Voorkom fouten bij het implementeren van projectbeheersingssoftware met de juiste partner

Wanneer organisaties investeren in nieuwe projectbeheersingssoftware, denken ze vaak dat de grootste uitdaging het kiezen van de juiste tool is. De werkelijkheid ligt anders: de echte uitdaging zit in adoptatievan de software voor je mensen, je processen en je organisatie als geheel. Te vaak onderschatten bedrijven wat er nodig is om een oplossing goed te implementeren, met alle kostbare gevolgen van dien. 

In ons gesprek met Paul Vogels, CEO van Primaned, deelde hij zijn ervaringen met de valkuilen die organisaties vaak tegenkomen en waarom een full-service provider het verschil kan maken tussen een tool die uitgroeit tot een waardevol bedrijfsmiddel of eentje die na een jaar in de prullenbak belandt.

De verborgen risico's van ''alleen de software aanschaffen''

Veel organisaties kiezen nog steeds voor de makkelijke weg: het aanschaffen van een licentie voor een bekende tool, zonder na te denken over de implementatie. Deze shortcut leidt vaak tot:

• Lage adoptie - medewerkers zien de waarde niet en vallen terug op oude manieren van werken.
• Weerstand - verandering wordt geforceerd in plaats van gestuurd, wat leidt tot frustratie.
• Snelle vervanging van tool (retentie) - doordat de licenties niet worden gebruikt, zullen licenties na een jaar niet worden verlengd, waardoor zowel tijd als geld wordt verspild. 
• Afleiding en capaciteit - teams zijn meer tijd kwijt met het inrichten en zoeken naar oplossen naast hun normale werk en het oplossen van problemen in een slecht geconfigureerd systeem dan met hun echte projecten.

Als jij je afvraagt of projectbeheersingssoftware een "nice-to-have" of een essentiële investering is, dan onderzoekt deze blog (ENG) waarom het een must-have is geworden voor moderne projectorganisaties.

Waarom een ‘do-it-yourself’-aanpak vaak mislukt

Organisaties denken vaak dat ze een implementatie alleen kunnen managen. Ze vragen een planner of interne projectmanager om de verantwoordelijkheid op zich te nemen, soms (meestal) naast hun dagelijkse verantwoordelijkheden. Hoewel de intentie goed is, zijn de resultaten zelden succesvol. Daarnaast zijn de interne mensen hier niet voor opgeleid en hebben geen ervaring of referentie punten.

Projectbeheersing is een specialistisch vakgebied. Interne medewerkers hebben vaak een beperkt referentiekader, gebaseerd op de manier waarop hun organisatie altijd heeft gewerkt. Wat ontbreekt is het bredere perspectief van best practices uit tientallen vergelijkbare projecten. Zonder deze ervaring van buitenaf worden er shortcuts genomen, worden kritische belanghebbenden niet betrokken en is het eindresultaat een tool die niet voldoet aan de verwachtingen.

"We zien elk jaar bedrijven die beginnen met een 'we doen het zelf'-mentaliteit." zegt Paul Vogels. "Een jaar later komen ze bij ons voor een reparatieproject omdat de implementatie nooit echt van de grond is gekomen of klagen ze het dat het aan de tool ligt Ik vergelijk het altijd met een proefrit gaan maken in een nieuwe auto, zonder je rijbewijs te halen."

Het proberen van een implementatie of migratie zonder deskundige begeleiding leidt vaak tot tegenslagen. De volgende blog ''Waarom toolmigratie in projectbeheersing zelden puur technisch is'' helpt je te begrijpen wat er echt komt kijken bij een succesvolle migratie. Spoiler alert: het gaat niet alleen om het exporteren en importeren van data.

De gevolgen van een slechte implementatie

De kosten van mislukte of onvolledige implementaties zijn niet alleen financieel. De risico's strekken zich uit over de hele organisatie:

• Geen ambassadeurs. Zonder ambassadeurs wordt de tool gezien als een last, niet als een hulpmiddel.
• Verlies van vertrouwen. Medewerkers geven de software of zelfs projectbeheersing zelf de schuld, in plaats van de slechte uitrol. Dit straalt ook af op de volgende mogelijke projecten.
• Productiviteitsverlies. Planners zijn bezig met het oplossen van IT-problemen in plaats van hen infrastructuur of energieprojecten.
• Vertraagde projecten. Kritieke infrastructuur- en energietransitieprojecten kunnen vertraging oplopen.
• Foutieve data. Slechte configuratie levert onbetrouwbare informatie op en leidt tot verkeerde beslissingen.

In diverse sectoren zoals bijvoorbeeld de energietransitie en infrastructuur is er weinig ruimte voor fouten. Zelfs een enkele foutieve dataset of een vertraagd project kan al grote financiële gevolgen en reputatieschade veroorzaken.

Wat full-service provider in Project Controls echt betekent

Om bovenstaande valkuilen te voorkomen, heeft Primaned een full-service aanpak ontwikkeld die het volledige traject van de verbetering van projectbeheersing omvat, inclusief programma's voor continue verbetering:

1. Strategie en advies: Te beginnen met een Project Controls Scan om de huidige situatie (IST) in kaart te brengen en de toekomstige doelen (SOLL) te definiëren.
2. Business Process Alignment: Ervoor zorgen dat alle processen uniform, op elkaar afgestemd en relevant zijn. Idealiter volledig ondersteund door projectbeheersings oplossingen.
3. Technische implementatie: Zorgen voor naadloze configuratie en integratie met andere systemen.
4. Proces-optimalisatie en Change Management: Interne projectmanagers ondersteunen met bewezen best practices om weerstand te overwinnen.
5. Training en educatie: Personeel uitrusten met de kennis om tools effectief te gebruiken, zowel theoretisch, methodologisch als softwarespecifiek.
6. Support en optimalisatie: Van early life support tot service level agreements, onderhoud en functionele begeleiding.

Door deze vijf disciplines te combineren, krijgen organisaties een holistische en toekomstbestendige implementatie. Soms is het een opeenvolging van stappen en meestal is de ene discipline meer nodig of relevant de andere. Change management en adoptie zijn vaak grotere obstakels dan de technologie zelf. Ontdek praktische strategieën in onze blog (ENG) over het overwinnen van weerstand bij de adoptie van software.

Van losse leveranciers naar één betrouwbare partner

Een gefragmenteerde aanpak betekent vaak dat je meerdere leveranciers moet aansturen: één voor software, één voor implementatie, één voor training, enzovoort. Dat legt de coördinatielast bij de klant en veroorzaakt vertragingen, inconsistente resultaten en dubbel werk.

Primaned neemt deze complexiteit weg. Zoals Paul Vogels uitlegt:
''In plaats van meerdere leveranciers, bieden wij een one-stop-shop voor al je behoeften. Directie, management en Project Controls Managers hoeven niet te kiezen tussen verschillende aanbieders van trainingen, consultants of softwareleveranciers. Onze klanten focussen zich op hun bedrijfsresultaten, terwijl wij zorgen voor het geïntegreerde systeem en de adoptie die die resultaten mogelijk maken. Niet van het kastje naar de muur, maar 1 aanspreekpunt voor het resultaat.''

Wat Primaned onderscheidt

Primaned is een boutique adviesbureau, volledig gespecialiseerd in projectbeheersing en met 40 jaar ervaring. Onze vijf business units zijn gespecialiseerd in software implementaties & integraties, BI & Data Analytics, training, consultancy en tijdelijke projectgerichte kennis en capaciteit via PROCON Professionals.

In tegenstelling tot wereldwijde brokers of grote IT-bedrijven, brengen wij:

• Sector-expertise in de bouw, infrastructuur, energie en (complexe) engineering.
• Best practices opgebouwd door het werken met honderden organisaties per jaar.
• Leiderschap op het gebied van innovatie in Oracle Primavera Cloud, Aconex, BI-dashboards en AI-analyse.
• Groot-bereik, met ons hoofdkantoor in Nederland en kantoren in Duitsland en Spanje, bieden we lokale expertise in heel Europa en het Midden-Oosten.

Succes in de praktijk

Gasunie: Een full-service implementatie die begon met een Project Controls Scan als onderdeel van het Integrated Resource Management (IRMA) programma. Dit leverde een duidelijk beeld op van de bestaande processen en hiaten. Primaned begeleide de overgang van Microsoft Project en Oracle Primavera P6 naar Oracle Primavera Cloud, inclusief pilotprojecten, workshops en uitgebreide training van key-users. De implementatie omvatte ook integrale resource planning, het opzetten van Power BI dashboards en en de basis voor risicomanagement. Door processen, tools, training en BI-integratie te combineren, realiseerde Gasunie één uniforme aanpak van projectbeheersing in de hele organisatie.

BAM: Een relatie die al jarenlang bestaat. Ooit begonnen in Oracle Primavera P6 on-premise daarna overgestapt Oracle Primavera P6 in de cloud en vervolgens afgelopen jaar de stap naar Oracle Primavera Cloud. Primaned ondersteunde BAM tijdens deze migraties in meerdere fasen, waarbij technische nauwkeurigheid werd gewaarborgd en verstoringen tot een minimum werden beperkt. Naast de technische uitrol heeft BAM veel geïnvesteerd in personeelstraining en procesherontwerp om de nieuwe manier van werken te borgen. Deze aanpak verbeterde de adoptiegraad en stelde BAM in staat om verder te groeien in hun volwassenheid op het gebied van projectbeheersing. Dit deden we samen met het Team van BAM, omdat dit het resultaat opgeleverd heeft wat we samen voor ogen hadden.

Dura Vermeer: Gespecialiseerde ondersteuning in planning en risicomanagement om projectprestaties te verbeteren. Consultants van Primaned werden direct bij projecten betrokken en hielpen bij het optimaliseren van geïntegreerde planningen en ben stemden risico’s af met planningsdeliverables. De aanpak van Dura Vermeer laat zien hoe gerichte expertise binnen een full-service raamwerk een aanzienlijke impact kan hebben zonder dat daarvoor een complete organisatorische transformatie nodig is. Dit heeft geleid dat Dura Vermeer OPC voorstelt op al haar grote infra projecten in Nederland.

Alliander: Selecteerde Primaned na een aanbestedingsprocedure om een geïntegreerd projectbeheersingssysteem uit te rollen voor alle midstream energieprojecten. De oplossing combineerde planning- en risicomanagement in één platform en zorgde voor meer transparantie binnen de gehele portefeuille. Alliander waardeerde het vermogen van Primaned om meerdere disciplines binnen projectbeheersing samen te brengen, ondersteund door bewezen implementatiemethoden en sectorspecifieke expertise. Ook hier is Primaned verantwoordelijk voor het behaalde resultaat samen met het Team van Alliander. 

Benieuwd naar hoe Dura Vermeer haar manier van werken heeft getransformeerd met Oracle Primavera Cloud? Lees hier hun volledige verhaal

Vooruitkijken: waarom nú telt

Naarmate projecten groter en complexer worden, vooral in de energietransitie, neemt de fouttolerantie af. Grote aannemers worden steeds huiveriger om zich in te schrijven op projecten waar de risico's te groot zijn. Dit betekent dat projectorganisaties beter voorbereid moeten zijn met betrouwbare, geïntegreerde en schaalbare systemen en processen.

Of, om de woorden van de Amerikaanse president John F. Kennedy te lenen: “Repareer het dak terwijl de zon schijnt.” Nu is het moment om te investeren in de juiste partnerschappen, tools en processen, voordat de storm toeslaat. Kijk daarom kritisch naar je huidige manier van werken.

Tot slot

Het kiezen van de juiste software is nog maar het begin. Om er zeker van te zijn dat de software waardevol is, heb je een betrouwbare partner nodig die niet alleen de technologie begrijpt, maar ook je mensen, je processen en de uitdagingen in jouw sector.

Een full-service provider als Primaned geeft besluitvormers gemoedsrust: één partner, één commitment, één resultaat. Gecontroleerde, voorspelbare en succesvolle projecten.

Ben je je aan het voorbereiden op een grote software-implementatie? Praat met onze experts over hoe een full-service aanpak kan zorgen voor de gewenste adoptie, risico’s kan beperken en je ROI kan beschermen.