Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Finanzabteilung hat eine Zahl, die Planungsabteilung eine andere und die Risikoabteilung eine dritte. Die Berichte kommen wochenlang zu spät, jede Abteilung präsentiert eine andere Wahrheit und die Diskussionen im Management enden im Rätselraten.
In vielen Projektorganisationen sind die Daten nach wie vor in Silos untergebracht: Die Finanzen befinden sich in Tabellenkalkulationen, die Zeitpläne in Primavera P6, die Ressourcen in ERP- oder HR-Tools und die Risiken werden an anderer Stelle erfasst. Diese Fragmentierung führt zu Verzögerungen und Fehlern und zwingt Führungskräfte, Entscheidungen auf Basis ihrer Intuition zu treffen. Das bedeutet für viele Führungskräfte, dass sie Portfolioentscheidungen im Wert von mehreren Millionen Euro auf Basis unvollständiger oder widersprüchlicher Informationen treffen müssen.
Studien zeigen: Ohne integrierte BI-Ebene werden fast zwei Drittel aller Portfolioentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen. Integrierte Analytik ändert dieses Bild. Tagesaktuelle KPIs, klare Drilldowns und einheitliche Definitionen verringern die Abhängigkeit von Intuition auf etwa ein Fünftel. Führungskräfte erhalten eine einzige Wahrheit, erkennen Budget- und Zeitplanrisiken früher und treffen fundiertere Entscheidungen. Das führt zu weniger Eskalationen, schnelleren Managemententscheidungen und besseren Ergebnissen des Portfolios.
Möchten Sie erfahren, welche Trends und Entwicklungen andere Unternehmen bereits nutzen, um Silos aufzubrechen und Entscheidungen schneller zu treffen? Dann laden Sie unseren Trend-Report herunter und erfahren Sie mehr über die Marktentwicklung.
Für Führungskräfte ist es frustrierend, auf Monatsberichte zu warten, die bei ihrer Veröffentlichung oft schon überholt sind. Mit Business Intelligence (BI) haben Sie jeden Tag Zugriff auf aktuelle Kennzahlen zu Kosten, Terminen, Risiken und Ressourcen.
Anstatt endlos zu diskutieren, welche Zahl stimmt, können Managementteams über das sprechen, was wirklich zählt. Welche Maßnahmen ergreifen wir jetzt?
Ein PMO-Direktor formulierte es einst so:
Wenn Entscheidungen auf Fakten statt auf widersprüchlichen Berichten basieren, können Führungskräfte schnell und sicher handeln.
Das Top-Management benötigt eine Gesamtübersicht über Kapital, Risiken und Kapazitäten. Projektteams benötigen dagegen Detaildaten für den Tagesbetrieb. Eine gute Business Intelligence (BI) verbindet beide Welten und zeigt, wie sich eine Abweichung von der Strategie bis zum Lieferantenbeleg nachvollziehen lässt.
Stellen Sie sich vor, ein KPI auf Managementebend springt plötzlich:
Portfolio KPI „Forecast to Complete ↑"
→ Programm „Verkehrsinfrastruktur"
→ Projekt „Streckenverlängerung Nord”
→ WBS 1.3 Erdarbeiten
→ Problem „Zugangsbeschränkung Nachtschicht“
→ Lieferantenrechnungs-Stapel INV-4471, Ist vs. Plan
Dieser einzelne Drillpfad erzählt die gesamte Geschichte – von der Strategie bis zur Lieferantenrechnung – ohne den analytischen Fluss zu unterbrechen. Führungskräfte müssen nicht mehr auf Ergebnisse aus mehreren Besprechungsebenen warten, um die Ursache zu ermitteln.
Probieren Sie den Quick Scan mit Ihrem Managementteam aus! Planen Sie in diesem Quartal einen Termin für den Quick Scan und wählen Sie eine wichtige Portfolioentscheidung aus, die Sie auf Basis von Daten und gesundem Menschenverstand neu gestalten möchten.
So vollzieht Ihr Unternehmen den Schritt vom Berichten über das, was gestern passiert ist, hin zum Steuern dessen, was morgen notwendig ist. Saubere Daten sind der Ausgangspunkt, bessere Entscheidungen das Ergebnis. Die Zusammenarbeit zwischen BI und Projektsteuerung ist dabei das fehlende Glied in der Kette.