Warum die Migration von einer Projektsteuerungssoftware zu einer anderen selten nur ein technischer Wechsel ist

Picture > ''Wir werden es einfach selbst migrieren''

Das klingt einfach genug. Für Organisationen, die jedoch große, komplexe Bau- oder Infrastrukturprojekte verwalten, kann diese Denkweise zu kostspieligen Risiken führen.

Das Problem: Eine Migration ist mehr als nur ein Toolwechsel

Auf den ersten Blick mag die Migration zu einem neuen Projektsteuerungs-Tool wie ein einfaches IT-Projekt erscheinen. Die Realität sieht jedoch anders aus. Es handelt sich um eine strategische Umstellung.

Sie wechseln nicht nur die Software. Wahrscheinlich werden Sie auch die Art und Weise neu gestalten, wie Ihr Unternehmen wichtige Projekte plant, überwacht und darüber berichtet. Oft nutzen Unternehmen diesen Moment, um Daten zu bereinigen und veraltete Strukturen zu entfernen. Eine schlecht geplante Migration kann den laufenden Betrieb beeinflussen oder stören, die Genauigkeit der Berichterstattung beeinträchtigen und zum Verlust wertvoller Daten führen. Vor allem aber kann sie das Vertrauen in Ihre Projektsteuerung beeinträchtigen.

Die Risiken der Selbstmigration

1. Technische Herausforderungen

• Datei- und Daten-/Codierungsstrukturen zwischen Tools wie P6, MS Project und OPC stimmen selten überein. Es sind zusätzliche Transformationsschritte erforderlich, um Datenverluste zu vermeiden und die Daten mit Ihren neuen Strukturen abzugleichen.

• Technischen Fachkenntnisse sind nicht auf dem neuesten Stand. Für Projektsteuerungsdaten und insbesondere Terminplandaten ist Fachwissen über Nischen-Dateiformate (XER, XML, MPPX und Datenbanken) erforderlich. Die eigenen technischen Fähigkeiten werden oft überschätzt.

• Für die Durchführung von Datenmigrationen sind außerdem vorübergehend sichere, zertifizierte Infrastrukturen erforderlich, um Risiken wie die Nichteinhaltung von Vorschriften oder Datenverletzungen während der Migration zu vermeiden.

2. Organisatorische Unterbrechung und Benutzerakzeptanz

• Eine Migration zum falschen Zeitpunkt kann Dashboards stören, Berichtszyklen verzögern und zu Fehlern in den KPIs (und deren Verlauf) führen. Da es sich bei einer Migration um ein Projekt handelt, das die Einbeziehung und Konsultation mehrerer Interessengruppen erfordert, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich.

• Der Wechsel zu einem anderen Toolset bietet die Möglichkeit, neue, vereinfachte Prozesse und Datenstrukturen einzuführen. Die Umstellung auf die neuen Regeln erfordert ein angemessenes Änderungsmanagement sowie eine Änderungs- und Migrationsstrategie. Das Risiko einer instabilen und unklaren Migration wird jedoch häufig unterschätzt.

• Eine mangelnde Einbeziehung der Benutzer führt zu Widerstand und einer geringen Akzeptanz der neuen Lösung. Wenn man die Planer zusammen mit dem Migrationsspezialisten in den Migrationsprozess einbezieht, können sie sich mit den neuen Werkzeugen vertraut machen und die Verantwortung für ihre Projektdaten übernehmen.

3. Strategische Lücken

• Viele Unternehmen versäumen es, die kritische Migrationsstrategie und -methode zu definieren. Ohne klare Meilensteine, vernünftige Tests und Ausweichmöglichkeiten lassen sich Probleme nur schwer erkennen und beheben.

• Altdaten werden häufig in großen Mengen verschoben oder sogar vollständig verworfen. Das hat langfristige Auswirkungen auf die Prüfung, das historische Benchmarking und die Entwicklung künftiger Vorlagen.

• Fehlgeschlagene Selbstmigrationen führen häufig zu ungeplanten Ausfallzeiten, Datenverlusten und kostspieligen Nacharbeiten. Diese Risiken sind vermeidbar, wenn ein bewährter Ansatz mit Unterstützung eines Spezialisten verwendet wird.

• Ohne eine robuste und klare Datenstrategie sind Unternehmen auch in ihrer zukünftigen Nutzung von KI, Business Intelligence oder prädiktiven Analysen eingeschränkt.

Die Alternative: Arbeiten Sie mit einem Experten zusammen, der sich mit Projektsteuerung auskennt

Für eine erfolgreiche Migration ist mehr als nur technisches Know-how erforderlich. Sie erfordert einen Partner, der den operativen Herzschlag Ihrer Projektorganisationen versteht, der weiß, wie Ihre Planer denken, wie Ihre Daten fließen und was Kontinuität für Ihre Projektsteuerung bedeutet. Sie bringen Erfahrung in der Abstimmung von Daten, Tools, Prozessen und Menschen mit.

 Durch die Zusammenarbeit mit einem engagierten Migrationspartner gewinnen Sie:

• Sie werden auf dem Weg zu einem schrittweisen, risikogesteuerten Migrationsplan begleitet. Dieser basiert auf Ihrer einzigartigen Umgebung und nutzt Erfahrungen aus anderen, vergleichbaren Migrationen.

• Erfahrung mit komplexen Tools wie Primavera P6 und Microsoft Project Online, die nur von sehr wenigen Partnern erfolgreich unterstützt werden können.

• End-to-End-Abdeckung des gesamten Migrationsprozesses, einschließlich IST-zu-SOLL-Analyse, Datentransformation, Tests und Benutzervalidierung.

• Eine separate und sichere, ISO 27001- oder SOC2-zertifizierte Infrastruktur und Organisation für die vorübergehende Datenverarbeitung. Sie müssen sich also nicht selbst darum kümmern, wodurch sich die Installations- und Konfigurationskosten reduzieren.

• Detaillierte, auf Checklisten basierende Prozesse, die Fehler und Versäumnisse reduzieren. Entwickelt und perfektioniert während früherer Migrationen.

• Flexible Zeitplanung, einschließlich Migrationen am Abend oder am Wochenende, um Ausfallzeiten zu reduzieren.

• Maßgeschneiderte Schulungen, um sicherzustellen, dass die Benutzer die neue Arbeitsweise verstehen und akzeptieren.

Beispiele aus der Praxis: Wenn die Migration richtig gemacht wird

Gasunie: Phasenweise Migration mit voller Einbeziehung der Benutzer

Gasunie wechselte mithilfe einer schrittweisen Migrationsstrategie von mehreren Tools, wie Microsoft Project Online, zu OPC. Dies ermöglichte es jedem Planer und jeder Abteilung, die Kontrolle und den Überblick zu behalten. Maßgeschneiderte Schulungen und die aktive Einbindung der wichtigsten Benutzer sorgten für eine langfristige Akzeptanz und Prozesskontinuität. Für die Migration von Microsoft Project Online waren spezielle kundenspezifische Skripte erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Daten rechtzeitig transformiert und in OPC geladen wurden.

Strukton: Sicherung von historischen Planungsdaten

Strukton musste seine laufenden Projekte von Primavera P6 auf OPC migrieren. Um sicherzustellen, dass alle Codes, Zeitpläne und Baselines in die richtigen Strukturen migriert wurden, waren spezielle Fähigkeiten erforderlich. Die Auswirkungen der Datenverschiebung konnten dazu führen, dass Bibliotheken an den falschen Stellen platziert wurden, was Sicherheits- und Verwaltungsprobleme zur Folge haben konnte. Ein strukturierter Migrationsplan half dabei, die Daten rechtzeitig in das neue System zu überführen. Primaned unterstützte zudem bei der Archivierung der Primavera-P6-Projektdaten.

Antea - Das Beste aus dem Moment der Migration machen

Mit zwei Jahrzehnten an Altdaten war die Migration bei Antea mehr als nur eine technische Aufgabe. Gemeinsam mit Primaned wurde ermittelt, welche Daten beibehalten und welche archiviert werden sollten und wie sich die Planungsprozesse an das neue Toolset anpassen ließen. Dieser Ansatz bildete die Grundlage für eine stärkere, zukunftssichere Projektsteuerungsumgebung.

Antea musste seine vorhandenen Primavera P6-Daten schützen. Mithilfe eines von Primaned entwickelten Tools konnten sie wichtige Planungsdaten extrahieren und auf strukturierte Weise archivieren. Kein anderer Implementierungspartner konnte die gleiche Lösung anbieten.

Wichtigste Erkenntnis: Unterschätzen Sie nicht, was alles dazugehört

Eine Migration von Projektsteuerungstools ist kein einfacher Vorgang. Er erfordert eine technische, organisatorische und strategische Abstimmung. Andernfalls riskieren Sie fehlerhafte Berichte, inkonsistente Planungsdaten und eine schlechte Akzeptanz durch Ihre Teams.

Wenn Sie Ihre Projektsteuerungstools modernisieren und vereinheitlichen möchten und Dies ernst meinen, beginnen Sie am besten mit einem Quickstart. In dieser ersten Phase wird die Lücke zwischen Ihrem aktuellen System (IST) und Ihrem zukünftigen Zustand (SOLL) aufgezeigt. So erhalten Sie Klarheit über den Umfang, die Komplexität und die ersten Schritte einer Migrationsstrategie, bevor Sie unumkehrbare Entscheidungen treffen.