En muchas organizaciones, los términos gestión de documentos y control de documentos se utilizan indistintamente. A primera vista parecen similares, pero representan dos disciplinas muy distintas que determinan en qué medida un proyecto puede confiar en su información. Esta sutil distinción tiene importantes consecuencias para la calidad, la trazabilidad y la conformidad, sobre todo en proyectos complejos y multidisciplinares.
El problema es que muchos equipos creen que tienen la información bajo control simplemente porque los documentos están almacenados y compartidos. En la práctica, esto suele dar lugar a una distribución descontrolada, versiones paralelas y vías de aprobación poco claras. Estos problemas pueden agravarse rápidamente y afectar no sólo a la colaboración diaria, sino también a los plazos del proyecto, las negociaciones contractuales, la preparación para auditorías y la gestión de la seguridad.
La gestión de documentos se centra en almacenar y compartir información, mientras que el control de documentos se centra en gobernarla, validarla y protegerla. Cuando estas disciplinas se tratan como si fueran lo mismo, las organizaciones pierden supervisión e introducen riesgos innecesarios. Cuando se distinguen adecuadamente, sientan las bases para una entrega predecible, una mitigación proactiva de los riesgos y una toma de decisiones segura.
Para los controladores de documentos y los responsables de PMO, entender esta diferencia no es sólo operativo. Es un factor crítico que influye en todo el ciclo de vida del proyecto y determina la capacidad de la organización para mantener el control en entornos de alta presión.
La gestión de documentos constituye la columna vertebral de cualquier organización moderna. Se centra en organizar, almacenar, recuperar y compartir documentos de forma eficiente. A este nivel, el objetivo es la accesibilidad y la colaboración, garantizando que todo el mundo pueda encontrar y utilizar la información adecuada en el momento oportuno.
Plataformas como SharePoint, Google Drive o portales de proyectos básicos apoyan la gestión de documentos facilitando el acceso a la información. Entre las características más comunes se incluyen:
La gestión de documentos es, por tanto, esencial para la productividad y el trabajo en equipo, pero tiene sus límites. Sin mecanismos de control adicionales, no hay garantía de que los documentos que se comparten sean las versiones aprobadas y actualizadas.
Si se está preguntando si el software de control de proyectos es una inversión imprescindible o un valor añadido, este blog es un buen punto de partida ya que explora por qué se ha convertido en algo imprescindible para las organizaciones de proyectos modernas.
El control de documentos va un paso más allá. Mientras que la gestión de documentos se centra en el acceso y la organización, el control de documentos garantiza la integridad, el cumplimiento y la gobernanza.
Aquí, cada documento sigue un proceso estructurado de revisión, aprobación y publicación. El control de documentos no consiste simplemente en gestionar archivos. Se trata de gestionar todo el ciclo de vida de la información.
Entre las funciones típicas de control de documentos se incluyen:
En sectores como la construcción, la ingeniería y las infraestructuras, el control de documentos es esencial. Los errores causados por información obsoleta o no aprobada pueden provocar retrasos, disputas o riesgos para la seguridad. El control de documentos garantiza que dentro del proyecto sólo circulen documentos precisos, aprobados y conformes.
Intentar una implantación o migración sin la orientación de un experto suele dar lugar a contratiempos. El siguiente blog ''Por qué migrar de una herramienta de control de proyectos a otra rara vez es sólo un cambio técnico'', le ayudará a entender qué implica realmente una migración con éxito. Alerta: no se trata sólo de exportar e importar datos.
Una forma útil de visualizar la relación entre la gestión y el control de documentos es a través de la Pirámide de Madurez de la Gestión de la Información. Este modelo ilustra cómo evolucionan las organizaciones en su capacidad para gestionar y gobernar la información con eficacia.
Fuente: [cognidox.com]
Cuanto más se asciende en la pirámide, mayor es la capacidad de gestionar, controlar y confiar en la información.
Muchas organizaciones operan en algún punto intermedio de la pirámide. Disponen de sistemas para la gestión de documentos, pero carecen de procesos de control formalizados.
Las consecuencias pueden ser costosas:
El control de documentos elimina estos problemas creando claridad y coherencia. Cada documento se mueve a través de un flujo de trabajo predefinido, dando lugar a una única fuente de verdad verificada. Además, gracias a las pistas de auditoría completas, cada acción es trazable, desde la carga hasta la aprobación.
Oracle Aconex no es un sistema tradicional de gestión de documentos. Es una plataforma de colaboración creada para proyectos complejos, en los que el trabajo en equipo eficaz depende de una información fiable y controlada.
Dentro de este entorno de colaboración, Aconex integra potentes funciones de control de documentos que garantizan que todos los datos del proyecto sean precisos, seguros y conformes.
Con Aconex, las organizaciones pueden:
Al combinar la colaboración con la estructura, Aconex ayuda a los equipos a ir más allá del simple intercambio de archivos o la gestión de documentos. Ayuda a las organizaciones a alcanzar la cima de la pirámide de madurez de la información, donde la información se gobierna, valida y es fiable.
La gestión y el control de documentos no son competidores; son etapas del mismo viaje hacia la madurez de la información. No se puede controlar lo que no se ha gestionado primero, pero la gestión por sí sola no basta para proyectos que exigen precisión, conformidad y responsabilidad.
La gestión de documentos hace que la información sea accesible. El control de documentos hace que la información sea fiable".
Las organizaciones que alcanzan la cima de la pirámide de madurez ya no se limitan a almacenar o distribuir documentos. Dominan su información y refuerzan la calidad, la conformidad y la eficacia en cada fase del proyecto.
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