von Sjef van Vugt, auf Mar 11, 2024 12:36:47 PM
Wie OPC-Software den manuellen Projektaufwand reduzieren, Zeit sparen und den Projekterfolg steigern kann
Während 38 % der Unternehmen Alt-Software für die Projektplanung und das Projektmanagement verwenden, nutzt die Mehrheit - ca. 45% - immer noch E-Mails oder Tabellenkalkulationen, so der Oracle-Bericht „Modernizing Project Controls for the Digital Era“. Das Problem ist, dass ohne eine wiederholbare Reihe von Prozessen, die OPC-Software mit sich bringt, Werkzeuge wie Excel für bemerkenswert komplexe Berechnungen verwendet werden können, gleichzeitig aber manuelle Prozesse sehr zeitaufwändig und mit menschlichen Fehlern behaftet sind. Es wurde tatsächlich berichtet, dass fast 90% aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten die durch menschliche Eingaben verursacht werden.
Es ist klar, dass der traditionelle Planungsprozess zu sehr von Menschen und manuellen Vorgängen abhängig ist. Und es birgt zahlreiche Risiken, weiterhin mit diesen älteren Methoden zu arbeiten.
Die Risiken des manuellen Projektaufwands
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie der manuelle Projektaufwand die Chance auf eine erfolgreiche Projektabwicklung verringern kann. Einige der Hauptrisiken sind:
Menschliches Versagen
Wenn sie über Projektrisiken nachdenken, denken viele Manager an technische oder kommerzielle Risiken und lassen dabei außer Acht, welche Rolle das Risiko menschlicher Fehler bei der Anwendung der Planungsprinzipien spielen kann. Menschliche Fehler können aus vielen verschiedenen Gründen auftreten, wie z. B. mangelndes Verständnis, nachlassende Konzentration oder einfach nur ein versehentlicher Druck auf eine falsche Taste. Schon ein einziger Fehler in einem manuellen System kann die Genauigkeit aller Projektinformationen beeinträchtigen.
Menschliche Emotionen
Neben menschlichem Versagen ist es wichtig, auch menschliche Emotionen zu berücksichtigen. Vielleicht hat ein Mitglied Ihres Teams einen schlechten Tag und fühlt sich nicht besonders engagiert für das Projekt oder motiviert, Lösungen für Probleme zu finden. Vielleicht haben die unterschiedlichen Ziele der verschiedenen Interessengruppen, die im Unternehmen arbeiten, einen Einfluss darauf, welche Datensätze sie bei ihren Entscheidungen berücksichtigen oder wie sie diese Daten interpretieren.
Menschliches Urteilsvermögen
Die Erfahrung, das Wissen, das Verständnis und die allgemeinen Ansichten der einzelnen Planer können die Erfolgschancen eines Projekts erheblich beeinflussen. Prozesse, die auf Meinungen beruhen, können beispielsweise nicht von anderen nachgeahmt werden, sodass Projekte je nachdem, wer die Entscheidungen trifft, unterschiedlich verlaufen. Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist, dass die Entscheidungsfindung nur so gut ist wie das Wissen des Einzelnen, was zu Unstimmigkeiten führt. Dies ist nicht hilfreich dabei, das Projektrisiko zu reduzieren und kann sogar Herausforderungen und Kosten verursachen, die sonst nicht existieren würden.
Zeit
Der manuelle Projektaufwand kann sehr zeitaufwändig sein, da die Daten in verschiedenen Systemen eingegeben und wieder eingegeben werden müssen. Einem Bericht zufolge beläuft sich der Zeitaufwand für die Eingabe von Planänderungen und Leistungsdaten, den Empfang, die Formatierung und Eingabe von Kostendaten aus der Finanzabteilung, die Erstellung von Berichten und die Vorbereitung von Besprechungen mit Excel auf insgesamt 24 Stunden, im Vergleich zu nur 2,5 Stunden mit Projektsteuerungsinstrumenten wie Oracle Primavera Cloud.
Informationsqualität
Wenn verschiedene Abteilungen ihre eigenen Daten manuell in ihre eigenen Systeme eingeben, existieren diese Daten ausschließlich in Blasen, ohne dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt, was zu einer Zunahme von Fehlern und einer schlechten Entscheidungsfindung ohne Zugang zum „Gesamtbild“ führt. Beteiligte stützen sich bei ihren Handlungen möglicherweise auf widersprüchliche Daten oder verschwenden wertvolle Zeit mit der Suche nach den benötigten Daten in verschiedenen Altsystemen.
Risiko-Reaktion
Eine manueller Projekteingriff führt zu einer langsamen Risikoerkennung. Wenn Risiken identifiziert werden, sind sie bereits in einem potenziell kritischen Stadium; sie haben genug „Rauschen“ erzeugt, um gehört zu werden. Dies ist der Punkt, an dem Korrekturen vorgenommen werden sollten, aber bei manuellen Prozessen ist dies der Punkt, an dem die Teams mit der Suche nach einer Lösung beginnen. Bis die Lösungen implementiert werden können, sind kleine Probleme zu großen geworden.
Alle diese Risiken des manuellen Projektaufwands zusammengenommen können die Chance auf einen Projekterfolg direkt verringern. Es ist an der Zeit, dass manuelle Eingriffe der Vergangenheit angehören.
Die Lösung? OPC-Software
Nach Angaben des Project Management Institute gibt es drei Hauptursachen für das Scheitern von Projekten: Menschen (32% der Misserfolge), Prozesse (42% der Misserfolge) und Kommunikation (43% der Misserfolge). Man sagt, dies seien die „drei Säulen des Erfolgs“. Die ideale Lösung ist also eine, die alle drei Säulen berücksichtigt.
Oracle Primavera Cloud tut genau das. Die automatischen Berechnungen und Aktionen reduzieren menschliche Fehler. Die umfassende Plattform hilft bei der Schaffung standardisierter, abteilungsübergreifender Prozesse, und ihre Fähigkeit, Daten mit integrierten Systemen wie Primavera P6 EPPM und anderer Software von Drittanbietern auszutauschen, die mit Primavera Gateway verbunden sind, sorgt für eine starke Kommunikation zwischen allen Teams, allen Beteiligten und allen Systemen, um die schwer fassbare "single source of truth" zu erzeugen.
Letztendlich sorgt OPC-Software dafür, dass Projektprozesse wiederholbar sind, dass jeder zur gleichen Zeit auf genau dieselben Daten zugreifen kann und dass - wo immer möglich - Vorgänge automatisiert werden, um den Bedarf an manuellen Eingaben zu reduzieren. Alle diese Aspekte zusammen tragen dazu bei, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu minimieren und die Chance auf eine erfolgreiche Projektabwicklung zu erhöhen, die Ihre Kunden beeindrucken und zufriedenstellen wird.
