Waarom toolmigratie in projectbeheersing zelden puur technisch is

Het klinkt eenvoudig genoeg. Maar voor organisaties die grote, complexe bouw- of infrastructuurprojecten beheren, kan deze denkwijze tot kostbare risico's leiden.

Als je werkzaam bent in de IT, projectbeheersing of informatiemanagement, en je overweegt over te stappen van tools zoals Oracle Primavera P6 of Microsoft (MS) Project naar Oracle Primavera Cloud (OPC), dan helpt deze blog je te begrijpen wat er echt komt kijken bij een succesvolle migratie. Spoiler alert: het gaat niet alleen maar om het exporteren en importeren van data.

Het probleem: Een migratie is niet alleen een verandering van de tool maar raakt de kern van projectbeheersing

Op het eerste gezicht lijkt de migratie naar een nieuwe projectbeheersingstool een eenvoudig IT-project. Maar dit blijkt zelden zo te zijn.

Je verandert niet alleen van software. Jij bent waarschijnlijk ook bezig met het herontwerpen van de manier waarop jouw organisatie kritieke projecten beheerst, monitort en rapporteert. Vaak is het ook een moment waarop organisaties de kans willen grijpen om gegevens op te schonen en oude structuren te verwijderen. Een slecht geplande migratie kan dus de lopende activiteiten beïnvloeden of verstoren, de nauwkeurigheid van de rapportage beïnvloeden en leiden tot verlies van waardevolle gegevens. En wat nog belangrijker is, het kan het vertrouwen in jouw projectbeheersing verminderen.

De risico's van zelfmigratie

1. Technische uitdagingen

• Bestands- en gegevens-/coderingsstructuren tussen tools zoals P6, MS Project en OPC komen zelden overeen. Er zijn extra transformatiestappen nodig om gegevensverlies te voorkomen en gegevens opnieuw te herschikken naar jouw nieuwe structuren.

• Specialistische technische vaardigheden niet in huis. Projectbesturingsgegevens en vooral planningsgegevens vereisen specialistische kennis van niche bestandsformaten (XER, XML, Mppx en databases). Het overschatten van de capaciteiten van je technische vaardigheden wordt vaak over het hoofd gezien.

• Het uitvoeren van datamigraties vereist ook tijdelijk beveiligde, gecertificeerde infrastructuren om risico's van niet-compliance of datalekken tijdens de migratie te vermijden.

2. Organisatorische verstoring en gebruikersadoptie

• Migreren op het verkeerde moment kan dashboards verstoren, rapportagecycli vertragen en fouten in KPI's (en hun geschiedenis) veroorzaken. Een migratie is een project waarbij meerdere belanghebbenden betrokken en geraadpleegd moeten worden.

• Een overstap naar een andere toolset wordt vaak gebruikt als een kans om nieuwe vereenvoudigde processen en gegevensstructuren te introduceren. De overgang naar deze nieuwe regels vereist een goed verander-proces en een veranderings- en migratiestrategie. Het risico van een onstabiele en onduidelijke migratie wordt vaak onderschat.

• Als gebruikers niet actief worden betrokken, ontstaat er weerstand en ontbreekt het eigenaarschap voor de nieuwe oplossing. Door planners deel te laten uitmaken van het migratieproces, samen met de migratiespecialist, kunnen ze vertrouwd raken met de nieuwe toolsets zodat ze eigenaarschap kunnen nemen over hun projectgegevens.

3. Strategische verschillen

• Veel organisaties slaan de kritieke stap van het definiëren van de eerder genoemde migratiestrategie en -aanpak over. Zonder duidelijke mijlpalen, degelijke tests en fallback-opties worden problemen moeilijker op te sporen en te corrigeren.

• Oude gegevens worden vaak in bulk verplaatst of helemaal weggegooid. Dit creëert uitdagingen op de lange termijn voor auditing, historische benchmarking en toekomstige template-ontwikkeling.

• Mislukte zelfmigraties resulteren vaak in ongeplande downtime, verloren gegevens en kostbaar herstelwerkzaamheden. Dit zijn vermijdbare risico's wanneer een bewezen aanpak wordt gebruikt die wordt ondersteund door een specialist.

• Zonder een robuuste en duidelijke datastrategie kunnen organisaties ook hun mogelijkheden om in de toekomst gebruik te maken van AI, business intelligence of predictieve analyses beperken.

Het alternatief: Werk samen met een expert die projectbeheersing begrijpt

Voor een succesvolle migratie is meer nodig dan technische know-how. Er is een partner nodig die de operationele hartslag van jouw projectorganisaties begrijpt: hoe jouw planners denken, hoe jouw gegevensstroom loopt en wat continuïteit betekent voor jouw projectbeheersing. Ze hebben ervaring met het op elkaar afstemmen van data, tools, processen en mensen.

Wat een migratiepartner voor jouw organisatie kan toevoegen:

• Een gefaseerd, risico-gestuurd migratieplan dat past bij jouw unieke omgeving, gebaseerd op ervaringen uit het verleden met andere, vergelijkbare migraties.

• Diepgaande kennis van complexe toolsets zoals Primavera P6 en Microsoft Project Online, die maar door weinig partners succesvol worden ondersteund.

• End-to-end dekking van het gehele migratieproces, inclusief IST tot SOLL-analyse, datatransformatie, testen en gebruikersvalidatie.

• Een aparte en veilige, ISO 27001- of SOC2-gecertificeerde infrastructuur en organisatie voor tijdelijke gegevensverwerking. Je hoeft dat dus niet zelf apart te regelen, waardoor je installatie-/configuratiekosten reduceert.

• Gedetailleerde processen op basis van checklists die fouten en vergissingen verminderen. Ontwikkeld en geperfectioneerd gedurende voorgaande migraties.

• Flexibele planning, inclusief migraties 's avonds of in het weekend, waardoor de kans op downtime wordt beperkt.

• Training op maat om ervoor te zorgen dat gebruikers de nieuwe werkwijze snel omarmen en optimaal adopteren.

Praktijkcases: Zo ziet een geslaagde migratie eruit

Gasunie - Gefaseerde migratie met volledige betrokkenheid van gebruikers

Gasunie stapte over van meerdere tools, zoals Microsoft Project Online, naar OPC door middel van een gefaseerde migratiestrategie. Hierdoor kon elke planner en afdeling de controle en het overzicht behouden. Aangepaste training en actieve betrokkenheid van de kerngebruikers zorgden voor gedegen draagvlak en procescontinuïteit. De migratie van Microsoft Project Online vereiste speciale aangepaste scripts om ervoor te zorgen dat alle gegevens tijdig werden getransformeerd en geladen in OPC.

Strukton - Historische planningsgegevens veiligstellen

Strukton moest haar lopende projecten migreren van Primavera P6 naar OPC. Om ervoor te zorgen dat alle codes, planningen en baselines naar de juiste structuren werden gemigreerd, was specialistische kennis benodigd. De gevolgen van het verplaatsen van gegevens kon ertoe leiden dat bibliotheken op de verkeerde plaatsen zouden kunnen staan, met mogelijke problemen op het gebied van beveiliging en beheerbaarheid als gevolg. Een gestructureerd migratieplan hielp bij het tijdig verplaatsen van de gegevens naar het nieuwe systeem. Primaned ondersteunde ook bij het archiveren van de Primavera P6 projectgegevens.

Antea - Het maximale uit het migratiemoment halen

Met twee decennia aan historische gegevens was de migratie van Antea meer dan een technische taak. Samen met Primaned bepaalden ze welke gegevens ze moesten behouden, welke ze moesten archiveren en hoe ze hun planningsprocessen moesten afstemmen op de nieuwe toolset. Deze aanpak vormde de basis voor een sterkere en meer toekomstgerichte projectbeheersingsomgeving.

Antea moest hun bestaande Primavera P6-gegevens beschermen. Met behulp van een door Primaned ontwikkelde tool konden ze de belangrijkste planningsgegevens op een toegankelijke en gestructureerde manier uitlezen en archiveren. Geen enkele andere implementatiepartner kon dezelfde oplossing bieden.

Belangrijkste conclusie: Onderschat niet wat er allemaal bij komt kijken

Een migratie van projectbeheersing is veelal geen 'lift-and-shift'-actie. Het vereist technische, organisatorische en strategische afstemming. Als dit niet gebeurt, loopt je het risico op beschadigde rapporten, inconsistente planningsgegevens en een slechte acceptatie binnen jouw teams.

Als jij serieus wil werken aan het moderniseren en integrereren van jouw projectbeheersingstools, dan kan je het beste beginnen met een Quickstart. De eerste fase helpt jouw om het verschil tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste toekomstige situatie (SOLL) van het systemen in kaart te brengen. Het geeft je duidelijkheid over scope, complexiteit en de eerste stappen in een migratiestrategie voordat je beslissingen neemt die onomkeerbaar zijn.