Cómo la gestión de proyectos reduce riesgos y costes, mejora la planificación y te ayuda a ganar más licitaciones

Según una encuesta reciente, el 93% de los planificadores de proyectos considera que la gestión de proyectos es importante. ¿Por qué?

Es muy sencillo.

Porque es la forma más directa de reducir riesgos, contener costes y mejorar la planificación del equipo. Y, al hacerlo, también te ayuda a ganar más licitaciones.

En la práctica, esto se traduce en nuevos contratos que impulsan el crecimiento y el desarrollo de tu empresa.

¿Por qué fracasan los proyectos?

"Un proyecto rara vez descarrila por un único problema; normalmente hace falta una cadena de fallos a lo largo del camino para ponerlo en peligro”, afirma Daryl Walcroft, de PwC.

Y todo apunta a que Walcroft tiene razón.

De hecho, varios problemas aparentemente menores pueden acumularse y acabar teniendo un impacto mucho mayor —y mucho más dañino— en un proyecto.

Por ejemplo:

• Planificación deficiente del proyecto

• Estimaciones poco realistas o imprecisas

• Falta de gobernanza del proyecto

• Dirección/gestión del proyecto insuficiente

• Seguimiento y control del proyecto insuficientes

• Alcance y definición del proyecto poco claros

• Comunicación deficiente

• Falta de colaboración

• Lentitud en la toma de decisiones

• Identificación insuficiente de riesgos potenciales

• Estrategias de respuesta al riesgo inadecuadas

• Omisiones que obligan a rehacer trabajo (y duplican esfuerzos)

Todas forman parte de una buena gestión de proyectos.

Si los equipos de planificación adoptaran de verdad la gestión de proyectos —apoyándose en formación específica—, es probable que muchos de estos problemas habituales pudieran evitarse.

Deloitte coincide con esta idea y estima que alrededor de la mitad de los proyectos fracasan debido a una gestión deficiente.

Al implementar mecanismos de control adecuados, los planificadores de proyectos pueden reducir riesgos y ahorrar dinero.

Reducir el riesgo de los proyectos

La gestión de proyectos permite a tu equipo de planificación supervisar de forma continua el estado del proyecto para detectar a tiempo riesgos que podrían acabar llevándolo al fracaso.

La palabra clave es “continua”.

Aunque la mayoría de los equipos ya cuenta con una estrategia de gestión de riesgos, solo se consigue una gestión realmente eficaz cuando esa estrategia se integra activamente en los procesos de planificación y control del proyecto.

Además, muchas estrategias existentes se centran demasiado en generar curvas en “S” a partir de datos y resultados históricos.

Con una gestión de proyectos bien aplicada, el equipo puede dejar de mirar al retrovisor y empezar a mirar hacia delante: anticipar obstáculos con mayor precisión y tomar medidas proactivas para evitar contratiempos.

Si estás valorando incorporar una herramienta de gestión de proyectos como Primavera, sus funcionalidades de análisis de riesgos están integradas directamente en el software, lo que permite un ciclo de vida completo de análisis que contempla la planificación de costes, los costes y otros riesgos habituales del proyecto.

Esto puede ayudar a tu equipo a poner en marcha acciones realistas que conviertan el riesgo en nuevas oportunidades.

A menudo se habla de la gestión de proyectos en términos de reducción del riesgo asociado a los procesos. Pero muchos responsables de planificación no siempre tienen en cuenta que también puede reducir los riesgos relacionados con las personas.

La gestión de proyectos ayuda a que todo el equipo trabaje de forma coherente, siguiendo procesos estandarizados, lo que minimiza el riesgo de errores humanos que podrían tener consecuencias importantes.

Minimizar los costes del proyecto

La gestión de riesgos y la gestión de costes están estrechamente relacionadas.

Cuando un proyecto se sale del presupuesto, suele deberse a imprevistos o a una planificación de costes poco eficaz desde el inicio.

Por desgracia, los errores en las estimaciones y en el control de costes son de los problemas más habituales durante la ejecución. En el sector de la construcción, diversos estudios indican que entre el 10% y el 15% de los proyectos terminan superando el presupuesto.

Con acceso a más datos (y datos más precisos en tiempo real), mejor colaboración entre las partes interesadas, una programación más sólida y una gestión de riesgos más eficaz —todo ello alcanzable mediante una buena gestión de proyectos—, es posible que los equipos ahorren dinero, incluso teniendo en cuenta los costes iniciales asociados a su implementación.

Se ha planteado que las empresas pueden ahorrar, de media, entre un 5% y un 10% del gasto de capital mediante la gestión de proyectos.

Un caso práctico de Oracle, desarrollador de Primavera, también señala que una empresa consiguió reducir el gasto del proyecto al disminuir en un 50% el tiempo dedicado a tareas administrativas gracias al uso de Primavera, que les permitió planificar y gestionar con mayor facilidad.

Cómo impulsa el éxito el control de proyectos

La gestión de proyectos —cuando se aplica correctamente— puede ayudarte a lograr objetivos que muchas empresas persiguen durante años, por ejemplo:

• Garantizar que todas las partes interesadas consultan las mismas fuentes de datos.

• Facilitar una toma de decisiones proactiva en lugar de reactiva.

• Predecir resultados de forma fiable usando datos en tiempo real, no solo históricos.

• Identificar problemas y actuar antes de que impacten en el proyecto.

• Acelerar la toma de decisiones para aprovechar oportunidades críticas.

• Asegurar la responsabilidad compartida del equipo sobre los resultados del proyecto.

Aun así, pese a sus ventajas, se estima que en sectores como la construcción muchas empresas todavía no han adoptado plenamente esta forma de trabajar.

La gestión de proyectos es clave para lograr resultados de éxito. Ahora es el momento de cambiar.