Klinkt dit bekend? Je vraagt naar de cijfers, maar Finance komt met één getal, de planners met een ander en de risicomanagers weer met een derde. Rapporten komen pas weken later binnen, afdelingen presenteren elk hun eigen waarheid en in de bestuursvergadering blijft er vaak weinig anders over dan gissen.
In veel projectorganisaties is dit de dagelijkse realiteit. Gegevens zitten verspreid in silo’s: financiële data in spreadsheets, planningen in Primavera P6, resources in ERP- of HR-systemen en risico’s in losse overzichten. Deze fragmentatie zorgt voor vertragingen, vergroot de kans op fouten en dwingt jou te sturen op intuïtie. Voor jou als ledinggevende betekent dat vaak dat je beslissingen over portfolio's van miljoenen euro's moeten nemen op basis van onvolledige of tegenstrijdige informatie.
Onderzoek laat zien dat vóór een geïntegreerde BI-laag bijna tweederde van de portfoliobeslissingen op gevoel wordt genomen. Een geïntegreerde BI-aanpak verandert dat fundamenteel. Met actuele KPI’s, heldere drill-downs en uniforme definities daalt de afhankelijkheid van intuïtie tot ongeveer een vijfde. Jij beschikt over één versie van de waarheid en ziet budget- en planningsrisico’s eerder. Dat zorgt voor minder escalaties, kortere board reviews en portfolioresultaten die wél voorspelbaar zijn.
Wil je weten welke trends en ontwikkelingen andere organisaties al oppakken om silo’s te doorbreken en sneller te sturen? Download ons Trendreport en ontdek waar de markt naartoe beweegt.
Voor jou als leidinggevende is het frustrerend om weken te moeten wachten op rapportages die vaak al achterhaald zijn zodra ze op tafel liggen. Met BI heb jij dagelijks toegang tot actuele inzichten in kosten, planning, risico’s en resources.
In plaats van eindeloze discussies over “welk cijfer klopt nu eigenlijk?”, ontstaat er ruimte om te praten over wat echt telt: welke stappen zet jij vandaag om bij te sturen? Zoals een PMO-directeur het mooi zei:
Wanneer beslissingen worden genomen op basis van feiten in plaats van gefragmenteerde rapporten, kunnen leiders snel en vol vertrouwen handelen.
Er zit een addertje onder het gras. Goede data leidt niet automatisch tot goede beslissingen. Wat het verschil maakt, is hoe je de inzichten vormgeeft. Leidinggevenden hebben geen extra dashboard nodig, maar duidelijke antwoorden op de vragen die in de boardroom het verschil maken:
Wat is nu de meest logische vervolgstap?
Analytics moet zich richten op de beslissingen die er écht toe doen, niet op de gegevens die toevallig beschikbaar zijn. Dat betekent:
Wanneer dashboards niet alleen laten zien waarom een KPI is veranderd, maar ook welke vervolgstap logisch is, verandert BI van decoratie naar een hulpmiddel dat gedrag daadwerkelijk beïnvloedt.
Leidinggevenden hebben één portfoliobeeld nodig om kapitaal, risico en capaciteit te sturen. Projectteams daarentegen hebben operationele details nodig om vandaag keuzes te maken. Effectieve BI slaat de brug tussen deze twee horizonnen door een KPI uit de bestuurskamer direct te koppelen aan het werkpakket, de factuur of de ploeg die de afwijking verklaart.
Stel je voor dat een KPI op bestuursniveau plotseling verspringt:
Portfolio KPI "Forecast to Complete ↑"
→ Programma "Transportinfrastructuur"
→ Project "Lijnuitbreiding Noord''
→ WBS 1.3 Grondwerkzaamheden
→ Vraagstuk "Toegangsbeperkingen nachtploegen".
→ Leverancier factuur batch INV-4471 met actuals vs plan
Met dit ene drillpad is het hele verhaal zichtbaar. Van strategie tot leveranciersfactuur, zonder de analysetool te verlaten. Geen eindeloze vergaderingen meer nodig om te begrijpen waar het misgaat.
Als jij weleens hebt meegemaakt dat de boeken te laat dichtgingen, of dat risico’s pas zichtbaar werden toen ze al tot extra kosten hadden geleid, dan weet je hoe frustrerend dat is. De volgende voorbeelden laten zien wat er gebeurt wanneer BI dat patroon doorbreekt.
Spoorwegprogramma: €1,8 miljoen schade voorkomen
Voorheen zorgde de maandelijkse consolidatie in Excel voor vier weken vertraging. Tegen de tijd dat de rapportage klaar was, liep het project al achter. Met de integratie van P6, ERP en risicodata in Power BI, met automatische datastromen, veranderde dat beeld compleet. Rapportages waren nu dezelfde dag beschikbaar. Wat op het eerste gezicht “besparingen op nachtploegen” leken, bleken in werkelijkheid 15 tot 20 procent productiviteitsverlies. Het gevolg: 19 dagen extra op het kritieke pad. Door slechts 12 procent van het werk naar de dag te verschuiven en inspecties slimmer in te plannen, won het team 11 dagen terug en voorkwam het circa €1,8 miljoen aan schadeclaims.
ZEISS: prognosenauwkeurigheid in de hoge 80
Misschien herken je dit ook: forecasts die vaak ver naast de werkelijkheid zaten en een maandafsluiting die eindeloos duurde. Bij ZEISS was dat niet anders. Door een BI-laag bovenop planning en SAP te plaatsen, werden de sluitingscycli aanzienlijk korter en steeg de nauwkeurigheid van de prognoses van laag in de 60 procent naar hoog in de 80 procent. Het grootste verschil? Het portfolio-overzicht werd betrouwbaar genoeg om al halverwege het kwartaal kapitaalinvesteringen te verschuiven op basis van planningsvertragingen en risicodichtheid. Zo verbeterde het rendement op geïnvesteerd kapitaal, zonder te hoeven wachten tot het einde van de maand.
Als je al eerder in BI hebt geïnvesteerd en het gevoel had dat het niet bracht wat je hoopte, dan ben je zeker niet de enige. Veel organisaties lopen tegen dezelfde teleurstelling aan. Vaak ligt dat niet aan de technologie zelf, maar aan hoe het traject wordt ingericht. Te vaak wordt gestart met de data, terwijl het eigenlijk zou moeten gaan om de beslissingen die je als bestuur moet nemen. Ook ontbreken soms duidelijke definities of wordt te weinig aandacht besteed aan adoptie, waardoor de waarde uitblijft.
Het goede nieuws: er zijn een paar bewuste keuzes die wél het verschil maken tussen frustratie en succes.
Begin bij de beslissingen, niet bij de data. Welke drie vragen moet het bestuur iedere week beantwoord krijgen? Bouw KPI’s, drillpaden en datacontracten daarvandaan terug.
Integreer de kern. Planning, risico, finance en HR-actuals vormen samen de betrouwbare ruggengraat voor Project Controls. Een halfslachtige integratie laat blinde vlekken achter.
Leg definities vroeg vast. Zorg dat iedereen dezelfde taal spreekt: wat bedoelen we precies met “commitment”, “earned value” of “forecast-to-complete”? Wijs eigenaars aan en bewaak de kwaliteit.
Visualiseer leading indicators. Achterlopende KPI’s vertellen wat er gebeurd is. Waarde zit in signalen die vooruitkijken/voorspellen, zoals risicodichtheid per WBS of het oplopen van change orders.
Ontwerp doelgerichte adoptie. Co-creëer dashboards met projectmanagers, train lijnleiders en meet het gebruik. Alerts moeten helpen om keuzes te maken, niet om mensen te overladen.
Succesvolle adoptie vraagt om betrokkenheid van stakeholders vanaf het eerste moment. In deze blog lees je meer over ''De cruciale rol van key stakeholders bij software-implementaties''.
Leidinggevenden raken steeds meer gefrustreerd door dashboards die alleen vertellen wat er gisteren is gebeurd. Het voelt alsof je altijd achter de feiten aanloopt. Predictive analytics draait dat om. Het verandert niet wát je ziet, maar vooral wannéér je het ziet: risico’s worden zichtbaar op het moment dat je er nog iets mee kunt doen.
Nieuwe technologieën zoals AI, IoT en cloud versterken deze beweging richting voorspellend inzicht. Lees meer in onze blog over ''hoe AI, IoT en cloud samenkomen op de bouwplaats.''
Resource-voorspelling. In plaats van dat een project plotseling vastloopt door een tekort aan mensen, laten bezettingsprofielen per discipline al drie tot zes weken van tevoren zien waar de druk oploopt. Zo kun je gericht extra capaciteit aantrekken, overuren plannen of werkzaamheden slim herschikken.
Contract- en claimpositie. Discussies met leveranciers of aannemers komen meestal pas boven water als ze al escaleren. Tekstanalyses van change orders en RFI’s signaleren dit vroeg, zodat commerciële teams de dialoog kunnen openen voordat een conflict geld gaat kosten.
Cash- en contingencypaden. Iedereen kent het ongemakkelijke moment waarop de CFO vraagt of er nog genoeg ruimte in het budget is. Forecasts op portfolioniveau, compleet met betrouwbaarheidsmarges, geven vooraf aan wanneer die ruimte onder druk staat en waar het verstandig is om buffers vrij te geven.
Zoals een CFO het mooi verwoordde: “Wat veranderd is, is de timing. Ik zie risico’s terwijl er nog keuzes mogelijk zijn, niet pas wanneer het geld kost.” Een COO voegde daaraan toe: “De drill-down ís de governance. We grijpen in op het juiste niveau en we stoppen met sturen op basis van anekdotes.”
Je herkent het vast: dashboards die er gelikt uitzien, maar jou uiteindelijk geen stap verder helpen. De vraag is niet of het er mooi uitziet, maar of het jou helpt betere beslissingen te nemen. Dat kun je eenvoudig toetsen aan vijf vragen:
Begint elke pagina met een beslissing? Bijvoorbeeld: waar neemt de risicodichtheid het snelst toe, en waarom? Een dashboard dat wel mooi oogt maar geen richting geeft, is in feite slechts decoratie en geen ondersteuning bij het nemen van beslissingen.
Zijn belangrijke gebeurtenissen zichtbaar? Annotaties zorgen ervoor dat patronen worden uitgelegd in plaats van verkeerd geïnterpreteerd.
Is de weergave afgestemd op de gebruiker? Jij wilt impact en opties zien, terwijl controllers juist aantallen, afwijkingen en oorzaken nodig hebben.
Kun je vanuit elke KPI doorklikken naar de bron? Denk aan werkpakketten, leveranciers of facturen, zonder dat je de flow verliest.
Zijn alerts schaars, relevant en actiegericht? Te veel meldingen zorgen voor ruis; de juiste meldingen helpen je echt vooruit.
Onthoud: als dashboards het gesprek en gedrag in de directiekamer niet veranderen, dan voegen ze geen waarde toe.
Geef elk punt een score van 0 tot 3.
0 betekent: dit is bij ons nog niet het geval.
1 betekent: we zien de eerste signalen.
2 betekent: grotendeels aanwezig, maar nog niet volledig.
3 betekent: dit hebben we volledig op orde.
Geautomatiseerde datavastlegging uit kerntools, waarbij ook het gebruik en de adoptie wordt gemeten zodat we continu verbeteren.
Hoe lees je de score?
0–12: je werkt vooral reactief en kijkt vooral terug.
13–22: je bent klaar om voorspellende elementen toe te voegen.
23–30: je organisatie werkt met vooruitziende blik en kan nu ook preventieve analyses en slimme automatisering verkennen.
Leidinggevenden kunnen het zich niet veroorloven om pas na een jaar de waarde van BI te zien. Gelukkig hoeft dat ook niet. Met een gerichte aanpak kun je binnen drie maanden al zichtbaar resultaat boeken.
Weken 1-2: Begin klein maar scherp. Kies drie executive-vragen die jij en je team wekelijks willen kunnen beantwoorden. Leg vast wat de definities betekenen en wijs eigenaars aan die de kwaliteit bewaken.
Weken 3-6: Breng de basis op orde. Koppel de belangrijkste bronnen – planning, financiën, risico en HR – in één eenvoudig datamodel. Bouw een proof-of-value dashboard met een helder drillpad.
Weken 7-12: Maak het krachtiger. Voeg tweeLeading indicators toe die echt invloed hebben op je beslissingen. Test slimme alerts die jou en je team helpen zonder te overprikkelen. En vooral: leg één concreet resultaat vast, bijvoorbeeld herwonnen dagen in de planning of vermeden inzet van buffers.
Zo ervaar jij al in het eerste kwartaal hoe BI het verschil kan maken in de snelheid, het vertrouwen en de kwaliteit van je beslissingen.
Probeer de Quick Scan uit met jouw managementteam. Plan dit kwartaal een moment om de Quick Scan te doen en kies één belangrijke portfoliobeslissing die je (opnieuw) wilt vormgeven op basis van data én gezond verstand.
Zo maak je als organisatie de stap van rapporteren over wat er gisteren gebeurde naar sturen op wat morgen nodig is. Schone data is het vertrekpunt, betere beslissingen zijn de uitkomst, en de samenwerking tussen BI en Project Controls vormt daarbij de ontbrekende schakel.