Wie Projektsteuerung Projektrisiken und -kosten reduziert und Ihre Projektplanung verbessert, damit Sie die Projekte von Morgen gewinnen

Wie Projektsteuerung Projektrisiken und -kosten reduziert und Ihre Projektplanung verbessert, damit Sie die Projekte von Morgen gewinnen

Nach einer aktuellen Umfrage, glauben 93% der Projektplaner, dass die Projektsteuerung wichtig ist. Warum?

Eigentlich ist es ganz einfach...

Projektsteuerung trägt dazu bei, das Projektrisiko zu verringern, die Kosten zu minimieren, Ihrem Team eine bessere Planung zu ermöglichen und hilft Ihnen letztlich auch die neuen Projekte von Morgen zu gewinnen.

Was heißt, dass Sie neue Verträge abschließen, die Ihrem Unternehmen zu weiterem Wachstum und Entwicklung verhelfen. 

Warum scheitern Projekte?

„Ein Projekt wird selten durch ein einzelnes Problem zum Entgleisen gebracht, es bedarf in der Regel einer Reihe von Fehlschlägen, um ein Projekt in Gefahr zu bringen“, sagt Daryl Walcroft von PwC.

Es scheint, dass Walcroft Recht hat.

Tatsächlich können sich einige der am häufigsten beobachteten kleineren Probleme zu einer viel größeren, schädlicheren Auswirkung auf ein Projekt summieren.

Dazu gehören:

• Schlechte Projektplanung
• Ungenaue Schätzungen
• Fehlende Projektverantwortung
• Unzureichendes Projektmanagement
• Mangelnde Projektübersicht
• Ungenaue Projektdefinition
• Schwache Kommunikation
• Keine Zusammenarbeit
• Langsame Entscheidungsfindung
• Unzureichende Identifizierung des potenziellen Risikos
• Unzureichende Strategien zur Risikobewältigung
• Versäumnisse, die zu Nacharbeit führen

Aber was ist nun die Schnittmenge, die alle diese Punkte gemeinsam haben?

Sie alle sind Bereiche die im Rahmen einer guten Projektsteuerung betrachtet und gemanaged werden!

Wenn die Planungsteams die Projektsteuerung vollständig übernehmen, unterstützt durch Projektsteuerungsschulungen, könnten viele dieser häufigen Probleme sehr wahrscheinlich vermieden werden.

Diese Einschätzung wird auch von Deloitte geteilt; dort schätzt man, dass etwa die Hälfte aller Projekte aufgrund schlechter Projektsteuerung scheitert. 

Durch die Implementierung von Projektsteuerung, können Projektplaner Risiken reduzieren und Geld sparen.

Wie Projektrisiken senken?

Projektsteuerung ermöglicht es Ihren Projektplanern, den Status des Projekts kontinuierlich auf potenzielle Risiken zu überwachen, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten.

„Kontinuierlich“ ist hierbei das Schlüsselwort.

Auch wenn die meisten Projektplanungsteams bereits über eine Risikomanagementstrategie verfügen, kann ein wirklich effektives Risikomanagement nur erreicht werden, wenn diese Strategie aktiv in die Projektplanungs- und Kontrollprozesse integriert wird.

Ein weiteres Problem bei den bestehenden Risikomanagementstrategien ist, dass sie zu stark auf die Erstellung von „S“-Kurven aus historischen und Leistungsdaten ausgerichtet sind.

Mit Einführung einer allumfassenden Projektsteuerung können Teams aufhören, zurück zu blicken, und beginnen, nach vorne zu schauen, um Hindernisse mit größerer Genauigkeit vorherzusagen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um Stolpersteine zu vermeiden. 

Wenn Sie über die Einführung eines Projektplanungsprogramms wie Primavera nachdenken, sind die Funktionen für die Software-Risikoanalyse direkt in das Tool integriert, so dass Sie den gesamten Lebenszyklus der Risikoanalyse unter Berücksichtigung der Kostenplanung, der Kosten und anderer gängiger Projektrisiken durchführen können.

Dies kann Ihr Team in die Lage versetzen, sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken in neue Chancen zu verwandeln.

Projektsteuerung wird häufig im Zusammenhang mit der Reduzierung prozessbedingter Projektrisiken gesehen.

Was viele Leiter der Projektsteuerung jedoch nicht wissen, ist, dass Projektsteuerung auch dazu beitragen kann, das mitarbeiterbezogene Projektrisiko zu verringern.

Projektsteuerung stellt sicher, dass jedes einzelne Mitglied Ihres Teams auf die gleiche Art und Weise und nach einer Reihe von standardisierten Prozessen arbeitet, wodurch das Risiko menschlicher Fehler, die verheerende Folgen haben könnten, minimiert wird. 

Wie Projektkosten minimieren?

Risikomanagement und Kostenmanagement sind sehr eng miteinander verknüpft.

Wenn ein Projekt das Budget überschreitet, liegt das in der Regel entweder an unerwarteten Fallstricken oder an einer ineffektiven Kostenplanung zu Beginn des Prozesses.

Leider gehören Kalkulationsfehler zu den häufigsten Problemen bei der Projektabwicklung. Untersuchungen zeigen, dass in der Baubranche zwischen 10 und 15% der Projekte das Budget überschreiten. 

Durch den Zugriff auf mehr Daten (und genauere Echtzeitdaten), eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, eine bessere Zeitplanung und ein effektiveres Risikomanagement - alles Dinge, die durch Projektsteuerung erreicht werden können - ist es für Projektteams möglich, Geld zu sparen, selbst wenn man die mit der Einführung von Projektsteuerungen verbundenen Einführungskosten berücksichtigt.

Es wird angenommen, dass Unternehmen bei Investitionsausgaben durch den Einsatz von Projektsteuerung im Durchschnitt zwischen 5 und 10% einsparen können. 

In einer Fallstudie von Oracle - dem Entwickler von Primavera - wurde außerdem festgestellt, dass ein Unternehmen die Projektaufwendungen erfolgreich minimiert hat, indem es die Projektverwaltungsdauer um 50% durch den Einsatz von Primavera reduzierte, was dabei half, einfacher zu planen und zu verwalten. 

Wie Projektsteuerungen den Erfolg fördern

Projektsteuerungen können - wenn sie richtig eingesetzt werden - viele der schwer zu erreichenden Ziele erreichen, die Sie in Ihrem Team anstreben, wie z. B.:

• Sicherstellen, dass alle Beteiligten genau dieselben Datenquellen betrachten
• Erleichterung von proaktiven statt reaktiven Entscheidungsfindungen in Projekten
• Zuverlässige Vorhersage von Ergebnissen anhand von Echtzeitdaten statt historischer Daten
• Erkennen von Problemen - und Ergreifen von Maßnahmen - bevor diese Probleme entstehen
• Schnellere Entscheidungsfindung, um zeitkritische Chancen zu nutzen 
• Sicherstellung der Verantwortlichkeit im gesamten Team für erfolgreiche Projektergebnisse

Leider wird geschätzt, dass trotz der vielen Vorteile von Projektsteuerungen in einigen Branchen, wie z. B. im Bauwesen, die Mehrheit diese Arbeitsweise noch nicht eingeführt hat.

Projektsteuerungen sind der Schlüssel zu erfolgreichen Ergebnissen. Jetzt ist es Zeit für Veränderung.