Gestión de proyectos: qué es y cómo puede ayudar a tu equipo a obtener mejores insights del proyecto y mejorar el rendimiento de la planificación

“Que los proyectos terminen por debajo del presupuesto es la excepción, no la norma”.

Eso es algo que todos los jefes de planificación de proyectos ya saben.

Es algo que cualquier responsable de planificación de proyectos conoce bien. Y precisamente por eso, dar más apoyo a los planificadores —con procesos claros, datos fiables y herramientas adecuadas— puede marcar una diferencia enorme: mejores insights del proyecto, decisiones más sólidas y una planificación con mayor rendimiento.

La buena noticia es que la gestión de proyectos puede ayudarte a conseguirlo.

Es hora de cambiar

El rol de los planificadores de proyectos hoy es más complejo que nunca.

Tu equipo tiene que recopilar información de una gran variedad de departamentos y partes interesadas: desde ingeniería y promotores hasta proveedores, compras y finanzas. Y, una vez que por fin tienen todos esos datos, deben encajarlos en un marco de gestión de proyectos sin perder de vista el panorama general.

Piénsalo un momento: desde los planificadores más veteranos hasta las incorporaciones más recientes, tu equipo recibe en pocos días datos procedentes de decenas (a veces cientos) de herramientas y equipos, a menudo repartidos por distintos países. Después, toca lo más difícil: ordenar, analizar y consolidar todo eso en un único informe que facilite tomar decisiones.

¿Y si los datos no son del todo correctos?

Entonces tus planificadores intentan orientar el proyecto “a ciegas”, sin los insights necesarios. Y eso aumenta el riesgo de perder licitaciones relevantes, de asumir riesgos innecesarios o de tomar decisiones demasiado tarde.

Tu equipo no puede seguir trabajando así.

Especialmente si quieres demostrar el valor real de la planificación de proyectos dentro de la empresa y elevar la visibilidad del departamento ante dirección. Es hora de cambiar.

Pero cambiar no significa solo incorporar nuevas herramientas o poner a “los mejores” en cada proyecto. Cambiar significa estandarizar procesos para ganar eficiencia, consistencia y capacidad de anticipación.

¿No es momento de que tu equipo tenga por fin el control, y pueda gestionar mejor sus proyectos a través de datos fiables?

Aquí es donde entran en juego la gestión de proyectos y la formación en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos engloba un conjunto de disciplinas que tu equipo puede aplicar para dar solidez a la planificación, las estimaciones y la toma de decisiones.

Cuando integras estos controles desde la fase de planificación, resulta mucho más sencillo:

• construir modelos operativos coherentes,

• analizar datos con fiabilidad,

• anticipar resultados,

• generar informes útiles,

• gestionar riesgos,

• y convertir la información en decisiones accionables.

El objetivo es claro: ganar más licitaciones, reducir incertidumbre y aportar más valor a todas las partes interesadas.

La gestión de proyectos puede incluir, entre otros:

• Planificación y programación

• Gestión de riesgos

• Estimación de costes del proyecto

• Gestión de cambios

• Control documental

• Gestión de compras y proveedores

• Informes y seguimiento

• Registro de riesgos

…y cualquier otro mecanismo que ayude a que el proyecto avance con más control y previsibilidad.

Algunos elementos —como planificación, programación, estimación de costes, riesgos e informes— se aplican prácticamente en cualquier proyecto. Otros (por ejemplo, determinados registros o controles específicos) dependen más del sector y del tipo de contrato.

Si este concepto te suena nuevo, es normal. Aunque aporta muchísimo valor, en muchos entornos aún no se percibe como una disciplina especializada “por sí sola”. Aun así, cada vez más equipos están entendiendo su impacto directo en el rendimiento de la planificación, especialmente por su capacidad para mantener los proyectos dentro de plazo y presupuesto.

Y los datos lo dejan claro: una parte importante de los megaproyectos acaba con sobrecostes significativos y retrasos relevantes frente a lo planificado inicialmente.

Por eso, para un responsable de planificación, ignorar el valor de la gestión de proyectos ya no es una opción.

¿Por qué ahora?

Hay dos grandes motivos por los que la gestión de proyectos se está convirtiendo en un pilar imprescindible:

1) Más datos (y más fuentes) que nunca

A medida que los planificadores de proyectos han ido adoptando —a menudo de forma gradual— las herramientas digitales, también han aprendido a gestionar con eficacia un volumen de datos cada vez mayor.

Y eso, en sí mismo, es una buena noticia.

Sin embargo, la crisis sanitaria global dio a muchos equipos acceso a todavía más información, prácticamente de un día para otro, y no siempre ha sido fácil gestionarla a esa escala.

Con cerca de un 30% de la población activa mundial trabajando en remoto (al menos parte del tiempo), la comunicación se ha vuelto menos verbal y más digital.

¿El resultado? Más datos “tangibles” y una necesidad clara: contar con una estructura estandarizada para la recopilación de información y la elaboración de informes.

2) Un entorno con menos margen de error