Solange Sie denken können, sind Puffer ein Standardelement eines jeden Planungs- und Terminierungsprozesses, nicht wahr? Natürlich sind sie das, aber sind sie wirklich die Antwort auf eine effiziente Planungsoptimierung? Wie jeder Projektmanager weiß, haben alle Projekte das Potenzial, den Zeit- und Kostenrahmen zu überschreiten - und das ist bei den meisten der auch Fall. Daher ist es wichtig, einen Puffer für diese Risiken zu haben.
„Fügen Sie keine Puffer zu Ihren Projekten hinzu, sie werden Sie verfolgen“.
Das ist der Rat von Christian Triantafillou Schade, einem Managementberater in Dänemark. Er ist der Meinung, dass das Belassen von „sicheren“ Puffern zwischen Projekten zu Zeitverschwendung, eingeschränkten Projektkapazitäten und letztlich dazu führen kann, dass Sie Angebote ablehnen müssen.
Puffer mögen zwar die sichere und funktionale Projektplanungsoption sein, aber sie sind nicht die richtige Option, wenn Sie die optimieren und die Projektkapazität steigern möchten. Und genau das ist es, was die meisten Manager im Moment anstreben, um die wachsende Frustration zu minimieren, die sie aufgrund des zunehmenden Drucks seitens der Geschäftsführung verspüren.
Die globale Gesundheitskrise hat enorme Auswirkungen auf die Planungsbranche gehabt. Viele Kunden haben aufgrund der Ungewissheit Projekte gestrichen oder verschoben, was sich massiv auf die Gewinne und Einnahmen ausgewirkt hat. In dieser „neuen Normalität“ sind Unternehmen natürlich bestrebt, ihre Planung zu optimieren und so knapp wie möglich zu planen, was bedeutet, dass Führungskräfte darauf achten sollten, das Puffermanagement in die Betriebsabläufe zu integrieren.
Die Pufferverwaltung ist eine Aktivität, die sicherstellt, dass im Falle von Überschreitungen eine Reserve vorhanden ist, aber auch zur Optimierung der Planung beiträgt, indem sie den Teams hilft, ihre Aufgaben effizient zu erledigen, ohne Zeit zu verschwenden oder mehr Ressourcen zu nutzen, als sie wirklich brauchen.
Das Konzept der Projektsteuerung selbst kann bei der Planungsoptimierung erheblich helfen. In dem Maße, in dem sich die Beteiligten von der Verwendung unzusammenhängender Altsysteme verabschieden und sich der Verwendung spezieller Projektsteuerungssoftware zuwenden. Dies schaftt eine "gemeinsame Wahrheit", und die Projektsteuerung reduziert das Risiko menschlicher Fehler und minimiert die Notwendigkeit manueller Eingaben.
Die Verwendung von Oracle Primavera Cloud kann jedoch dank der starken Planungsoptimierungsfunktionen dazu beitragen, Pufferzeiten zu reduzieren und die Projektkapazität zu erhöhen. Es fördert die Verwendung von bewährten Methoden bei der Terminplanung:
Oracle Primavera Cloud arbeitet mit der Methode des kritischen Pfades (CPM - Critical Path Method), bei der der frühestmögliche und der spätestmögliche Start- und Endtermin für ein Projekt zusammen mit einer Schätzung für die Projektdauer berechnet wird, um eine Gesamtpufferzeit zu generieren. Je geringer die Gesamtpufferzeit ist, desto wichtiger ist es, dass das Projekt rechtzeitig beginnt, um das Risiko einer Projektverzögerung zu vermeiden. Die Methode wird verwendet, um den kritischen Pfad eines Projekts zu bestimmen und sicherzustellen, dass Ihr Team die entscheidenden Elemente, die für ein erfolgreiches Ergebnis entscheidend sind, vollständig versteht.
Oft wird der Projektmanager oder der Projektsteuerungsingenieur als Wachhund betrachtet. Er sieht aus wie der Bösewicht, der wütet, wenn die Arbeit nicht wie geplant vorankommt. Er versucht immer, seine - manchmal unrealistischen und übermäßig komplexen - Planungen den Leuten aufzudrängen, die die Arbeit ausführen. Infolgedessen fühlen sich die für die Ausführung Verantwortlichen von dem Zeitplan abgekoppelt, es ist nicht ihr Zeitplan und sie haben sich sicherlich nicht dazu verpflichtet.
Die OPC-Lösung erleichtert die schlanke Planung - Eine Philosophie, die darauf abzielt, die Verantwortung für die Planung dessen was wann getan wird, auf die Personen zu übertragen, die die Arbeit ausführen. Die Experten verstehen ihr Handwerk und sind in der Lage, sich ihre Arbeit und ihre Zeit selbst einzuteilen, was die Flexibilität fördert. Diese erfahrenen Spezialisten werden als Ausführende bezeichnet.
Lean Scheduling - Schlanke Terminplanung - ein Teil des LEAN-Bauansatzes - stellt sicher, dass die Planer zusammenarbeiten können, um Fälligkeitstermine besser zu definieren, die Koordination zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten und die Pläne bei Bedarf effektiv zu überarbeiten, damit ein Projekt auf Kurs bleibt. Es wurde entwickelt um die Zeit und die Ressourcen des Planungsteams besser zu nutzen, um Verschwendung bei Arbeitsstunden, Kosten und Aufwand zu minimieren und die Arbeit effizienter auszuführen.
Unternehmen haben oft mehrere - manchmal Hunderte - von Projekten in der Ausführungsphase zu einem bestimmten Zeitpunkt. Und wenn diese Projekte eine Dauer von 12 Monaten oder sogar mehreren Jahren haben, gibt es natürlich eine Menge verschiedener Aufgaben und Aktivitäten, die von großen Teams erledigt werden müssen und eine riesige Menge an Daten, die analysiert und verfolgt werden müssen. Dadurch wird die Anzahl der Projekte, die zu einem bestimmten Zeitpunkt angenommen werden können, begrenzt, um sicherzustellen, dass das Planungsteam alles im Griff hat, was es zu tun hat.
Dies ist die Stelle, an der robuste Planungsprinzipien von entscheidender Bedeutung sind. Der Einsatz von Projektsteuerung mit Oracle Primavera Cloud erleichtert die gleichzeitige Verwaltung einer großen Anzahl von Projekten. In Verbindung mit reduzierten Puffern wird deutlich, wie die Anpassung Ihrer Strategie und die Konzentration auf die Planungsoptimierung dazu beitragen kann, die Projektkapazität zu erhöhen, ohne das Risiko zu erhöhen oder Ihrem Planungsteam mehr Arbeit zu machen.
Puffer sind ein Sicherheitsnetz. Sie geben Ihnen die Gewissheit, dass Sie, sollte etwas schief gehen, über die nötigen Ressourcen verfügen, um Probleme zu lösen und ein erfolgreiches Projekt abzuliefern, ohne dass ein anderes Projekt in der Ausführung beeinträchtigt wird.
Es ist unwahrscheinlich, dass es ein Szenario gibt, in dem die Puffer vollständig abgeschafft werden. Der Seelenfrieden, den sie bieten, ist für eine sichere Planung unerlässlich. Wenn jedoch Projektsteuerungs- und Planungssoftware zu einem standardmäßigen, alltäglichen Bestandteil des internen Prozesses wird, ist es klar, dass die großzügigen Puffer, die Manager in ihre Schätzungen eingebaut haben, nicht mehr notwendig sind. Sie könnten mehr Schaden als Nutzen anrichten.
Die durch Projektsteuerung und Oracle Primavera Cloud gewonnenen Erkenntnisse beseitigen unerwartete Überraschungen, die der Grund für die Implementierung von Puffern und Eventualitäten sind.