Die Manager-Projektserie: Wie Sie einen Business Case für die Oracle Primavera Cloud-Implementierung erstellen, der Ihre Geschäftsführung überzeugen wird

Wie Sie mit Oracle Primavera Cloud eine integrale Projektsteuerungslösung aufbauen, die Ihre C-Suite lieben wird

Bevor wir uns mit Oracle Primavera Cloud beschäftigen, lassen Sie uns zunächst über Sie sprechen. Da Sie bei allen Aspekten der Projektplanung und -durchführung - von der Terminplanung und Budgetierung bis hin zur Spezifikation und Lieferung - an vorderster Front stehen, wissen Sie, dass es in Ihrem Team eine Reihe von Bereichen gibt, in denen Verbesserungen möglich sind. Bis vor kurzem haben Sie die Notwendigkeit von Verbesserungen jedoch vielleicht nicht als so dringend angesehen. 

Heute sind die Dinge anders. Kunden, die sich in einem unsicheren Umfeld bewegen, brauchen mehr als nur eine verbale Bestätigung, dass Ihr Team der Herausforderung gewachsen ist; sie brauchen einen überzeugenden Beweis, dass Ihr Team fähig ist. Und das geht nur, wenn Sie eine solide Struktur und eine starke Organisation in die Grundlage Ihrer Planungsprozesse einbauen. 

Struktur und Organisation sind ein Muss in diesen Zeiten, in denen die Kunden immer mehr Druck auf ihre Partner ausüben und verlangen äußerst effizient und effektiv zu arbeiten. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr Planungsteam innerhalb von Zeit-, Budget-, Qualitäts- und Umfangvorgaben arbeitet, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die Herausforderung

Die Herausforderung, mit der Sie jetzt konfrontiert sind? Natürlich ist es unglaublich schwierig das zu erreichen, wenn Sie nicht die volle Kontrolle über die Geschehnisse haben. Der Grund, warum Manager wie Sie nicht die Kontrolle haben, liegt darin, dass sie mit bruchstückhaften Daten arbeiten - aus verschiedenen Abteilungen, in unterschiedlichen Formaten und auf verschiedenen Systemen -, was bedeutet, dass sie Ihr Team anleiten und Entscheidungen treffen müssen, die auf mehr als Ihrem Bauchgefühl basieren. 

Der Schlüssel hierbei liegt in der Einführung neuer Lösungen in Ihrem Bereich, die ihrem Team, Ihnen und auch Ihrer Organisation helfen das Engagement in Ihrem Projekt zu zeigen und somit letztlich auch dabei helfen neue Projekte zu gewinnen. Aber ein Planungsinstrument allein ist nicht genug. Sie brauchen ein umfassendes Tool zur Projektsteuerung, mit dem Sie wieder die Kontrolle übernehmen können. Dieses Werkzeug ist Oracle Primavera Cloud.

die Ihnen selbst helfen und Ihrem Unternehmen zu helfen, sein Engagement für Spitzenleistungen zu demonstrieren und letztendlich mehr Aufträge zu gewinnen. 

Was ist Oracle Primavera Cloud?

Da die Projektplanung immer komplexer wird, denken viele Manager über die Entwicklung einer OPC-Projektmanagementstrategie nach, die sie beim Aufbau eines stärkeren, widerstandsfähigeren und vom Vorstand anerkannten Planungsteams unterstützt. 

Oracle Primavera Cloud ist, wie der Name schon sagt, ein Cloud-basiertes Instrument, das viele verschiedene Aspekte der Planung und Ausführung in einem einzigen System zusammenfasst, um eine bessere Kommunikation zwischen den Beteiligten zu fördern und sicherzustellen, dass jeder zur gleichen Zeit auf dieselben Daten zugreifen kann, um eine bessere, intelligentere und schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen. 

Oracle Primavera Cloud verfügt über eine Reihe von Funktionen, die die Entwicklung der Rolle des Planers unterstützt. Darunter Terminplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Dokumentenkollaboration, Szenarienvergleiche und KPI-basierte Projektauswahl, die alle über dieselbe benutzerfreundliche Oberfläche zugänglich sind. Die Software basiert auf einem Fundament aus Flexibilität, dutzende Jahre Erfahrung mit erstklassiger Software (wie Primavera P6 EPPM und Primavera Risk Analysis) und schlussendlich Branchenpraxis des Projektmanagments. Sie ist für die Verwendung durch verschiedene Interessengruppen konzipiert, von Portfoliomanagern und Geschäftsführern bis hin zu Projektmanagern und Projektsteuerungsanalysten.

Somit ist es nicht weit hergeholt, dass Oracle Primavera Cloud die naheliegendste Lösung für die Herausforderungen ist, denen sich Planungsteams - und ihre Manager - heute stellen müssen. Dennoch arbeiten viele Teams immer noch mit MS Projects oder sogar Excel. Aber Warum? Es gibt Hindernisse auf dem Weg.

Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg

Während Zeit und Budget oft Hindernisse darstellen, die der Implementierung neuer Technologien und neuer Prozesse im Wege stehen, beseitigt die Cloud-basierte Technologie von Oracle Primavera Cloud diese traditionellen Herausforderungen weitgehend. Es gibt jedoch immer noch ein großes Hindernis, das schwer zu überwinden ist: das Commitment der Führungsetage. 

Oracle Primavera Cloud ist zwar vorteilhaft, aber auch hochgradig konfigurierbar. Was bei der Implementierung eines Systems dieser Größenordnung bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie Zugang zu den richtigen Ressourcen haben. Und das bedeutet, Sie brauchen eine Führungsetage, die bereit ist, Ihnen diese Ressourcen zur Verfügung zu stellen. 

Weshalb es von entscheidender Bedeutung ist, die Überzeugung für die Implementierung einer Verwalteten OPC-Lösung in allen Abteilungen zu entwickeln. Wir empfehlen „alle Abteilungen“, weil Oracle Primavera Cloud den größten Nutzen bringt, wenn es von allen relevanten Interessengruppen genutzt wird. Einschließlich Entwicklungsteams, Planungsteams, HR-Teams und Finanzteams. 

Wenn Sie jedoch eine solch kühne Veränderung in fast allen Bereichen eines Unternehmens vornehmen wollen, ist das nicht immer einfach. Sie müssen einen überzeugenden Business Case vorstellen, der die Führungsetage vollends begeistern wird. Sie müssen beweisen, warum die Software und die Implementierung erfolgreich sein werden und eine große Rendite für das Unternehmen und alle Beteiligten bringt.

Wie Sie das am Besten tun? Beginnen Sie damit, die Vorteile für Ihr eigenes Planungsteam zu skizzieren.

Vorteile von Oracle Primavera Cloud

Warum ist es gut mit den Vorteilen von Oracle Primavera Cloud für Ihr Planungsteam beginnen? Weil Ihr Team der Ort ist, an dem die Gesamtergebnisse des Tools wirklich demonstriert werden können. So können Sie einen sehr lösungsorientierten Business Case für die Implementierung von Oracle Primavera Cloud erstellen und die positiven Ergebnisse darlegen, an denen die Führungsetage am meisten interessiert sein wird. 

Es ist fast so, als würde man rückwärts arbeiten, mit den Endergebnissen beginnen, die für den Vorstand wirklich wichtig sind, und die Details in einem einfachen, leicht verständlichen und wirkungsvollen Format präsentieren. 

Die Nutzung von Oracle Primavera Cloud bietet außerdem drei wesentliche Vorteile:

1. Verbesserte Projektergebnisse

Oracle Primavera Cloud kann die Ergebnisse erfolgreich verbessern, indem es Ihnen hilft, durch Überwachung, Abfangen und proaktive Lösung von Projektfehlern Risiken zu reduzieren. Mit einem verbesserten Zugang zu genaueren Daten kann Ihr Team den Zustand und den Status jedes Projekts besser im Auge behalten, um die Wahrscheinlichkeit möglicher Probleme sehr schnell zu erkennen und bereits im Frühstadium eingreifen, um zu verhindern, dass diese Probleme zu großen Problemen werden. 

Im Wesentlichen geht es darum, von einem Feuerwehrmann zu einem Brandverhinderer zu werden. Sie müssen sich selbst in die Lage versetzen, Brände von vornherein zu verhindern, anstatt zu versuchen, sie zu löschen. 

Wie wir alle wissen, gibt es so viele Möglichkeiten, dass Risiken ein Projekt komplett zum Scheitern bringen können. Es gibt ständige Änderungen in Bezug auf Zeit, Dauer, Umfang, Kontingente, Management und eine Reihe unvorhergesehener Umstände, die ohne klaren Einblick nur schwer zu überwachen, und noch schwieriger zu erkennen, anzugehen und zu lösen sind, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Oracle Primavera Cloud ermöglicht es, Risiken zu Beginn der Planung besser vorherzusagen, die Wahrscheinlichkeit von Risiken schnell zu berichten - und zwar an die richtigen Personen - und letztendlich die besten Entscheidungen zu treffen, um die Projektergebnisse zu verbessern und das Ansehen des Unternehmens zu steigern.

2. Erhöhung der Projektkapazität

Projekte sind die Haupteinnahmequelle Ihres Unternehmens. Daher kosten die standardmäßigen, absichernden Pufferzeiten, die normalerweise zwischen den Planungen liegen, Sie im Grunde nur Geld. Wenn Sie Ihr Limit erreichen, bedeutet dies, dass Ihre Konkurrenten von Ihren Einschränkungen profitieren. Puffer sind notwendig, aber sie schränken auch die Projektkapazität ein. Wenn Projekte reibungslos laufen, bedeuten Puffer „verschwendete“ Stunden, die für ein anderes Projekt hätten verwendet werden können.

Kluge Planungsteams beginnen damit, Projektsteuerung mit OPC einzusetzen, um Pufferzeiten zu reduzieren und somit die Projektkapazität zu erhöhen, was ermöglicht zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und somit dem Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens zur Gute kommt.

Im Moment planen Sie vielleicht 200 Projekte parallel. Aber was wäre, wenn Sie Ihren Vorgesetzten das geben könnten, wonach sie schon seit Jahren verlangen: die Planung so straff wie möglich zu gestalten, um 10 %, 20 % oder sogar 50 % auf einmal zu planen... und das auf eine sichere, kontrollierte, effektive und effiziente Weise? Diesen Vorschlag, wird Ihre Führungsetage nur zu gerne unterstützen.

3. Erhöhte Chance auf Projekterfolg

Eine der größten Herausforderungen bei der Projektplanung besteht heute darin, dass es trotz der Tatsache, dass die Projektsteuerung zu einer entscheidenden strategischen Notwendigkeit geworden ist, immer noch keine formale Ausbildung oder Qualifikation für Projektplaner gibt. Denken Sie an den Trainingsbackground Ihres eigenen Teams. Keiner von ihnen ist mit einem Abschluss in Projektplanung zu Ihnen gekommen. Sie haben wahrscheinlich einen technischen Hintergrund. Sie verfügen zwar über Fähigkeiten und Talente, aber möglicherweise fehlt ihnen das Verständnis für die Planungsprinzipien, die für den Erfolg unerlässlich sind. 

Oracle Primavera Cloud hilft Ihnen dabei, das Verständnis Ihres Teams und Ihrer Organisation für einen besseren Projekterfolg zu steigern, indem Sie die Planungsprinzipien zu einem festen Bestandteil des Tagesgeschäfts machen. Als umfassendes Projektsteuerungsinstrument führt OPC Planer durch den gesamten Prozess und hilft ihnen, die Grundlagen der Projektplanung besser zu verstehen und diese Grundlagen in ihren Ansatz zu integrieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Das zweite Puzzlestück zur Überzeugung

Wenn Sie sich in Ihrem Business Case für die Implementierung auf die oben genannten Hauptvorteile von Oracle Primavera Cloud konzentrieren, können Sie die Führungsetage davon überzeugen, dass OPC die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist und sie dazu motivieren, in die Software zu investieren. 

Die Zustimmung des Vorstands zum Kauf des Tools ist jedoch nur die halbe Miete. Es gibt noch einen weiteren Teil, den Sie noch brauchen: die Zustimmung der Führungsebene zur Begleitung durch einen Oracle Primavera Cloud-Implementierungspartner, der Ihnen bei der Einführung der Software in Ihrem Team und bei der Umsetzung der Änderungen in allen Abteilungen helfen wird. 

Obwohl es manchmal verlockend sein kann, den Weg der Eigenleistung zu gehen, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass es sehr ressourcenraubend sein wird, den richtigen Umgang mit dem Tool und all die benötigten Erfahrungen selber von null an zu erleben. Wenn Sie eine schnellere und kostengünstigere Implementierung anstreben, lohnt es sich auf jeden Fall, mit einem Implementierungspartner zusammenzuarbeiten, der Sie problemlos durch den Prozess führen kann. 

Nachdem Sie also die Vorteile von Oracle Primavera Cloud in Ihrem Business Case kommuniziert haben, müssen Sie im nächsten Schritt aufzeigen, wie die Software mit dem richtigen Partner nahtlos und mit minimaler Unterbrechung des Betriebs implementiert werden kann.

Implementierung von Oracle Primavera Cloud

Es gibt eine Reihe von Vorteilen der Zusammenarbeit mit einem OPC-Implementierungspartner, die es wert sind, dem Vorstand durch Ihren Business Case mitgeteilt zu werden. Diese sind:

• Optimierung der Ressourcen

Einer der größten Vorteile der Wahl dieses Tools ist, dass die OPC-Software den manuellen Projektaufwand reduziert, Zeit spart und den Projekterfolg steigern kann. Die Projektplanung ist heutzutage, wie Sie wissen, mit viel manueller Arbeit verbunden. Sie vertrauen darauf, dass Ihre Planer alles zu 100 % richtig machen, obwohl uns allen bewusst ist, dass manuelle Arbeit sehr fehleranfällig ist.

Manuelle Arbeit ist sowohl zeitaufwendig als auch ein ständiger Risikofaktor. Die Zeit Ihrer Planer muss besser optimiert werden, indem der Bedarf an manuellen Eingaben durch Standardisierung und einheitliche Prozesse, Arbeitsabläufe und Vorlagen so weit wie möglich minimiert wird und Ihre Ressourcen für die Konzentration auf wichtige Planungsaktivitäten verwendet werden kann. 

Dies ist allerdings unmöglich, wenn die Software nicht auf effektive Weise für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen implementiert wird. Wenn sie von Anfang an falsch implementiert wird, verringert sich der manuelle Arbeitsaufwand nicht, sondern kann sogar noch zunehmen. Die richtigen Grundlagen sind der Schlüssel zum Aufbau robuster Projektsteuerungsprozesse.

• Zuversicht

Wie wir bereits kurz angesprochen haben, ist Oracle Primavera Cloud ein sehr nützliches, aber auch sehr umfassendes und sehr umfangreiches Tool. Wenn Ihr Team noch nie mit einer Projektsteuerungssoftware dieser Größenordnung gearbeitet hat, ist es recht wahrscheinlich, dass es Herausforderungen mit den Umgang zu Beginn geben wird. Es gibt eine Lernkurve, die ohne Unterstützung nur schwer zu bewältigen ist. 

Wenn ein Oracle Primavera Cloud-Experte die Implementierung begleitet und Ihr Team bei den ersten Schritten mit der Software unterstützt, kann sich Ihre Führungsetage darauf verlassen, dass Ihre Planer mit absoluter Zuversicht arbeiten. 

Einer der größten Vorteile dabei ist, dass Ihre Planer die Projektkosten senken können, ohne Kompromisse bei der Lieferantenqualität zu machen. Wie wir alle wissen, ist dies im Moment eine große Herausforderung. Das bedeutet, dass wir alle zunehmend nach Möglichkeiten suchen, unsere Kosten zu minimieren. Für viele bedeutet das, die Anbieter und Subunternehmer mit dem niedrigsten Preis zu beauftragen, auch wenn sie vielleicht nicht die richtige Wahl für den Auftrag sind und am Ende die Kosten erhöhen und neue Risiken verursachen könnten. 

• Unterstützung bei der Integration

Auch wenn das übergreifende Konzept von Oracle Primavera Cloud darin besteht, eine einzige All-in-One-Plattform für alle Beteiligten zu schaffen, wird es natürlich auch andere Instrumente und Systeme geben, die Ihr Unternehmen weiterhin nutzen möchte. Das ist in Ordnung. Um jedoch wirklich das Beste aus OPC herauszuholen, sollten Sie prüfen, ob eines dieser Systeme - oder eines der Systeme, die Sie in Zukunft zu implementieren planen - mit OPC integriert werden kann. 

Zum Beispiel könnte es für Sie sehr wichtig sein, dass Oracle Primavera Cloud mit anderen internen Systemen wie Finanzwesen, Einkauf, Personalwesen oder BI-Tools integriert werden kann, um Daten über verschiedene Lösungen hinweg aufzufüllen.

Die gute Nachricht ist, dass es eine Reihe von Systemen gibt, die Sie integrieren können, um Ihre Projektkontrolle zu optimieren und der richtige Implementierungspartner kann Sie und Ihr Team dabei unterstützen, Ihre Prozesse durch die Kombination mehrerer Lösungen zu verbessern. Ohne die Unterstützung eines OPC-Profis kann dies oft sehr zeitaufwändig sein.

Vorbereitet sein

An diesem Punkt der Präsentation Ihres Business Cases sollten Sie bereits die Mehrheit der Führungsetage überzeugt haben. Es ist allerdings auch sehr wahrscheinlich, dass die Geschäftsführungsmitglieder Rückfragen haben werden, wenn sie eine Entscheidung treffen sollen, ob sie einer solchen Umsetzung zustimmen sollen.

Natürlich sind die Fragen, die die Führungsetage stellen wird, von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige sind vielleicht besorgt über die Höhe der Investitionen, während andere sich eher auf die Einzelheiten der Implementierung selbst konzentrieren. Wir können zwar nicht mit Gewissheit sagen, welche Fragen Ihnen gestellt werden, aber wir können Ihnen die wichtigsten Fragen, die uns regelmäßig zu Oracle SaaS Primavera Cloud gestellt werden, mitgeben. Wir empfehlen Ihnen, die Antworten auf diese Fragen vor Ihrer Präsentation als Teil Ihres Geschäftsfalls vorzubereiten. 

Einige der wichtigsten Fragen sind:

• Kann die Software wirklich alle unsere Anforderungen erfüllen?
• Wie sorgt die Software für weniger Risiko bei Terminierung und Planung?
• Können wir den ROI eines Projektsteuerungssystems belegen?
• Wie hoch sind die Investitionen, die für den Kauf der Lösung erforderlich sind?
• Wie lange dauert die Implementierung der Software?
• Wie erfolgt die Umsetzung?
• Wie können wir sicher sein, dass wir den richtigen Implementierungspartner wählen?

Indem Sie überzeugende Antworten auf all diese Fragen - und andere Fragen, die Ihre Geschäftsführungsmitglieder möglicherweise stellen - vorbereiten, können Sie ihnen helfen zu erkennen, dass Oracle Primavera Cloud die richtige Lösung ist, um die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen, denen Unternehmen heute gegenüberstehen.

Bringen Sie sich selbst und Ihr Team zum Erfolg

Die Kunden von heute sind anspruchsvoll. Sie können sich keine Fehler leisten. Ihr oberstes Ziel ist es, das Projekt so schnell wie möglich zu liefern, vor allem wenn es mit ihrer Produktion kollidiert. Im Moment können es sich Planungsteams nicht leisten nur, „gut“ zu arbeiten. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sie exzellent, wettbewerbsfähig und selbstbewusst arbeiten. Immer und zu jeder Zeit.

Oracle Primavera Cloud kann Ihr Team in eine starke Position versetzen, um diese Ziele zu erreichen. OPC hilft Ihnen bei der Reduzierung von Projektverzögerungen, schleichenden Umfangsausweitungen und Forderungen nach Vertragsstrafen, indem Sie tiefere Einblicke in Bereiche wie Zeit, Kosten, Umfang, Risiken und Ressourcen erhalten - was unmöglich mit herkömmlichen manuellen Systemen oder verschiedenen Plattformen ist, die nicht miteinander kommunizieren und keine Projektdaten austauschen können. 

Das Endergebnis all dieser Bemühungen ist Anerkennung. Wenn Sie alle Ihre Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abliefern, wenn Sie sich einen guten Ruf aufbauen und wenn Sie in der Lage sind, mehr Projekte auf einmal zu übernehmen, dann werden Sie zu einem Manager, der sich von anderen abhebt, der respektiert wird und der von der Organisation als jemand geschätzt wird, der weiß, wie er sein Team am besten unterstützt, damit es seine beste Arbeit leisten kann. 

Insgesamt könnte es dazu beitragen, dass Sie vom Projektmanager zum Projektdirektor aufsteigen.