Vom Bauchgefühl zur Voraussicht: Die entscheidende Rolle von BI und Datenanalyse in der Projektsteuerung

Vom Daniël Storck am 28.08.2025 09:57:27

Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Finanzabteilung hat eine Zahl, die Planungsabteilung eine andere und die Risikoabteilung eine dritte. Die Berichte kommen wochenlang zu spät, jede Abteilung präsentiert eine andere Wahrheit und die Diskussionen im Management enden im Rätselraten.

In vielen Projektorganisationen sind die Daten nach wie vor in Silos untergebracht: Die Finanzen befinden sich in Tabellenkalkulationen, die Zeitpläne in Primavera P6, die Ressourcen in ERP- oder HR-Tools und die Risiken werden an anderer Stelle erfasst. Diese Fragmentierung führt zu Verzögerungen und Fehlern und zwingt Führungskräfte, Entscheidungen auf Basis ihrer Intuition zu treffen. Das bedeutet für viele Führungskräfte, dass sie Portfolioentscheidungen im Wert von mehreren Millionen Euro auf Basis unvollständiger oder widersprüchlicher Informationen treffen müssen.

Studien zeigen: Ohne integrierte BI-Ebene werden fast zwei Drittel aller Portfolioentscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen. Integrierte Analytik ändert dieses Bild. Tagesaktuelle KPIs, klare Drilldowns und einheitliche Definitionen verringern die Abhängigkeit von Intuition auf etwa ein Fünftel. Führungskräfte erhalten eine einzige Wahrheit, erkennen Budget- und Zeitplanrisiken früher und treffen fundiertere Entscheidungen. Das führt zu weniger Eskalationen, schnelleren Managemententscheidungen und besseren Ergebnissen des Portfolios.

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Von Datensilos zu tagesaktuellen Einblicken

Für Führungskräfte ist es frustrierend, auf Monatsberichte zu warten, die bei ihrer Veröffentlichung oft schon überholt sind. Mit Business Intelligence (BI) haben Sie jeden Tag Zugriff auf aktuelle Kennzahlen zu Kosten, Terminen, Risiken und Ressourcen.

Anstatt endlos zu diskutieren, welche Zahl stimmt, können Managementteams über das sprechen, was wirklich zählt. Welche Maßnahmen ergreifen wir jetzt?
Ein PMO-Direktor formulierte es einst so:

„Wir diskutieren weniger über die Vergangenheit und mehr über die nächsten Schritte. Unsere Board-Reviews dauern nur noch 30 Minuten, weil wir alle die gleichen Zahlen und Drilldowns sehen.“

PMO-Direktor

Infrastrukturportfolio

Wenn Entscheidungen auf Fakten statt auf widersprüchlichen Berichten basieren, können Führungskräfte schnell und sicher handeln.

Wie gute BI für Führungskräfte aussieht

Es gibt jedoch einen Haken. Daten allein führen noch nicht zu besseren Entscheidungen. Der entscheidende Faktor ist das Design der Analyse. Führungskräfte benötigen kein weiteres Dashboard, sondern klare Antworten auf ihre Kernfragen:

Warum hat sich dieser KPI verändert?
Welche Annahmen liegen der Prognose zugrunde?
Was ist die sinnvollste nächste Maßnahme?

Effektive Analytics orientieren sich nicht an verfügbaren Daten, sondern an den Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Dazu gehören:

Ereignisse klar markieren: Scope-Änderungen, Lieferantenwechsel und Meilensteinverschiebungen.
Unsicherheit sichtbar machen: Durch Konfidenzintervalle und Szenarien.
Einfachheit wahren: Eine klare Entscheidungsarchitektur ohne unnötiges Rauschen.

Wenn Dashboards nicht nur erklären, warum sich ein KPI verändert hat, sondern auch, was als Nächstes zu tun ist, hört BI auf, nur Dekoration zu sein, und beginnt, das Verhalten zu verändern.

Ein Portfolio, zwei Horizonte

Das Top-Management benötigt eine Gesamtübersicht über Kapital, Risiken und Kapazitäten. Projektteams benötigen dagegen Detaildaten für den Tagesbetrieb. Eine gute Business Intelligence (BI) verbindet beide Welten und zeigt, wie sich eine Abweichung von der Strategie bis zum Lieferantenbeleg nachvollziehen lässt.

Stellen Sie sich vor, ein KPI auf Managementebend springt plötzlich:

Portfolio KPI „Forecast to Complete ↑"

→ Programm „Verkehrsinfrastruktur"

→ Projekt „Streckenverlängerung Nord”

→ WBS 1.3 Erdarbeiten

→ Problem „Zugangsbeschränkung Nachtschicht“

→ Lieferantenrechnungs-Stapel INV-4471, Ist vs. Plan

Dieser einzelne Drillpfad erzählt die gesamte Geschichte – von der Strategie bis zur Lieferantenrechnung – ohne den analytischen Fluss zu unterbrechen. Führungskräfte müssen nicht mehr auf Ergebnisse aus mehreren Besprechungsebenen warten, um die Ursache zu ermitteln.

Was integrierte Analysen zeigen, was Excel verbirgt

Wenn Sie Ihre Bücher schon einmal zu spät geschlossen haben oder Risiken erst entdeckt haben, als sie sich bereits in Kosten verwandelt hatten, werden Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen.

Eisenbahnprogramm: 1,8 Millionen Euro Schaden vermieden
Vor der Einführung von BI verursachte die monatliche Excel-Konsolidierung eine Verzögerung von vier Wochen. Nach der Integration von P6, ERP und Risiko in Power BI mit automatisierten Pipelines erfolgte die Berichterstattung hingegen am selben Tag. Eine kombinierte Kosten- und Zeitplanbetrachtung ergab, dass sich hinter vermeintlichen Einsparungen bei den Nachtschichten Produktivitätsverluste von 15 bis 20 Prozent verbargen. Der versteckte Effekt waren 19 zusätzliche Tage auf dem kritischen Pfad. Durch die Verlagerung von zwölf Prozent der Arbeit auf den Tag und die Neueinteilung der Inspektionen konnte das Team elf Tage zurückgewinnen und einen Schaden in Höhe von 1,8 Millionen Euro vermeiden.

ZEISS: Vorhersagegenauigkeit in den hohen 80ern
In der globalen Anlagenverwaltung verkürzte BI die Abschlusszyklen über der Planung und SAP und verbesserte die Prognosegenauigkeit von den niedrigen 60ziger auf die hohen 80er Bereich. Mithilfe einer zuverlässigen Portfoliobetrachtung konnte ZEISS bereits Mitte des Quartals Investitionen auf Basis erwarteter Terminverschiebungen und der Risikodichte neu zuordnen. Dies verbesserte die Rendite des investierten Kapitals, ohne dass es nötig war, auf das Monatsende zu warten.

Fünf Erfolgsfaktoren für BI im Projektsteuerung

Wenn Sie bereits in BI investiert haben, aber nicht überzeugt waren, sind Sie nicht allein. Die meisten Initiativen scheitern, weil sie mit Daten statt mit Entscheidungen beginnen. Viele BI-Projekte scheitern nicht an der Technologie selbst, sondern an schlechten Rahmenbedingungen, fehlenden Definitionen oder mangelnder Akzeptanz. Diese fünf disziplinierten Entscheidungen sind der Schlüssel zum Erfolg:

Beginnen Sie mit Entscheidungen, nicht mit Daten. Identifizieren Sie zunächst drei Fragen, die das Management jede Woche beantworten muss. Arbeiten Sie sich dann zurück zu KPIs, Drillpfaden und Datenverträgen.
Integrieren Sie das Backbone. Die Bereiche Planung, Risiko, Finanzen und HR-Ist Daten bilden ein zuverlässiges Rückgrat für die Projektsteuerung. Partielle Integrationen hingegen schaffen blinde Flecken.
Legen Sie frühzeitig Definitionen fest. Einigen Sie sich darauf, was „Commitment”, „Earned Value” und „Forecast-to-Complete” in allen Einheiten bedeuten. Weisen Sie anschließend die Verantwortung zu und setzen Sie Qualitätsregeln durch.
Visualisieren Sie führende Indikatoren. Nachlaufende KPIs zeigen Ihnen, was bereits passiert ist. Frühzeitige Signale, wie die Risikodichte nach WBS oder die Alterung von Änderungsaufträgen, zeigen Ihnen hingegen, was als Nächstes zu tun ist.
Entwerfen Sie eine gezielte Übernahme. Erstellen Sie gemeinsam mit den Projektmanagern Dashboards, schulen Sie die Linienleiter und messen Sie anschließend die Nutzung. Warnungen sollten Entscheidungen anregen, nicht erdrücken.

Für eine erfolgreiche Einführung müssen alle Beteiligten von Anfang an einbezogen werden. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Blog-Artikel „Die entscheidende Rolle wichtiger Stakeholder für eine effektive Software-Implementierung".

Von Reporting zu Predictive Analytics

Führungskräfte sind es leid, dass Dashboards nur das Gestern erklären. Predictive Analytics verändert das Timing: Risiken werden früh genug erkannt, um handeln zu können.

Neue Technologien wie KI, IoT und Cloud beschleunigen den Wandel zu vorausschauenden Erkenntnissen weiter. Lesen Sie mehr in unserem Blog über „Entwicklung im Bauwesen: Wie KI, IoT und Cloud auf der Baustelle zusammenkommen.''.

Vorausschauende Ressourcen. Belastungsprofile nach technischen Disziplinen zeigen drei bis sechs Wochen im Voraus die Belastungsschwerpunkte an. Dadurch sind gezielte Einstellungen, Überstundenplanung oder eine Neufestlegung des Umfangs möglich.
Vertrags- und Reklamationsstatus. Mithilfe von Textanalysen zu Änderungsaufträgen und RFI-Volumen werden aufkommende vertragliche Reibungen aufgezeigt, sodass die kaufmännischen Teams dort eingreifen können, wo der Handlungsbedarf am größten ist.
Gleitpfade für Barmittel und Eventualitäten. Prognosen auf Portfolioebene bis zur Fertigstellung mit Konfidenzbändern zeigen den Spielraum unter den Finanzierungsgrenzen und wo die Inanspruchnahme von Rückstellungen genehmigt werden sollte.

Ein CFO brachte es auf den Punkt: „Was sich geändert hat, ist der Zeitpunkt. Ich sehe das Risiko, solange es noch eine Option ist, und nicht erst, wenn es zu Kosten wird.“ Ein COO fügte hinzu: „Der Drilldown ist die Governance. Wir greifen auf der richtigen Ebene ein und hören auf, nach Anekdoten zu steuern.“

Wie sieht ein gutes Projektsteuerungs-Dashboard aus?

Das kennen Sie sicher: Dashboards, die zwar schick aussehen, Ihnen aber letztendlich nicht weiterhelfen. Die Frage ist nicht, ob es schön aussieht, sondern ob es Ihnen dabei hilft, bessere Entscheidungen zu treffen. Das können Sie ganz einfach mithilfe von fünf Fragen überprüfen.

Beginnt jede Seite mit einer Entscheidung? Z. B.: Wo steigt die Risikodichte am schnellsten und warum? Ein Dashboard, das zwar ansprechend gestaltet ist, aber keine Richtung vorgibt, ist letztlich nur Dekoration und keine Hilfe bei der Entscheidungsfindung.
Sind die wichtigen Ereignisse sichtbar? Anmerkungen sorgen dafür, dass Muster erklärt und nicht falsch interpretiert werden.
Ist die Anzeige auf den Benutzer abgestimmt? Sie möchten Auswirkungen und Optionen sehen, während Controller Zahlen, Abweichungen und Ursachen benötigen.
Können Sie von jedem KPI aus zur Quelle weiterklicken? Dabei können Sie an Arbeitspakete, Lieferanten oder Rechnungen denken, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Sind seine Warnmeldungen selten, relevant und handlungsorientiert? Zu viele Meldungen sorgen für Unruhe, während die richtigen Meldungen Ihnen wirklich weiterhelfen.

Denken Sie daran: Wenn Dashboards die Gespräche und das Verhalten in der Vorstandsetage nicht verändern, dann schaffen sie keinen Mehrwert.

Wo steht Ihr Unternehmen aktuell? BI-Reifegrad-Quick-Scan

Geben Sie jedem Punkt eine Bewertung von 0 bis 3.
0 bedeutet: Dies ist bei uns noch nicht der Fall.
1 bedeutet: Wir sehen erste Anzeichen dafür.
2 bedeutet: größtenteils vorhanden, aber noch nicht vollständig.
3 bedeutet: Dies ist bei uns vollständig vorhanden.

Es gibt eine Portfolioübersicht mit validierten Daten zu Kosten, Zeitplan, Risiken und Ressourcen, die mindestens einmal pro Woche aktualisiert wird.
Dashboards beginnen nicht mit Daten, sondern mit den Entscheidungen, die wir treffen müssen. Mit klaren Drilldowns zu operativen Details.
Es gibt klare Definitionen von Begriffen wie „Commitment“, „Earned Value“ und „Forecast-to-Complete“, die von den Eigentümern festgelegt und überwacht werden.
Sichtbare Leading Indicators, einschließlich Zuverlässigkeitsmargen und der zugrunde liegenden Annahmen.
Wir erfassen Daten aus Kerntools automatisiert und messen dabei auch die Nutzung und Akzeptanz. So können wir uns kontinuierlich verbessern.

Wie ist das Ergebnis zu interpretieren?

0–12: Sie arbeiten hauptsächlich reaktiv und blicken vor allem zurück.
13–22: Sie sind bereit, prädiktive Elemente hinzuzufügen.
23–30: Ihr Unternehmen arbeitet bereits vorausschauend und kann nun auch präventive Analysen und intelligente Automatisierung nutzen.

Ihre ersten 90 Tage: Von der Erkenntnis zur Wirkung

Führungskräfte können es sich nicht leisten, erst nach einem Jahr den Wert von BI zu erkennen. Glücklicherweise ist das auch nicht nötig. Mit einem gezielten Ansatz können sie bereits innerhalb von drei Monaten sichtbare Ergebnisse erzielen.

Wochen 1–2: Fangen Sie klein, aber präzise an. Wählen Sie drei wichtige Fragen aus, die Sie und Ihr Team jede Woche beantworten möchten. Legen Sie die Definitionen fest und benennen Sie KPI-Verantwortliche, die die Qualität überwachen.
Wochen 3–6: Bringen Sie die Grundlagen in Ordnung. Verknüpfen Sie die wichtigsten Quellen aus den Bereichen Planung, Finanzen, Risiko und Personalwesen in einem einfachen Datenmodell. Erstellen Sie außerdem ein Proof-of-Value-Dashboard mit einem übersichtlichen Drillpfad.
Wochen 7–12: Machen Sie es leistungsfähiger. Fügen Sie zwei Leading Indicators hinzu, die Ihre Entscheidungen tatsächlich beeinflussen. Testen Sie intelligente Warnmeldungen, die Ihnen und Ihrem Team helfen, ohne zu überfordern. Legen Sie vor allem ein konkretes Ergebnis fest, z. B. zurückgewonnene Tage in der Planung oder vermiedener Einsatz von Puffern.

So erleben Sie bereits im ersten Quartal, wie BI die Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Qualität Ihrer Entscheidungen verbessern kann.

Die Einladung

Probieren Sie den Quick Scan mit Ihrem Managementteam aus! Planen Sie in diesem Quartal einen Termin für den Quick Scan und wählen Sie eine wichtige Portfolioentscheidung aus, die Sie auf Basis von Daten und gesundem Menschenverstand neu gestalten möchten.

So vollzieht Ihr Unternehmen den Schritt vom Berichten über das, was gestern passiert ist, hin zum Steuern dessen, was morgen notwendig ist. Saubere Daten sind der Ausgangspunkt, bessere Entscheidungen das Ergebnis. Die Zusammenarbeit zwischen BI und Projektsteuerung ist dabei das fehlende Glied in der Kette.

Themen: Beratung BI & Datenanalyse Leiter Projektsteuerung Top-Management IT / Beschaffung

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