Por qué la gestión de proyectos te ayuda a lograr un sistema de planificación integral para la recopilación y el almacenamiento de datos del proyecto

Por qué la gestión de proyectos te ayuda a lograr un sistema de planificación integral para la recopilación y el almacenamiento de datos del proyecto

No es raro que los equipos de planificación trabajen con un enfoque de planificación integrada.

Es posible que tú también lo estés haciendo.

Un sistema de planificación integrado es aquel en el que el control por departamento o disciplina sobre distintas partes de un mismo proyecto recae en el equipo o stakeholder correspondiente.

Por ejemplo, un proyecto de construcción puede incluir ámbitos como la planificación, la estimación, las compras, la ejecución, el mantenimiento, etc.

En un sistema de planificación integrado, cada uno de esos ámbitos se gestiona por separado desde su área responsable.

Este modelo puede ser sencillo y fácil de poner en marcha: permite que cada disciplina trabaje como mejor le encaja y con las herramientas que ya domina. Pero también tiene una cara B: el proyecto puede acabar fragmentado, con prioridades que compiten entre sí y decisiones poco alineadas.

Para muchas personas responsables de planificación de proyectos, suele ser más efectivo buscar cómo acercar a todos los stakeholders, asegurando la recopilación de datos desde todas las disciplinas para tomar decisiones mejores, más inteligentes y con más contexto.

Y hay una forma de hacerlo… se llama planificación integral.

Teoría integral

La teoría integral surgió en los años 70, impulsada por el filósofo estadounidense Ken Wilber.

Wilber buscaba una manera de reunir múltiples ideas y enfoques —de distintos pensadores— en un marco único y coherente.

Hoy, esa teoría está transformando la forma de planificar, porque permite abarcar todas las dimensiones del proyecto desde una perspectiva verdaderamente holística.

Cómo construir un sistema de planificación integral

Un sistema de planificación integral utiliza una metodología de “visión global” para asegurar que cada stakeholder participe —en mayor o menor medida— en todos los aspectos del proyecto.

Cubre el 100% del alcance, teniendo en cuenta todos los factores desde la generación de la idea hasta el cierre.

Esto ayuda a que quienes toman decisiones valoren el proyecto como un todo cuando definen los siguientes pasos, en lugar de estar condicionados únicamente por lo que ocurre “en su área”.

Además, este enfoque puede ayudarte a atraer clientes y ganar licitaciones, porque el equipo puede demostrar una visión completa de la planificación end-to-end, incluyendo componentes internos y externos del proyecto.

¿Por qué es tan importante la planificación integral?

Cuando adoptas un enfoque de planificación integral, te aseguras de que todo el mundo accede a los mismos datos, al mismo tiempo. Da igual la disciplina o el rol dentro del proyecto: todos están mirando la misma información.

Eso es justo lo que necesitas para impulsar una nueva generación de planificación basada en datos.

La recopilación de datos del proyecto y su almacenamiento (data warehousing) son cada vez más importantes, porque los equipos de planificación manejan más información —y de más fuentes— que nunca.

En lugar de ignorar esos datos, conviene aprovecharlos, analizarlos con criterio y actuar en consecuencia para decidir con más seguridad hacia dónde debe avanzar el proyecto.

El problema de tomar decisiones sin apoyarse en datos es que pueden verse influenciadas por muchos factores: desde diferencias de información entre disciplinas hasta el estado de ánimo del día o, incluso, percepciones personales sobre quien propone una idea.

La toma de decisiones basada en datos reduce esas distorsiones. Te permite que tanto el equipo de planificación como el resto del proyecto decidan de forma consistente basándose en datos fiables, en tiempo real, y también en datos almacenados de proyectos anteriores.

Está claro: hace falta un sistema que facilite la recopilación y el almacenamiento de datos del proyecto.

Y existe. Se llama gestión de proyectos, y hay 3 formas en las que puede ayudarte:

1. Herramientas

Cuando eliges el software de gestión de proyectos adecuado (por ejemplo, Primavera), puedes crear una planificación completa y aprovechar funcionalidades como relaciones, roles, Baseline, y la introducción y análisis del progreso.

Estas herramientas permiten recopilar datos desde múltiples fuentes y reunirlos en una única interfaz a la que los stakeholders —de todas las áreas— pueden acceder, analizar y utilizar.

2. Fiabilidad

Algunas personas responsables de planificación de proyectos intentan incorporar más datos a sus decisiones usando Excel para recopilar y almacenar información. Pero la realidad es que las hojas de cálculo suelen ser menos fiables y más propensas a errores que las herramientas especializadas de gestión de proyectos.

De hecho, diversos estudios indican que una gran parte de las hojas de cálculo contiene al menos un error.

Y en planificación, ya sabes lo que significa: a veces basta un solo fallo para desviar un proyecto entero.

3. Gestión multiproyecto

Estas herramientas pueden incluir varios proyectos a la vez, y varios profesionales pueden trabajar sobre la misma planificación de forma simultánea.

Así se elimina la necesidad de tener plataformas separadas para distintos proyectos y, además, permite evaluar riesgos y decisiones usando datos almacenados de proyectos similares anteriores.

Al centralizar la información, el sistema “almacena” el conocimiento para que los datos puedan considerarse siempre en la toma de decisiones

Transparencia, comunicación y colaboración: el gran impacto

Usar la gestión de proyectos para alcanzar un sistema de planificación integral orientado a la recopilación y el almacenamiento de datos aporta muchos beneficios; especialmente transparencia, comunicación y colaboración.

Cuando todos trabajan con las mismas herramientas, con procesos estandarizados y con acceso a la misma información, es más fácil reducir riesgos y minimizar costes: puedes detectar obstáculos potenciales antes, incorporarlos al plan y aumentar las probabilidades de éxito desde el inicio de la planificación.