Die Head-of-Project-Planning-Serie: Menschen, Prozesse & Tools: Wie Sie Projektplaner schnell rekrutieren, systematisieren und schulen

Die Head-of-Project-Planning-Serie: Menschen, Prozesse & Tools: Wie Sie Projektplaner schnell rekrutieren, systematisieren und schulen

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, der Wandel findet statt.

Veränderungen sind für die Anpassung an die künftige Unternehmenslandschaft unerlässlich. Eine Veränderung, die sich in vielen Unternehmen rasch vollzieht, ist der Wechsel von einer traditionellen Hierarchie zu einer Matrixstruktur. 

Eine Matrix-Organisationsstruktur bringt eine zunehmende Anzahl von Planern, Managern und anderen Ressourcen in die Projekte ein. Das bedeutet, dass es wichtiger denn je ist, sicherzustellen, dass alle Ihre Projekte sowohl effektiv als auch effizient verwaltet werden. 

Eine Studie zeigt, dass 12% aller Projekte weltweit allein in den letzten 12 Monaten gescheitert sind. Allerdings machen neue Ansätze bei der Projektplanung Hoffnung, die Erfolgsquote zu verbessern. 

Was ist also der beste Ansatz? Konzentration auf Ihre Mitarbeiter!
Indem Sie talentierte Hochschulabsolventen mit großem Potenzial einstellen, interne Prozesse entwickeln, die deren Bedürfnissen entsprechen und ihnen die Tools zur Verfügung stellen, die sie für eine effiziente Planung benötigen. Auch ist eine Investition in die passenden Trainings unerlässlich um sie zu Projektsteuerungs-Experten zu schulen. Denn so können diese erfolgreich werden und tolle Ergebnisse erzielen. 

Als Head of Project Planning ist es wichtig, ein starkes, belastbares und qualifiziertes Team aufzubauen, das Ihre Projektmanagementabteilung von einem „Verwaltungsbüro“ zu einem Kompetenzzentrum macht und Ihnen die Kontrolle über jedes Projekt gibt - jetzt und in Zukunft.

Ihr Team aufbauen

Wenn Sie die Projektplanungsprozesse in Ihrem Unternehmen verändern wollen, müssen Sie ein Team aus Vordenkern aufbauen, das offen für neue Arbeitsweisen ist.  Genau hier liegt allerdings die Herausforderung: es ist nicht einfach, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, vor allem wenn es keine formalen Qualifikationen oder spezielle Projektplanungskurse gibt. 

Was die Head of Project Planning heute beherrschen müssen, ist wie man qualifizierte Projektplaner einstellt und sie effektiv schult, um sicherzustellen, dass sie die Fähigkeiten entwickeln, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Einstellung nach Persönlichkeit und Eignung - und die anschließende Schulung der Fähigkeiten - kann den Kandidatenpool massiv erweitern und es einfacher machen, Menschen mit Potenzial zu finden.

Beim Aufbau eines Teams geht es jedoch nicht nur darum, Mitarbeiter einzustellen und auszubilden, sondern auch darum, sie zu fördern und zu unterstützen. Eines der potenziellen Risiken eines personenzentrierten Ansatzes bei der Projektplanung besteht darin, dass Sie Ihre Zeit und Ressourcen in die Schulung von Hochschulabsolventen investieren und sie so zunehmend für die Konkurrenz attraktiv machen. Daher ist die Schaffung eines inspirierenden Arbeitsumfelds, die Bereitstellung von Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und die Bildung einer internen Planungsgemeinschaft der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Projektteams.

Effektives Onboarding

Die Rekrutierung neuer Talente ist wichtig, aber ebenso wichtig ist es, Ihre neuen Mitarbeiter effizient und effektiv einzuarbeiten, so dass sie schnell Teil des Teams werden und im Grunde genommen sofort durchstarten. Es gibt zwar einige Aspekte, die bei der Eingliederung zu berücksichtigen sind - z. B. muss sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter Zugang zu den Richtlinien und einem Teammentor haben - aber einer der wichtigsten ist es, ihnen zu helfen, sich einzuarbeiten.

Die Lernkurve Ihrer Projektplanungsingenieure mit Primavera zu beschleunigen, kann helfen. Der Projektplanungssektor hat sich traditionell schwer getan, digitale Tools zu übernehmen. Der Erwerb einer Tooling-Lizenz ist jedoch der Schlüssel dazu, dass sich neue Mitarbeiter schnell und einfach in die Feinheiten einer effektiven Planung einarbeiten können, so dass eine steile Lernkurve entsteht. 

Oracle Primavera ist eine Suite von Tools, die von der Terminplanung über die Risikoanalyse bis hin zum Ressourcenmanagement alles abdeckt. Damit ist es eine der besten Lösungen, um Einsteigern ein breites Spektrum an Planungsmöglichkeiten zu bieten. Viele Planungsleiter sind sich noch nicht darüber im Klaren, dass Projektsteuerung die Lösung für ihre Probleme ist, aber sie kann genau das sein, was nötig ist, um das Team aufzurichten. Oracle Primavera P6 wird für die Planung verwendet; Oracle Primavera Risk Analysis für Risiken und Oracle Primavera Cloud für Terminplanung, Lean, Risiko und mehr.

Einer der größten Fehler, den Leiter der Projektsteuerung häufig machen ist, dass sie sich sofort auf die Einführung von Primavera stürzen, das ein sehr schwerfälliges Planungstool ist, insbesondere für Hochschulabsolventen. Das kann manchmal ziemlich entmutigend sein. Daher ist es in der Regel am besten, sich zunächst mit der Theorie hinter dem Tooling zu befassen und den Planern dabei zu helfen, die grundlegenden Prinzipien und die Basis der Projektsteuerungen zu erlernen, bevor man zur Primavera-Schulung übergeht.

Interne Prozesse entwickeln

Selbst mit den besten Einarbeitungsprozessen wird Ihr Projektplanungsteam wahrscheinlich aus einer Mischung aus neuen Hochschulabsolventen und erfahrenen Planern sowie aus Mitarbeitern mit unterschiedlichem Bildungshintergrund bestehen. Vielleicht haben Sie sogar ein Team von Mitarbeitern mit sehr unterschiedlichem kulturellem Hintergrund, vor allem, wenn Sie auf Remote-Work setzen und somit Bewerbungen von internationalen Talenten mit einbeziehen. 

Vielfalt ist wichtig, aber es ist dennoch entscheidend, dass Ihr Team in der Lage ist, zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und großartige Ergebnisse zu liefern; es muss eine weitgehende Übereinstimmung darüber bestehen, wie die Dinge zu tun sind. Und das bedeutet, dass Sie die Drei Standardprozesse und -fähigkeiten, die zur erfolgreichen Umsetzung der forensischen Planung erforderlich sind, in Ihren neuen Ansatz einbeziehen.

Die Standardisierung Ihrer Prozesse verringert das Risiko von Missverständnissen und Fehlern.

Die drei zu implementierenden Standardprozesse sind:

1. Tooling-Prozesse, um sicherzustellen, dass alle dieselben digitalen Planungstools verwenden
2. Schulungsprozesse, um sicherzustellen, dass jeder über das gleiche Grundwissen verfügt
3. Teamprozesse, die sicherstellen, dass die Standardisierung in der gesamten Abteilung umgesetzt wird

Während die Forensische Terminplanung auf der ganzen Welt immer mehr an Attraktivität gewinnt, hinkt Europa deutlich hinterher. In vielen Fällen arbeiten Projektplaner in einer „unsichtbaren Abteilung“, und das sollte nicht der Fall sein.

Durch die Standardisierung von Praktiken innerhalb der Organisation und den Aufbau systematischer Arbeitsmethoden können Leiter der Projektsteuerung ihren Teams helfen, vom Unternehmen als das wertvolle Gut angesehen zu werden, das sie wirklich sind.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter für den Wandel begeistern

Wenn Sie Prozesse standardisieren, ist es Tatsache, dass sich bestehende Arbeitsmethoden ändern werden. Und für Ihr Team kann das schwierig werden. Es ist nicht leicht, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen oder von dem, was man kennt, abzuweichen. Ein erfolgreiches Veränderungsmanagement kann jedoch nur erreicht werden, wenn alle am Veränderungsprozess Beteiligten mitmachen. 

Obwohl es normal ist, dass das Team Widerstand leistet und Zurückweisung liefert, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem Planungsteam ein erfolgreiches Veränderungsmanagement für Projekte erreichen können, das dazu beitragen kann, die Implementierung neuer Prozesse zu vereinfachen:

1. Wissen und Bewusstsein für den Wandel schaffen, um die Vorteile für Planer hervorzuheben
2. Stellen Sie sicher, dass alle Projektplaner bei Änderungen an Prozessen aktiv mitwirken
3. Kommunizieren Sie Änderungen immer klar und machen Sie die Erwartungen transparent

Wenn Sie ein Team haben, das offen für Veränderungen ist, kann die Umsetzung viel einfacher, effektiver und für die Führungskräfte viel angenehmer und lohnender sein.

Veränderung einleiten

Es ist zwar wichtig, dass Ihr Team mit den Änderungen, die Sie an den Projektplanungsprozessen vornehmen, einverstanden ist, aber es ist auch wichtig, dass es mit der Art und Weise, wie Sie diese Änderungen einführen, einverstanden ist. Zu wissen, wie man Projektplanungs- und steuerungsprozesse standardisiert und implementiert, die Ihr Team lieben wird, ist einer der Schlüssel zum Aufbau einer erfolgreichen Abteilung, die einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schafft. 

Eine Möglichkeit, Veränderungen in Ihrem Team einzuführen, ist die Unterstützung durch einen Business-Berater, der den Planern aufzeigen kann, wie die Änderungen insbesondere für sie von Vorteil sind und wie durch Optimierungen und Anpassungen sichergestellt werden kann, dass die Prozesse auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters zugeschnitten werden können, ohne vom Standard abzuweichen. 

Eine andere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit einem technischen Berater, der sicherstellen kann, dass alle Änderungen schnell, einfach, fehlerfrei und mit minimalen Unterbrechungen umgesetzt werden. Das kann die Frustration in Ihrem Team verringern, so dass sie die neuen Änderungen eher akzeptieren werden.

Eine weitere Möglichkeit, neue Arbeitsweisen einzuführen, ist eine Projektsteuerungsschulung, die auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Projektplanungsteams zugeschnitten ist. Dies kann dazu beitragen, das Bewusstsein für die wachsende Bedeutung von Tooling und Projektsteuerungen zu schärfen, damit die Projektplaner verstehen, welche entscheidende Rolle die Änderungen im Tagesgeschäft spielen werden.

Die richtige Schulung finden

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Schulungen als Mittel zur Einführung und Umsetzung von Standardisierungen und Veränderungen zu nutzen, ist es wichtig, dass Sie die richtige Art von Schulung für Ihre Mitarbeiter auswählen. So etwas wie „Ausbildungen“ gibt es eigentlich nicht; es ist eher ein Oberbegriff, der eine breite Palette von internen und externen Schulungsmöglichkeiten abdeckt, die alle in Betracht gezogen werden sollten.

Diese Optionen umfassen:

1. Offene Schulung: Vorhandene Kurse, für die sich jeder über eine Schulungswebsite anmelden kann
2. Inhouse-Schulung (firmeninterne Schulung): Maßgeschneiderte Schulungskurse für eine einzelne Organisation
3. Online-Training: Offene oder firmeninterne Schulungen, die vollständig online durchgeführt wird

Warum Projektsteuerungsschulungen?

Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind und sich fragen: „Moment mal, was ist Projektsteuerung und wie kann das meinem Team helfen, bessere Projekteinblicke und Planungsleistungen zu erzielen?“, dann seien Sie beruhigt -  Sie sind nicht allein. Das Thema Projektsteuerung ist noch ein relativ neuer Bereich, vor allem in Europa, so dass dies in der Wirtschaft Wachstumspotenzial hat. 

Projektsteuerung umfasst die Aspekte des Projektmanagements, die Schätzungen, Modelle, Analysen, Vorhersagen, Messungen, Berichte und die Visualisierung von Projektdaten nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen. Dies kann dazu beitragen, die Entscheidungsfindung zu unterstützen und zu beeinflussen, so dass die Projekte einen maximalen Wert für die Beteiligten schaffen und die Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich erreicht werden können. 

Der Grund, warum Projektsteuerung heute so wichtig sind, liegt in der rasanten Zunahme von Big Data. Remote-Work hat eine neue Ära der digitalen Kommunikation ausgelöst und den Unternehmen mehr Zugang zu Daten als je zuvor verschafft. Aktuell müssen die Projektplaner möglicherweise Daten aus 200 verschiedenen Programmen prüfen, um nur einen Bericht zu erstellen. 

Daher ist die Notwendigkeit einer soliden internen Planungs- und Risikoanalysestrategie deutlicher denn je. Wenn die Daten nicht stimmen, kann das Folgen für das Unternehmen haben, insbesondere in der wichtigen Ausschreibungsphase, in der es um wichtige neue Aufträge geht. 

Letztendlich reduziert Projektsteuerung das Projektrisiko und die Kosten und verbessert Ihre Projektplanung, damit Sie mehr Ausschreibungen gewinnen können - und Sie erhalten einzigartige Einblicke in Ihr Projekt. 

Identifizierung der besten Projektsteuerungstools

Projektsteuerungen helfen Ihnen, ein integrales Planungssystem für die Erfassung und Speicherung von Projektdaten zu erzielen, aber nur, wenn man sie aus dem richtigen Blickwinkel betrachtet.

Es gibt zwar viele Ansätze für das Thema Projektsteuerungen - einschließlich eines manuellen Ansatzes - aber im Hinblick auf Genauigkeit, Einblick und Standardisierung ist es am besten, spezielle Projektportfolio-Management-Tools wie Primavera zu verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Die Verwendung spezieller Tools wie Oracle Primavera hat viele Vorteile, u. a.:

• Funktionen - Spezielle Projektsteuerungs-Tools verfügen über die integrierten Funktionen, die für die Erstellung eines vollständigen Zeitplans erforderlich sind, z. B. Beziehungsmanagement, definierte Rollen, Baselines und die Möglichkeit, den Fortschritt des gesamten Projekts einzugeben und zu analysieren.
• Verlässlichkeit - Primavera gilt zwar oft als „schwerfällig“, aber es kann Ihnen helfen, ein integrales Planungssystem effizienter und mit weniger Fehlern aufzubauen als einige der leichteren, aber weniger spezialisierten Tools wie Microsoft Excel.
• Zusammenarbeit - Projektsteuerungstools ermöglichen es mehreren Planern, gleichzeitig an einem Projekt - oder an mehreren Projekten - beteiligt zu sein, was Zusammenarbeit und Produktivität steigert und zu optimalen Ergebnissen beiträgt.

Es gibt eine Reihe von speziellen Projektplanungstools, aber Oracle Primavera ist aufgrund seiner weitreichenden Funktionalität und seines umfassenden Designs, das die Projektsteuerungen von Anfang bis Ende abdeckt, nach wie vor eines der am häufigsten verwendeten Tools.

Die Sorge wächst, dass mit der immer größer werdenden verfügbaren Datenmenge jedes Projekt immer einzigartiger wird. Und genau das macht es praktisch unmöglich, ein integrales Planungssystem für die Erfassung und Speicherung von Projektdaten zu schaffen. Obwohl die Individualität jedes Projekts anerkannt werden muss, muss jedes Projekt nach denselben Standardprozessen verwaltet werden.

Ein integriertes Planungssystem bedeutet, dass Ihr Team über einen Prozess verfügt, der es ermöglicht, die Arbeit effektiv zu erledigen, so dass Sie die Freiheit haben, auch Ihre Arbeit zu erledigen. Es ist immer wieder zu beobachten, dass Leiter der Projektsteuerung in die Planung hineingezogen werden, weil ihre Teams nicht über die Ressourcen verfügen, die sie für eine unabhängige Arbeit benötigen. Als Leiter der Projektsteuerung ist das nicht mehr Ihre Aufgabe. Ihre Aufgabe ist es, zu delegieren, zu coachen, zu führen und Ihre Planer effizient zu verwalten.

Einen Schulungsanbieter finden

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass nicht alle Anbieter von Projektsteuerungsschulungen gleich sind. Tatsächlich kann die Art der Schulung je nach Anbieter, den Sie wählen, sehr unterschiedlich sein, es ist also gut, diese 7 Fragen zu stellen, wenn Sie den richtigen Schulungsanbieter für Projektsteuerungen auswählen möchten, um die besten Ergebnisse zu erzielen:

1. Wie viel kosten die Schulungen?
2. Wie kann ich sicher sein, dass mein Team eine hochwertige Schulung erhält?
3. Wie lange dauert die Schulung?
4. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Durchführung von Projektsteuerungsschulungen?
5. Wer sind Ihre Ausbilder?
6. Wo findet die Schulung statt?
7. Haben Sie Erfahrungsberichte von ehemaligen Teilnehmern?

Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, ist, dass sie sich für den erstbesten Anbieter entscheiden, weil es schwierig ist, einen Schulungsanbieter zu finden, der Erfahrung mit der Durchführung von Projektsteuerungs- oder Primavera-Schulungen hat. Leider kann dies manchmal dazu führen, dass ein Schulungsprogramm angeboten wird, das den Bedürfnissen des Teams nicht gerecht wird oder das für das Unternehmen nicht relevant ist. 

Planungsleiter sollten nicht überstürzt den erstbesten Kurs buchen, den sie finden. Stattdessen ist es besser, alle Ihre Optionen in Betracht zu ziehen, die sieben wesentlichen Fragen oben zu stellen, die Antworten zu analysieren und einen Schulungsanbieter auszuwählen, der Ihrem Planungsteam wirklich beim Wachsen helfen kann.

Einen Wettbewerbsvorteil erlangen

Heute binden kluge Planungschefs Projektsteuerung in ihre Projektmanagementstrategie ein und es ist ganz einfach zu erkennen, warum. Mit einer Kombination aus Softwareschulung, Prozessschulung und Unternehmensberatung zur Bewältigung von Veränderungen erhalten Projektplaner alles, was sie brauchen, um entweder ein Projekt - oder eine Auswahl von Projekten - in den Griff zu bekommen, um die Effektivität und die Erfolgsquote zu verbessern.  

Während die Einführung von Projektsteuerungen in ganz Europa nur langsam vorankommt, erkennen immer mehr lokale Organisationen die Notwendigkeit, ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen und ihre Projektteams zu befähigen, indem sie ihr Wissen und ihr Verständnis für ein durchgängiges Projektmanagement erweitern und die Bedeutung einer angemessenen Planung hervorheben. 

Um auf den immer stärker umkämpften Märkten einen Vorteil zu haben, sollten Planungsleiter mehr tun, um ihre Planer dabei zu unterstützen, ihre beste Arbeit zu leisten. Für viele wird das bedeuten, dass sie einen moderneren, effizienteren Ansatz für die Projektdurchführung wählen müssen. In der Vergangenheit haben Planungsleiter diese Komplexität durch die Einstellung externer Mitarbeiter umgangen. Es ist jedoch an der Zeit, Talente ins Haus zu holen und brillante Teams aufzubauen, die das Zeug dazu haben, Projekte exzellent und mit Zuversicht zu planen.

Sie wissen, dass Ihr Team Projekte besser planen kann. Geben Sie ihnen also, was sie dafür brauchen.

Oder hören Sie sich den Podcast hier unten über den Audio-Player an.