Het klinkt eenvoudig genoeg. Maar voor organisaties die grote, complexe bouw- of infrastructuurprojecten beheren, kan deze denkwijze tot kostbare risico's leiden.
Als je werkzaam bent in de IT, projectbeheersing of informatiemanagement, en je overweegt over te stappen van tools zoals Oracle Primavera P6 of Microsoft (MS) Project naar Oracle Primavera Cloud (OPC), dan helpt deze blog je te begrijpen wat er echt komt kijken bij een succesvolle migratie. Spoiler alert: het gaat niet alleen maar om het exporteren en importeren van data.
Op het eerste gezicht lijkt de migratie naar een nieuwe projectbeheersingstool een eenvoudig IT-project. Maar dit blijkt zelden zo te zijn.
Je verandert niet alleen van software. Jij bent waarschijnlijk ook bezig met het herontwerpen van de manier waarop jouw organisatie kritieke projecten beheerst, monitort en rapporteert. Vaak is het ook een moment waarop organisaties de kans willen grijpen om gegevens op te schonen en oude structuren te verwijderen. Een slecht geplande migratie kan dus de lopende activiteiten beïnvloeden of verstoren, de nauwkeurigheid van de rapportage beïnvloeden en leiden tot verlies van waardevolle gegevens. En wat nog belangrijker is, het kan het vertrouwen in jouw projectbeheersing verminderen.
Voor een succesvolle migratie is meer nodig dan technische know-how. Er is een partner nodig die de operationele hartslag van jouw projectorganisaties begrijpt: hoe jouw planners denken, hoe jouw gegevensstroom loopt en wat continuïteit betekent voor jouw projectbeheersing. Ze hebben ervaring met het op elkaar afstemmen van data, tools, processen en mensen.
Wat een migratiepartner voor jouw organisatie kan toevoegen:
Gasunie stapte over van meerdere tools, zoals Microsoft Project Online, naar OPC door middel van een gefaseerde migratiestrategie. Hierdoor kon elke planner en afdeling de controle en het overzicht behouden. Aangepaste training en actieve betrokkenheid van de kerngebruikers zorgden voor gedegen draagvlak en procescontinuïteit. De migratie van Microsoft Project Online vereiste speciale aangepaste scripts om ervoor te zorgen dat alle gegevens tijdig werden getransformeerd en geladen in OPC.
Strukton moest haar lopende projecten migreren van Primavera P6 naar OPC. Om ervoor te zorgen dat alle codes, planningen en baselines naar de juiste structuren werden gemigreerd, was specialistische kennis benodigd. De gevolgen van het verplaatsen van gegevens kon ertoe leiden dat bibliotheken op de verkeerde plaatsen zouden kunnen staan, met mogelijke problemen op het gebied van beveiliging en beheerbaarheid als gevolg. Een gestructureerd migratieplan hielp bij het tijdig verplaatsen van de gegevens naar het nieuwe systeem. Primaned ondersteunde ook bij het archiveren van de Primavera P6 projectgegevens.
Met twee decennia aan historische gegevens was de migratie van Antea meer dan een technische taak. Samen met Primaned bepaalden ze welke gegevens ze moesten behouden, welke ze moesten archiveren en hoe ze hun planningsprocessen moesten afstemmen op de nieuwe toolset. Deze aanpak vormde de basis voor een sterkere en meer toekomstgerichte projectbeheersingsomgeving.
Antea moest hun bestaande Primavera P6-gegevens beschermen. Met behulp van een door Primaned ontwikkelde tool konden ze de belangrijkste planningsgegevens op een toegankelijke en gestructureerde manier uitlezen en archiveren. Geen enkele andere implementatiepartner kon dezelfde oplossing bieden.
Een migratie van projectbeheersing is veelal geen 'lift-and-shift'-actie. Het vereist technische, organisatorische en strategische afstemming. Als dit niet gebeurt, loopt je het risico op beschadigde rapporten, inconsistente planningsgegevens en een slechte acceptatie binnen jouw teams.
Als jij serieus wil werken aan het moderniseren en integrereren van jouw projectbeheersingstools, dan kan je het beste beginnen met een Quickstart. De eerste fase helpt jouw om het verschil tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste toekomstige situatie (SOLL) van het systemen in kaart te brengen. Het geeft je duidelijkheid over scope, complexiteit en de eerste stappen in een migratiestrategie voordat je beslissingen neemt die onomkeerbaar zijn.