Es posible que tu proyecto ya utilice Microsoft SharePoint, Microsoft Teams y un proceso de gestión de documentos bien establecido. Sin embargo, los planos, las conversaciones sobre ellos y las revisiones más recientes siguen circulando a través de los buzones de correo electrónico personales. Los contratistas mantienen registros independientes y resulta difícil rastrear con certeza las fechas de aprobación.
Esto hace que la información quede fragmentada entre distintos sistemas, bandejas de entrada y archivos locales. La cuestión es si una gestión más clara puede resolver el problema o si se necesita un modelo de colaboración diferente.
Para algunas organizaciones, basta con definir mejor las responsabilidades y hacer un mejor uso de las herramientas actuales. Para otras, la limitación es estructural. Cuando organizaciones independientes necesitan intercambiar información controlada, es posible que requieran un Entorno Común de Datos: un entorno digital compartido para gestionar la información del proyecto de forma coherente y auditable.
Estas siete preguntas pueden ayudarte a determinar si basta con mejorar tu enfoque actual o si Oracle Aconex es la mejor opción.
No todos los problemas de colaboración requieren un nuevo software. Si su plataforma actual admite los controles que requiere su proyecto, pero el personal aplica las normas de forma inconsistente o elude los procesos de aprobación, es posible que el problema radique en la gobernanza y no en la tecnología.
La mejora de los procesos no puede crear capacidades que una plataforma no tenga. Si un proyecto necesita que cada organización conserve la propiedad de su información, procesos formales de emisión de documentos y correspondencia trazable entre empresas, la limitación puede residir en el propio sistema.
También es importante comprender la diferencia entre la gestión documental y el control documental. La gestión documental se centra en el almacenamiento, la organización y el intercambio de información. El control documental regula cómo se revisa, aprueba, emite y revisa dicha información.
Microsoft SharePoint y Microsoft Teams pueden funcionar bien para la colaboración dentro de una misma organización. Los requisitos cambian cuando los propietarios, contratistas, consultores y proveedores deben intercambiar información controlada sin dejar de ser responsables de sus propios registros.
Oracle Aconex es una herramienta de colaboración en contratos de proyectos entre múltiples partes. Cada organización participante dispone de su propio espacio de trabajo y controla la información que comparte. Esto crea la gobernanza neutral necesaria para la la colaboración en proyectos en los que intervienen varias organizaciones.
Si la colaboración es principalmente interna, es posible que tu entorno actual sea suficiente. A medida que aumenta el número de interfaces contractuales, se refuerza la necesidad de contar con un Entorno Común de Datos específico.
El correo electrónico resulta difícil de gestionar cuando la correspondencia puede servir posteriormente de base para una instrucción, una decisión, una reclamación o una controversia. Los mensajes permanecen en bandejas de entrada individuales y puede resultar complicado reconstruirlos cuando las personas abandonan el proyecto. Un sistema puede conservar el plano definitivo, mientras que el debate que lo configuró permanece en otro lugar.
Oracle Aconex conserva los documentos, la correspondencia y las decisiones en un mismo entorno. Su registro de auditoría inalterable —es decir, un registro de quién emitió, recibió o actuó sobre la información y cuándo— ayuda a establecer lo que ocurrió.
Esto no evita todas las disputas ni sustituye al criterio contractual. Sin embargo, proporciona un registro del proyecto más fiable cuando es necesario reconstruir los acontecimientos y las responsabilidades.
Las revisiones complejas pueden abarcar varias organizaciones y niveles de aprobación. Cuando se basan en hojas de cálculo y recordatorios manuales, los retrasos pueden pasar desapercibidos hasta que afectan a la contratación o al programa.
Oracle Aconex admite flujos de trabajo configurables: secuencias definidas de acciones que indican quién debe revisar, responder o aprobar la información. Las responsabilidades y las fechas de respuesta son visibles, lo que ayuda a los equipos a actuar antes de que los retrasos se conviertan en problemas de entrega.
El valor no reside en crear más pasos en el flujo de trabajo. Las aprobaciones innecesarias añaden carga administrativa sin aumentar el control.
Una estructura de carpetas puede tener sentido para su creador, pero no para otra empresa o un nuevo miembro del equipo. Los registros separados también aumentan el riesgo de que los equipos utilicen diferentes versiones del mismo documento.
Oracle Aconex utiliza un registro de documentos para todo el proyecto, metadatos acordados y control de versiones. Un registro de documentos es una lista estructurada de los documentos del proyecto. Los metadatos son la información descriptiva acordada que se adjunta a un documento, como su tipo, disciplina, estado o revisión. Junto con el control de versiones, ayuda a los usuarios a identificar la información actual correcta y a consultar su historial.
Esta estructura sigue dependiendo de convenciones de nomenclatura claras, normas de revisión, metadatos y códigos de estado. La tecnología puede ayudar a las personas a aplicar esas normas, pero no puede definirlas para el proyecto.
El control de documentos no debe funcionar de forma independiente del control de proyectos, la disciplina que abarca la planificación, el seguimiento y la gestión del rendimiento del proyecto. Una actividad programada no está realmente lista si el plano, el permiso o el paquete de diseño necesarios siguen en fase de revisión.
Los paquetes de Oracle Aconex agrupan documentos relacionados para su entrega. Cuando se utiliza junto con Oracle Primavera Cloud, un paquete puede vincularse a una restricción de tarea: una condición que debe cumplirse antes de que una actividad programada pueda continuar. Esto permite a los planificadores comprobar si la información necesaria está vencida, completa y lista.
Esta conexión no reprograma automáticamente una actividad, sino que permite detectar antes los riesgos relacionados con la entrega.
Una plataforma de colaboración técnicamente capaz aporta poco valor si los participantes siguen utilizando bandejas de entrada de correo electrónico personales, como Microsoft Outlook, para la comunicación formal, o mantienen documentos en tiempo real en carpetas de SharePoint. En esa situación, Oracle Aconex no es el sistema de registro acordado: la ubicación de confianza para la información formal del proyecto.
La adopción cambia la forma en que los equipos emiten documentos, registran la correspondencia y completan las revisiones. Requiere flujos de trabajo prácticos, responsabilidades explícitas, formación específica para cada función, la incorporación temprana de partes externas y apoyo tras la puesta en marcha.
Los equipos también deben supervisar las revisiones atrasadas, los tiempos de respuesta y las fases del flujo de trabajo en las que los paquetes de documentos están en espera. Estos cuellos de botella indican dónde hay que prestar atención al proceso.
Los proyectos de larga duración en los que participan múltiples partes tienen más probabilidades de generar valor, ya que los documentos y las revisiones relacionadas con los contratos pasan de una organización a otra con diferentes responsabilidades e intereses. A medida que se acumulan esas interfaces, cobran mayor importancia un proceso neutral y un registro compartido completo.
Una implementación de Oracle Aconex implica mucho más que crear cuentas de usuario y subir documentos. Antes de la configuración, hay que decidir qué comunicaciones son formales, qué forma parte del registro del proyecto y quién puede aprobar cada tipo de información.
Entre las decisiones importantes se incluyen:
Empezar por el software antes de tomar estas decisiones conlleva el riesgo de reproducir procesos poco claros en un nuevo entorno.
El enfoque de colaboración que permite Oracle Aconex resulta especialmente relevante cuando organizaciones independientes intercambian información controlada, la comunicación tiene relevancia contractual, las aprobaciones traspasan los límites organizativos y se requiere un historial completo del proyecto.
Puede que no sea necesario cuando un proyecto se gestiona principalmente dentro de una misma organización, la colaboración externa es limitada, los flujos de trabajo son sencillos y la plataforma actual admite la gobernanza requerida. El objetivo no es demostrar que todos los proyectos necesitan Oracle Aconex, sino determinar si el modelo operativo actual se adapta a cómo debe funcionar el proyecto.
También debe determinar si su organización es capaz de definir la gobernanza, configurar los flujos de trabajo, incorporar a los participantes y garantizar la adopción a largo plazo. Un socio de implementación adecuado debería evaluar el enfoque actual y conectar la gestión de la información con los procesos más amplios de control de proyectos.
Tal y como se analiza en nuestro artículo sobre cómo evitar el fracaso en la implementación de software de control de proyectos, el socio que está detrás de la plataforma puede influir en la sostenibilidad del enfoque. Primaned combina la experiencia en Oracle Aconex con conocimientos prácticos sobre el control de proyectos, la implementación y la mejora de procesos.
Primaned combina su experiencia en Oracle Aconex con conocimientos prácticos sobre el control de proyectos, la implementación y la mejora de procesos. Por lo tanto, la conversación comienza por cómo deben funcionar sus proyectos, y no por una configuración predefinida o una propuesta de licencia.
Cuando la colaboración es principalmente interna, mejorar los sistemas existentes puede ser la vía más adecuada. Cuando partes independientes deben gestionar conjuntamente la comunicación contractual, las aprobaciones complejas y la información crítica para la entrega, es posible que un repositorio de documentos genérico ya no ofrezca un control suficiente.