Projektrisiko senken: Wie Sie Projektfehler überwachen, abfangen und proaktiv beheben können

Projektrisiko senken: Wie Sie Projektfehler überwachen, abfangen und proaktiv beheben können

Die Verringerung des Projektrisikos steht bei jedem Projekt ganz oben auf der Tagesordnung. Allerdings gibt es bei jedem Projekt viele verschiedene Formen von Risiken, darunter Termin-, Zeit-, Kosten-, Umfangs- und Ressourcenrisiken. Das Risiko ist überall. Und wie Sie bereits wissen, ist es bei der Arbeit mit manuellen Systemen wie Excel schwierig - wenn nicht gar unmöglich - den Einblick zu gewinnen, den Sie benötigenum die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht, richtig vorherzusagen. Für Manager bedeutet dies oft ein hohes Maß an Stress, da sie versuchen Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass die Projekte sowohl pünktlich als auch innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Natürlich kann es sowohl für das Team als auch für das gesamte Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, wenn die falschen Entscheidungen getroffen werden, die Lösungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden oder ein kritisches Risiko übersehen wird, insbesondere wenn der Kunde Strafen für Terminüberschreitungen einführt. 

Reduzierung des Projektrisikos und damit der Projektverzögerung muss eine Priorität sein. Und das bedeutet, dass die internen Prozesse angepasst werden müssen.

Ändern Sie Ihre Sichtweise

Denken Sie darüber nach, wie Ihre Abteilung heute arbeitet. Ihr Team wird wahrscheinlich nur dann in die Planung und Risikoanalyse einbezogen, wenn etwas schief geht, richtig? Es ist an der Zeit, das zu ändern und genau andersherum zu arbeiten. Machen Sie das Risiko von Beginn des Planungsprozesses an zu einem wichtigen Thema, damit die Teams auf alle Eventualitäten vorbereitet sind. 

Das System Oracle Primavera Cloud kann diesen Mindchange vollständig unterstützen. Und wenn Sie Ihren Business Case für die OPC-Implementierung präsentieren, ist es nur natürlich, dass die Verringerung des Projektrisikos einer der Hauptvorteile sein wird, auf den Sie sich konzentrieren werden. Eine Frage, die Ihnen während Ihrer Präsentation wahrscheinlich gestellt werden wird, ist die nachfolgende: Wie können die Software und die Implementierung das Risiko bei unserer Terminplanung verringern?

Auf diese Frage gibt es eine überzeugende dreiteilige Antwort, die Sie Ihrem Management geben können: OPC hilft Teams, Projektfehler zu überwachen, abzufangen und proaktiv zu beheben, bevor sie sich auf das Gesamtergebnis auswirken und reduziert so das Projektrisiko von Anfang an.

Projektrisiko überwachen

Die OPC-Integration versetzt Sie und Ihr Team in die Lage, Projektrisiken über das „Oracle Primavera Cloud Risk Register“ zu überwachen. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die es ermöglicht, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten, zu kategorisieren und vor allem während der gesamten Dauer des Projektlebenszyklus zu überwachen. Alle möglichen Risiken können im Risikoregister protokolliert werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, wichtige Details hinzuzufügen, z. B. eine Beschreibung des Risikos, den aktuellen Status, die Wahrscheinlichkeit des Risikos und die Auswirkungen, die es auf den Erfolg des Projekts haben könnte. 

Mithilfe der Risikofunktionen in OPC können Teams Monte-Carlo-Simulationen durchführen, um die wichtigsten zu überwachenden Risiken zu identifizieren, und regelmäßig Wahrscheinlichkeitskurven erstellen, aus denen hervorgeht, ob das Projekt in Bezug auf Zeit- und Kostenschätzungen auf dem richtigen Weg ist. Es ist auch möglich, Histogrammkurven zu erstellen, um den Kunden über Veränderungen des Risikos zu informieren.

Projektrisiko abfangen

Wenn Projektrisiken effektiv identifiziert und überwacht werden, können sie auch effektiv abgefangen werden, um sicherzustellen, dass sie nur geringe oder gar keine Auswirkungen auf das Gesamtergebnis haben. Oracle Primavera Cloud ermöglicht es Planern, strategische Reaktionspläne auf Risiken zu erstellen und ruhige, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Risiko abfangen, bevor es zu einem größeren Problem wird. 

Dies wird durch den Aufbau eines Risikokontextes im Vorfeld erreicht, der es Ihnen ermöglicht, Aktionspläne zu erstellen, die Probleme bereits im Keim ersticken. Sie können Maßnahmen zur Risikobewältigung in den Kontext der Risikovorbereitung einfügen, mit denen sich Risiken, die durch die Überwachung als immer wahrscheinlicher eingestuft wurden, effektiv und effizient eindämmen lassen. 

Sobald die Maßnahmen zur Risikominderung umgesetzt wurden, kann ein Risikoanalysebericht erstellt werden, der zeigt, ob die Abfangmaßnahmen das Projektrisiko erfolgreich reduziert haben. Ist dies nicht der Fall, kann ein Risikokontext für die Zeit nach der Reaktion erstellt werden, um Projektfehler proaktiv zu beheben.

Proaktives Lösen von Projektfehlern

Sollte ein Risikoanalysebericht zu dem Ergebnis kommen, dass die Abfangmaßnahmen das Projektrisiko nicht verringern konnten, ist es immer noch möglich, die Auswirkungen des Risikos auf die Lieferung zu minimieren, indem Projektfehler frühzeitig proaktiv behoben werden, sodass kleine Probleme nicht zu größeren, kostspieligeren Problemen werden. Mit OPC können Sie jetzt vorbeugen, statt später zu reparieren. 

Wie Sie bereits wissen, gibt es immer einige Risiken, die in der Abfangphase nie vollständig beseitigt werden können. Ihre Auswirkungen können jedoch durch einen Risikokontext nach der Reaktion erheblich reduziert werden, der es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, die Maßnahmen zu dokumentieren, die ergriffen werden sollten, um die negativen Auswirkungen im Falle des Falles zu mildern.

Die Bedeutung der Reduzierung von Projektrisiken

Die Reduzierung des Projektrisikos ist wichtig für Ihre Kunden, Ihren Ruf und Ihr Unternehmen. Aber es ist auch für Sie und Ihr Team wichtig. Wenn Sie Projektrisiken erfolgreich reduzieren, indem Sie Projektfehler überwachen, abfangen und proaktiv beheben, verwandelt sich Ihr Team von Feuerwehrleuten in Brandverhinderer. Und das ist der Schlüssel zum Erfolg für Ihr Team. 

Wenn Ihr Team nicht ständig versucht, Brände zu löschen, und wenn Sie nicht dazu herangezogen werden, Ihrem Team bei der Behebung von Problemen zu helfen, haben Sie alle mehr Zeit, sich auf den Aufbau einer stärkeren, robusteren und widerstandsfähigeren Planungsabteilung zu konzentrieren. Sie werden mehr Zeit haben, sich zu informieren, Mitarbeiter zu begleiten, Dinge zu besprechen und Strategien zu entwickeln. So können Sie sicherstellen, dass sowohl Ihr Team als auch Ihre Führungsqualitäten die Anerkennung erhalten, die sie verdienen.