemen de meest passende keuze zijn.

Wanneer onafhankelijke partijen samen grote hoeveelheden contractuele communicatie, complexe beoordelingen en informatie die bepalend is voor de uitvoering moeten beheren, kan een generieke documentenopslag uiteindelijk onvoldoende controle bieden.

Dat is het moment waarop Oracle Aconex serieus het overwegen waard wordt.

Niet omdat ieder complex project een nieuw platform nodig heeft, maar omdat de manier waarop informatie wordt beheerd moet passen bij de manier waarop het project contractueel en organisatorisch is ingericht.

Twijfel je waar jouw project op dat spectrum zit? Primaned kan samen met je beoordelen waar de echte beperking ligt: in de huidige processen, in de governance of in het platform. Zo krijg je eerst duidelijkheid over wat je project nodig heeft en kun je daarna onderbouwd bepalen of Oracle Aconex de juiste volgende stap is.